Если часть договоров, актов или счетов потерялась, комплект можно восстановить. Мы сверяем документы с данными учёта, находим недостающие и показываем, откуда взялось расхождение. Работаем с ООО и ИП.
Когда нужна услуга по поиску недостающих документов
Повод обратиться появляется в нескольких типичных ситуациях.
- Вы сменили бухгалтера или перешли на другое обслуживание, а дела передали не полностью. Часть папок с договорами и первичными документами не дошла.
- Перед сдачей годовой отчётности выясняется, что по некоторым контрагентам есть оплаты, но нет документов, которые эти оплаты подтверждают.
- Контрагент прислал акт или счёт, а у вас его нет: письмо потерялось, документ остался в старой почте, бухгалтер ушёл и забрал доступы.
- Из налогового органа пришло требование о представлении документов, и вы не уверены, что комплект полный.
- Вы готовитесь к сверке с контрагентом или к спору с ним и хотите понимать, какие документы есть на руках, а каких нет.
- Договор подписан, работа выполнена, но экземпляр с подписью второй стороны так и не вернулся.
Во всех этих случаях задача одна: понять, чего не хватает, и восстановить комплект до того, как документы потребуют извне.
Что считается закрывающими документами
Закрывающие документы подтверждают, что обязательство по договору исполнено. Обычно в комплект по одной сделке входят:
- сам договор со всеми дополнениями и согласованиями;
- счёт на оплату;
- акт выполненных работ или оказанных услуг либо документ о передаче товара;
- платёжные документы, подтверждающие оплату;
- переписка, в которой стороны согласовали объём, сроки и стоимость.
Отдельно проверяем договоры гражданско-правового характера с индивидуальными предпринимателями, которые не состоят у вас в штате. Расходы по таким договорам относятся к прочим расходам (ст. 264 НК РФ), но только при наличии самого договора и документов об исполнении. Если договор есть, а акта нет, расход подтвердить нечем.
Как мы ищем недостающие документы: пошагово
Шаг 1. Собираем то, что есть. Вы передаёте папки, доступы к бухгалтерской программе и к почте, если переписка велась с рабочего адреса. Мы составляем перечень документов по каждому контрагенту и каждой сделке.
Шаг 2. Сверяем с учётом. Смотрим, какие операции отражены в учёте, и сопоставляем их с фактически имеющимися документами. Проверяем поступления и списания по расчётному счёту, расчёты с контрагентами, суммы и даты. Расхождение видно там, где операция в учёте есть, а документа под неё нет, или наоборот.
Шаг 3. Находим причину расхождения. Причины обычно простые: документ не запросили у контрагента, он не пришёл по почте, остался у прежнего бухгалтера, контрагент не выставил его вовсе, оплата прошла по одному договору, а закрывающий документ относится к другому. Мы фиксируем причину по каждой позиции, а не просто выдаём список пропусков.
Шаг 4. Согласуем с вами план. Показываем перечень недостающего и предлагаем по каждому пункту один из вариантов: запросить документ у контрагента, восстановить из переписки и копий, оформить заново или отразить операцию иначе. Решение принимаете вы, мы готовим запросы и следим за ответами.
Шаг 5. Собираем итоговый комплект. Когда документы пришли, проверяем, что они относятся к нужной сделке, подписаны и содержат все обязательные реквизиты. Формируем папки по контрагентам и по периодам, чтобы нужный документ находился за минуту, а не за день.
Что нужно от вас
- Доступ к бухгалтерской программе или выгрузка базы за проверяемый период.
- Договоры и первичные документы в том виде, в каком они у вас есть, включая черновики и копии.
- Список контрагентов, по которым есть сомнения.
- Контакт человека, который отвечает за переписку с контрагентами и может подтвердить договорённости.
- Доверенность, если запросы от вашего имени будет отправлять представитель.
Если чего-то из этого нет, скажите сразу. Мы определим, можно ли восстановить картину по банковским выпискам и переписке, или без документа обойдётся не получится.
Чем рискует бизнес без полного комплекта
Расходы нечем подтвердить. Налоговый орган при проверке смотрит на документы, а не на факт оплаты. Если договор или акт отсутствует, расход могут исключить из расчёта, и налог придётся доплатить.
Требование о представлении документов застаёт врасплох. При налоговой проверке документы истребуют у вас, и на сборы остаётся мало времени. Если вы объективно не успеваете, закон даёт выход: в течение дня, следующего за днём получения требования, вы письменно уведомляете налоговый орган о невозможности представления в срок, указываете причины и реальные сроки, в которые документы сможете передать (ст. 93 НК РФ). Но это уведомление работает только тогда, когда вы точно знаете, чего именно у вас нет.
Долг не получается списать. Безнадёжным долг признаётся, в частности, когда невозможность взыскания подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства — например, если не удалось установить место нахождения должника или у него нет имущества, на которое можно обратить взыскание (ст. 266 НК РФ). Без договора, накладной и акта сверки подтвердить размер долга не получится, даже если пристав закрыл производство.
Спор с контрагентом остаётся без доказательств. В переговорах о недопоставке или неоплате выигрывает тот, у кого есть подписанный договор и документы об исполнении.
Учёт расходится с реальностью. Отчётность, собранная по неполным данным, показывает неверную картину. Решения о ценах, закупках и кредитах принимаются на её основе.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Можно ли восстановить договор, если второй экземпляр не вернулся?
Да. Запрашиваем у контрагента подписанный экземпляр или копию, а также подтверждение, что сделка исполнялась. Если контрагент не отвечает, опираемся на переписку, счета и платежи.
Что делать, если контрагент уже закрылся?
Собираем всё, что подтверждает сделку: платёжные документы, переписку, документы о передаче товара или результате работ. Этого может хватить, чтобы подтвердить расход, но оценивать нужно каждый случай отдельно.
Сколько времени занимает сверка?
Зависит от числа контрагентов и объёма операций. Точный срок называем после того, как увидим базу и папки с документами.
Вы работаете с ИП на упрощённой системе?
Да, работаем и с ООО, и с ИП. Для ИП комплект документов важен не меньше: он подтверждает доходы и расходы и нужен при спорах с контрагентами.