Разнесение выписок — это перенос операций из банковской выписки в учёт: в книгу доходов и расходов, в регистры, в отчётность. Мы сверяем каждую операцию с документами, находим причину расхождений и показываем вам результат до сдачи отчётности. Работаем с ООО и ИП, у которых один или несколько счетов в разных банках.
Когда нужна услуга
Выписки копятся, а учёт отстаёт. Типичная картина: операции в банке есть, а в учёте их нет или они попали туда с другими суммами. Тогда остаток по счёту в учёте не совпадает с банковской выпиской, и любая отчётность строится на неточных данных.
Услуга нужна, если вы совмещаете несколько счетов и не успеваете их обрабатывать. Если платежи идут через эквайринг, переводы по картам, снятие наличных на хозяйственные нужды — часть операций легко пропустить.
Отдельный случай — восстановление учёта за прошлые периоды. Когда бухгалтер менялся или учёт вёлся нерегулярно, разнести выписки приходится заново, а расхождения искать по каждому месяцу.
Есть и внешняя причина спешить. Банк обязан выдать налоговому органу справки о наличии счетов и об остатках, выписки по операциям на счетах в электронной форме в течение трёх дней, если иной срок не установлен (ст. 86 НК РФ). То есть данные о ваших операциях у налоговой появляются быстро, и расхождения между выпиской и учётом становятся видны при проверке.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Получаем выписки и первичные документы. Берём выписку по каждому счёту за нужный период, а также договоры, счета, акты, накладные, кассовые документы, авансовые отчёты. Без документов операция остаётся загадкой, поэтому сверяем не «на глаз», а построчно.
Шаг 2. Сверяем операции с учётом. Каждое поступление и списание сопоставляем с записью в учёте и с документом. Смотрим дату, сумму, контрагента и назначение платежа. Отмечаем три типа расхождений: операция есть в банке, но нет в учёте; есть в учёте, но нет в банке; сумма или дата не совпадает.
Шаг 3. Находим причину расхождений. Причины бывают разные: платёж разнесли дважды, перепутали контрагента, не учли комиссию банка, не провели возврат покупателю, потеряли документ по снятию наличных. Комиссия за ведение счёта и за выдачу выписок — это тоже операции, которые нужно отражать: плата за открытие и ведение счетов и за предоставление выписок относится к доходам банка (ст. 290 НК РФ), а для вас это расход с подтверждающим документом.
Шаг 4. Готовим корректировки. По каждой найденной ошибке описываем, что исправить: провести операцию, сторнировать лишнюю запись, уточнить сумму, запросить у контрагента недостающий документ. Вы видите список правок с суммами и пояснениями, а не просто новую цифру остатка.
Шаг 5. Согласуем с вами. Отправляем перечень расхождений и предложенные правки. Спорные операции разбираем отдельно: бывает, что платёж прошёл за другую компанию или это личный перевод владельца. Решение принимаете вы, мы фиксируем его в учёте.
Шаг 6. Закрываем период. После согласования вносим правки, сверяем итоговый остаток по учёту с остатком по выписке и отдаём вам результат сверки. Дальше период закрыт, и отчётность считается по проверенным данным.
Что нужно от вас
Доступ к выпискам по всем счетам за нужный период — из клиент-банка или в виде файлов. Если счетов несколько, нужны все: пропущенный счёт даёт расхождение, которое потом ищется дольше.
Первичные документы по операциям: договоры, счета и акты, накладные, кассовые документы, авансовые отчёты, документы по эквайрингу. Если чего-то нет, скажите сразу — мы включим это в список запросов.
Данные о том, что происходило с бизнесом в этом периоде: смена банка, возвраты, займы, переводы между своими счетами, операции по личным картам. Такие события объясняют половину «непонятных» платежей.
Контакт человека, который принимает решения по спорным операциям. Один вопрос по платежу не должен останавливать всю сверку.
Чем рискует бизнес без этого
Неверные суммы в отчётности. Если операция не разнесена, доход или расход занижен. Отчётность, построенная на неполной выписке, расходится с данными банка, а эти данные налоговая может получить по запросу в короткий срок (ст. 86 НК РФ).
Ошибки в налогах. Пропущенное поступление — это заниженная база. Пропущенный расход — переплата. И то и другое выясняется позже, когда исправлять неудобно и дорого.
Потеря подтверждающих документов. Через год найти акт по операции сложнее, чем сейчас. Без документа расход нечем подтвердить.
Проблемы с банком. Банк обязан выдавать справки и выписки по запросу налогового органа, в том числе об остатках и о наличии расчётных документов в картотеке (ст. 86 НК РФ). За непредставление таких сведений банк отвечает по ст. 135.1 НК РФ — значит, обмен данными между банком и налоговой работает, и «тихих» операций не бывает.
Слепые зоны в управлении. Вы не видите реальный остаток и реальные расходы. Решения о ценах, закупках и выплатах принимаются по цифрам, которых нет.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Сколько счетов можно отдать на разнесение?
Любое количество. Чем больше счетов и банков, тем больше операций нужно сверить между собой, включая переводы между своими счетами.
Что делать, если часть документов потеряна?
Скажите об этом до начала работы. Мы включим такие операции в отдельный список, чтобы вы запросили документы у контрагента или банка.
Вы исправляете ошибки прошлых периодов?
Да, если речь о восстановлении учёта. Сначала показываем перечень расхождений и правок, затем вносим их после вашего согласования.
Нужен ли доступ к клиент-банку?
Не обязательно. Достаточно выписок в файлах за нужный период. Если удобнее работать через доступ, это обсуждается отдельно.