Функция главного бухгалтера — это когда учёт, отчётность и контроль за документами ведёт внешний бухгалтер, а не сотрудник в штате. Вы получаете готовые цифры, подписанную отчётность и понятный ответ, откуда взялась каждая сумма. Решения по бизнесу остаются за вами.
Когда нужна функция главного бухгалтера
Первый случай — бухгалтер ушёл, а разбираться в его файлах некому. Декларации сданы, но сходятся ли они с первичкой и с банком, вы не знаете. Пока не проведена сверка, любую цифру в отчётности приходится принимать на веру.
Второй случай — учёт ведёт один человек, и его некому проверить. Ошибки в проводках, пропущенные счета-фактуры, неверно определённый момент налоговой базы накапливаются месяцами. Заметны они становятся, когда приходит требование из налоговой.
Третий случай — бизнес вырос. Появились сотрудники, несколько договоров с разными условиями оплаты, экспорт или длительный цикл производства. Здесь уже нужен не просто ввод данных, а человек, который отвечает за учётную политику и следит за сроками.
Отдельная ситуация — длительный производственный цикл. Если вы изготовитель и получаете аванс, при определении налоговой базы по ст. 167 НК РФ вместе с декларацией в налоговые органы представляется контракт с покупателем (копия, заверенная подписью руководителя и главного бухгалтера) и документ, подтверждающий длительность цикла. Такой документ выдаёт федеральный орган исполнительной власти в сфере промышленного и оборонно-промышленного комплекса, он должен содержать наименование товаров (работ, услуг), срок изготовления и наименование организации-изготовителя. Собрать этот пакет и не пропустить срок — задача главного бухгалтера.
Как проходит работа: шаг за шагом
Шаг 1. Сверяем учёт с документами. Мы берём вашу учётную базу, банковские выписки, договоры, акты, счета-фактуры, кассовые документы и данные по зарплате. Сверяем остатки на счетах, суммы доходов и расходов, расчёты с контрагентами и с бюджетом. Отдельно проверяем, что каждая операция подтверждена документом, а не только записью в программе.
Шаг 2. Находим причину расхождений. Расхождение — это не приговор, а вопрос: почему цифры не совпали. Мы прослеживаем цепочку от первичного документа до проводки и до строки в отчётности. Причины обычно конкретные: операция проведена дважды, документ получен позже и попал в другой период, оплата закрыта не тем счётом, аванс не зачтён, выплата сотруднику начислена одной суммой, а выплачена другой. По каждой находке вы получаете описание: что не так, из-за чего и что нужно исправить.
Шаг 3. Согласуем с вами. Мы не правим учёт молча. Сначала показываем список расхождений и предлагаем варианты: исправить в текущем периоде, подать уточнённую отчётность или изменить порядок учёта на будущее. Вы решаете, что делаем, и только после этого мы вносим изменения. Так у вас остаётся контроль, а у нас — понятная граница ответственности.
Шаг 4. Ведём учёт дальше. После сверки функция главного бухгалтера переходит в рабочий режим: приём первички, проводки, расчёт налогов и взносов, подготовка и сдача отчётности, расчёт зарплаты и выплат. Мы следим за сроками и заранее говорим, каких документов не хватает.
Шаг 5. Отвечаем на требования и проверяем документы. Если приходит требование из налоговой, мы разбираем, что именно запрашивают, собираем ответ и пояснения. Отдельно проверяем расчёты с персоналом: например, по ст. 217 НК РФ компенсация главному бухгалтеру при увольнении не облагается НДФЛ только в части, не превышающей трёхкратный размер среднего месячного заработка, — всё, что выше, облагается. Такие вещи дешевле посчитать заранее, чем исправлять после.
Что нужно от вас
Доступ к учётной программе и банку — в режиме просмотра и ввода. Без этого сверка превращается в пересылку файлов и затягивается.
Первичные документы: договоры, акты, счета-фактуры, накладные, кассовые документы, авансовые отчёты. Если часть документов у прежнего бухгалтера или в бумажном виде — передайте то, что есть, остальное восстановим по банку и контрагентам.
Сведения по сотрудникам: приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, больничные, заявления на вычеты и выплаты.
Информация о ваших планах: ожидаемые крупные сделки, смена режима налогообложения, новые направления. Чем раньше вы о них скажете, тем меньше придётся переделывать.
Одно контактное лицо с вашей стороны, кто подтверждает решения и подписывает документы. Обычно это руководитель.
Чем рискует бизнес без функции главного бухгалтера
Учёт без ответственного за него человека рассыпается постепенно. Сначала пропадает один документ, потом другой, потом выясняется, что часть расходов не подтверждена. Восстанавливать это приходится задним числом, когда период уже закрыт.
Второй риск — ошибки в налоговой базе. Неверно определённый момент определения налоговой базы, незачтённый аванс, задвоенная операция — всё это ведёт к неверным суммам в декларации и к вопросам при сверке расчётов с бюджетом.
Третий риск — потеря документов. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Если документов нет, подтвердить расходы нечем.
Четвёртый риск — сделки с зависимыми лицами. Если бухгалтерию вы передаёте компании, связанной с вами, условия такой сделки должны быть сопоставимы с условиями аналогичных сделок с независимыми лицами: ведение бухгалтерского учёта прямо названо среди услуг, которые сравниваются по ст. 105.5 НК РФ. Формально оформленный, но необоснованный по цене договор — лишний повод для вопросов.
Пятый риск — вы не видите своих цифр. Без главного бухгалтера никто не сводит данные в одну картину, и решения принимаются по остатку на счёте, а не по реальному финансовому результату.
Сколько стоит
от 7 000 ₽ в месяц. Цена зависит от числа операций и документов. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Нужен ли штатный бухгалтер, если функцию ведёт внешний?
Нет, при небольшом объёме операций достаточно внешнего бухгалтера. Он ведёт учёт, сдаёт отчётность и отвечает за расчёты с бюджетом, а вы не платите за рабочее место и не зависят от отпуска или больничного одного сотрудника.
Кто подписывает отчётность?
Отчётность подписывает руководитель. Мы готовим её, проверяем и передаём вам с пояснениями по каждой сумме, чтобы подпись была осознанной.
Что будет, если в учёте уже есть ошибки?
Мы их найдём на сверке, покажем причину и предложим варианты исправления. Решение об уточнённой отчётности или исправлении в текущем периоде принимаете вы.
Работаете ли вы с ИП на упрощёнке?
Да, функция главного бухгалтера ведётся и для ИП. Состав работы зависит от режима налогообложения и от того, есть ли у вас сотрудники.