ЭДО — это обмен документами с контрагентами, банками и госорганами в электронном виде с юридической силой бумаги. Мы подключаем вас к ЭДО, настраиваем обмен и подписание, а затем сверяем электронные документы с вашим учётом. Работаем с ООО и ИП, в том числе если часть контрагентов уже в ЭДО, а часть присылает бумагу или сканы.
Когда нужна услуга
Вам стоит обратиться, если вы только регистрируетесь или сменили банк и хотите сразу отправлять документы в электронном виде. Подключение нужно и тогда, когда контрагент просит перейти на ЭДО, а у вас нет технической возможности подписывать документы.
Отдельный случай — документы уже приходят, но с ними что-то не так. Например, акт или счёт-фактура не подписываются, подпись не проходит проверку, контрагент не видит ваши отправления. Бывает и так, что в учёте суммы или даты не совпадают с тем, что вы подписали в ЭДО.
Услуга нужна и при смене ответственного сотрудника. Доступы, сертификаты и доверенности остаются на прежнего работника, и новые документы подписывать некому.
Что мы делаем пошагово
Сначала разбираемся в вашей ситуации. Спрашиваем, с кем вы обмениваетесь документами, какие виды документов подписываете, кто со стороны контрагентов работает в ЭДО. Смотрим, есть ли у вас действующие сертификаты и доверенности, кто имеет право подписи.
Дальше сверяем с учётом и документами. Сравниваем то, что вы подписали в ЭДО, с тем, что отражено в бухгалтерии: контрагенты, даты, суммы, назначение документов. Проверяем, все ли отправленные документы дошли и все ли входящие приняты в учёт.
Если находим расхождения, ищем причину. Чаще всего дело в неверных реквизитах контрагента, в другом идентификаторе участника ЭДО, в отсутствии доверенности у подписанта или в том, что документ подписан не тем сертификатом. Причина может быть и в том, что документ отправлен, но не принят на стороне получателя.
Затем согласуем с вами план. Вы видите, что именно мы предлагаем исправить: настройки, доступы, доверенности, повторную отправку документов, корректировочные документы. Мы не меняем ничего в вашем учёте без вашего решения.
После согласования выполняем работы: подключаем, настраиваем, оформляем доступы, помогаем с подписанием и приёмкой документов. В конце показываем, как проверить результат самостоятельно.
Как выглядит обмен и подписание после подключения
Вы формируете документ в своей учётной системе или в интерфейсе оператора ЭДО, подписываете его электронной подписью и отправляете контрагенту. Контрагент получает документ, проверяет и подписывает со своей стороны. Подписанный обеими сторонами документ хранится в электронном виде.
Входящие документы вы получаете в свой ящик ЭДО, проверяете и принимаете к учёту. Если документ нужно исправить, вы отправляете отказ или корректировку — в зависимости от того, что требует контрагент.
Для подписания от имени компании нужна электронная подпись сотрудника и документ, подтверждающий его полномочия. Если подписывает не руководитель, полномочия оформляются доверенностью. Мы проверяем, что подпись действует и что полномочия подписанта подтверждены.
Что нужно от вас
Подготовьте учредительные документы и реквизиты компании или ИП. Нужны данные руководителя и сотрудников, которые будут подписывать документы, а также перечень контрагентов, с которыми вы обмениваетесь.
Понадобится доступ к вашей учётной системе или к бухгалтерской базе, чтобы мы могли сверить документы с учётом. Если доступ дать нельзя, подготовьте выгрузки и списки документов.
Сообщите, какие виды документов вы планируете подписывать и есть ли у контрагентов свой ЭДО. Если кто-то из них работает через другого оператора, скажите об этом — обмен между разными операторами настраивается отдельно.
Чем рискует бизнес без этого
Без ЭДО документы идут по почте или в сканах, и сроки срываются. Скан не заменяет подписанный документ: если контрагент оспорит поставку или оплату, подтверждать придётся бумагой.
Если ЭДО подключён, но настроен неправильно, документы не доходят или подписываются не тем лицом. Тогда расходы и вычеты могут не подтвердиться при проверке, а контрагент вправе считать, что документ не получен.
Отдельный риск — доступы уволенных сотрудников. Пока сертификат и доверенность не отозваны, документы от имени компании может подписать человек, который уже не работает. Проверять и закрывать такие доступы нужно сразу после кадровых изменений.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Можно ли подключить ЭДО, если часть контрагентов работает с бумагой?
Да. Вы можете обмениваться электронно с теми, кто готов, а с остальными — по бумаге. Мы настроим обмен так, чтобы вы видели, с кем документооборот идёт в электронном виде.
Что делать, если контрагент не видит отправленный документ?
Проверяем идентификатор получателя и статус отправки. Чаще всего причина в неверных реквизитах или в том, что документ не принят на стороне контрагента.
Нужна ли новая подпись, если сменился директор?
Да, подписывать документы должен человек с действующими полномочиями. Мы помогаем оформить подпись и доверенности на нового руководителя или сотрудников.
Вы работаете с нашей бухгалтерской программой?
Мы подключаем ЭДО и сверяем документы с учётом в вашей системе. Если интеграция с программой не настроена, обмен можно вести через интерфейс оператора.