Бухгалтерский учёт по госконтрактам и 275-ФЗ — это отдельный контур работы: расходы и доходы по каждому контракту нужно собирать так, чтобы их можно было показать заказчику и проверяющим. Мы ведём такой учёт, сверяем его с первичными документами и объясняем вам результат простым языком. Работаем с ООО и ИП.
Когда нужна услуга
Обратиться стоит в нескольких ситуациях.
- Вы получили первый госконтракт и не понимаете, как отразить его в учёте отдельно от обычной деятельности.
- Учёт ведёт один бухгалтер или вы сами, и на сверку документов по контрактам не хватает времени.
- Заказчик или проверяющие запросили документы, а собрать их по одному контракту не получается.
- В учёте есть расхождения: по данным программы одна сумма, по актам и платёжкам — другая.
- Вы меняете бухгалтера и нужно принять дела в понятном состоянии.
- Вы готовитесь к проверке и хотите заранее увидеть слабые места в документах.
Если ни один пункт не про вас, услуга, скорее всего, не нужна.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Сверяем учёт с документами
Начинаем с инвентаризации: берём контракты, сметы, акты, счета-фактуры, платёжные документы и банковские выписки. Сверяем каждую операцию по контракту с тем, что записано в бухгалтерской программе. Отдельно смотрим, как расходы разделены между контрактами и обычной деятельностью. По итогу составляем перечень расхождений — построчно, с указанием документа и суммы.
Шаг 2. Находим причину расхождений
Расхождение само по себе ничего не говорит. Нужно понять, откуда оно взялось: операция не проведена, проведена дважды, отнесена не на тот контракт, документ получен позже и попал в другой период, сумма в акте не совпадает с суммой в счёте. Мы прослеживаем каждую позицию до первичного документа и фиксируем причину. Это важно: если просто поправить цифру в программе, ошибка вернётся в следующем периоде.
Шаг 3. Согласуем с вами
Результат сверки показываем вам до того, как что-то менять в учёте. Объясняем, что нашли, чем это грозит и какие есть варианты исправления. Вы решаете, какой вариант подходит: исправить текущим периодом, подать уточнённые данные или оставить как есть с письменным пояснением. Без вашего согласия мы ничего не правим.
Шаг 4. Приводим учёт в порядок
После согласования вносим исправления, восстанавливаем недостающие регистры, формируем отчётность по контрактам. Готовим пояснения и расшифровки, которые можно показать заказчику или проверяющим. Отдельно проверяем сроки: годовую бухгалтерскую отчётность нужно сдать в налоговую не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ст. 23 НК РФ). Состав и порядок ведения учёта определяет Федеральный закон от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ.
Шаг 5. Ведём учёт дальше
Если нужно, остаёмся на постоянном ведении: проводим документы по контрактам, следим за раздельным отражением операций, сверяем расчёты с заказчиками и поставщиками, готовим отчётность к сроку.
Что нужно от клиента
Чем полнее комплект, тем быстрее идёт работа. Подготовьте:
- действующие контракты со всеми приложениями, сметами и протоколами;
- акты выполненных работ, универсальные передаточные документы, счета-фактуры;
- банковские выписки по всем счетам за проверяемый период;
- договоры с поставщиками и подрядчиками, привлечёнными по контрактам;
- авансовые отчёты и документы по командировкам, если расходы шли через подотчёт;
- учётную политику и приказы, которые влияют на порядок учёта;
- доступ к бухгалтерской программе или выгрузку базы.
Если часть документов утеряна, скажите об этом сразу. Восстановление — отдельная работа, и её лучше планировать заранее, а не в последнюю неделю перед сдачей.
Чем рискует бизнес без этого
Первый риск — деньги. Если расходы по контракту учтены неотделимо от остальных, подтвердить их при расчётах с заказчиком сложно. Спорные суммы зависают, оплата задерживается, а восстановление документов занимает недели.
Второй риск — претензии. Расхождения между учётом и первичкой видны при первой же сверке. Дальше — запросы документов, пояснения, исправления задним числом. Каждый такой эпизод отнимает время у вас и у людей, которые ведут контракт.
Третий риск — сроки отчётности. Годовая бухгалтерская отчётность сдаётся в налоговую не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ст. 23 НК РФ). Если учёт запущен, к этому сроку его приходится приводить в порядок в спешке, и ошибки почти неизбежны.
Четвёртый риск — потеря управляемости. Когда нет раздельного учёта по контрактам, вы не видите, какой контракт приносит прибыль, а какой убыток. Решения принимаются наугад.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Мы ИП, у нас один госконтракт. Нужен ли отдельный учёт?
Да, если по контракту нужно подтверждать расходы и разделять их с остальной деятельностью. Объём работы при одном контракте меньше, но принцип тот же: документы должны сходиться с учётом.
Что будет, если в учёте найдутся ошибки?
Мы покажем их вам до исправления и предложим варианты. Решение принимаете вы: исправить, подать уточнённые данные или оставить с пояснением.
Сколько времени занимает сверка?
Зависит от числа контрактов и состояния документов. Точный срок называем после того, как увидим комплект.
Вы работаете с нашей бухгалтерской программой?
Да, работаем с выгрузкой базы или доступом к программе. Если удобнее передать документы в другом виде, обсудим формат заранее.