Бухгалтерский учёт интернет-магазина отличается от обычной торговли тем, что деньги приходят не одной суммой, а через эквайринг, платёжные сервисы и курьерские службы. Каждый такой поток нужно сверить с заказами и с банком, иначе выручка в учёте не совпадёт с тем, что видит налоговая. Мы ведём такой учёт для ООО и ИП: собираем данные по продажам, эквайрингу и расчётному счёту, находим расхождения и показываем вам причину.
Когда нужна услуга
Вы запустили продажи на маркетплейсе или в собственном интернет-магазине и принимаете оплату картами. Деньги приходят от банка-эквайера за вычетом комиссии, а часть заказов оплачена через платёжные сервисы или наличными при получении. Свести это в одну картину без отдельного учёта сложно.
Вы работаете на ОСНО или на упрощённой системе и обязаны подтверждать доходы документами. Банк передаёт в налоговый орган сведения об открытии и закрытии счёта, о договоре на обслуживание по системе «клиент — банк», о документах, которые вы предоставляете при открытии счёта, и о бенефициарных владельцах (ст. 86 НК РФ). Эти данные сверяются с вашей отчётностью.
У вас есть пункт выдачи или шоурум. Тогда нужно понять, считается ли помещение магазином или павильоном и что считать площадью торгового зала — от этого зависит применение патента (ст. 346.43 НК РФ).
Вы продаёте услуги или цифровые товары покупателям за рубежом. Место реализации определяется по покупателю: по его месту жительства, по банку, где открыт счёт для оплаты, по сетевому адресу или по коду телефонного номера (ст. 148 НК РФ). Ошибка здесь означает неверный расчёт налога.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Собираем данные. Берём выгрузку заказов из магазина или маркетплейса, реестр операций по эквайрингу от банка, выписку по расчётному счёту и кассовые документы. Смотрим, за какие периоды есть данные, а где их не хватает.
Шаг 2. Сверяем суммы. Сопоставляем каждый платёж с заказом: сумма заказа, сумма к зачислению, удержанная комиссия эквайера, возвраты. Отдельно проверяем оплаты при получении и переводы через платёжные сервисы.
Шаг 3. Находим причину расхождений. Расхождение — это не всегда ошибка. Причины бывают разные: комиссия банка не отражена в доходах, возврат покупателю проведён позже, заказ оплачен в одном месяце, а отгружен в другом, часть выручки прошла мимо расчётного счёта. Мы показываем конкретную операцию и объясняем, что с ней не так.
Шаг 4. Согласуем с вами. Присылаем список расхождений и предлагаем, как их закрыть: какие документы запросить у банка или у службы доставки, какие операции отразить заново, что исправить в учёте. Без вашего решения ничего не меняем.
Шаг 5. Ведём учёт и отчётность. Отражаем продажи, комиссии, возвраты и поступления, формируем отчётность и следим за сроками. По запросу готовим пояснения к цифрам, которые видит налоговая.
Что нужно от вас
Доступ к личному кабинету интернет-магазина или выгрузка заказов за нужный период. Договор с банком-эквайером и реестры операций, которые банк формирует для вас. Выписка по расчётному счёту и доступ к системе «клиент — банк» либо выгрузка из неё.
Договоры с платёжными сервисами, маркетплейсами и курьерскими службами, акты и отчёты от них. Кассовые документы, если принимаете наличные. Сведения о вашей системе налогообложения и о том, есть ли у вас торговые помещения.
Если чего-то не хватает, мы скажем, что именно запросить и у кого. Часть документов можно восстановить: реестры эквайера и выписки банк хранит и выдаёт по запросу.
Чем рискует бизнес без этого
Выручка в учёте расходится с данными банка. Налоговый орган видит поступления по счёту и сравнивает их с отчётностью. Если суммы не сходятся, приходит требование дать пояснения, а дальше — проверка.
Комиссия эквайера и возвраты не отражены. Тогда доход завышен, налог посчитан с суммы, которую вы не получили. Либо наоборот: возврат проведён дважды, и данные расходятся с реестром банка.
Часть сведений о вас открыта. По ст. 102 НК РФ к налоговой тайне не относятся сведения о суммах доходов и расходов по данным бухгалтерской отчётности за год, предшествующий году размещения в интернете, и о суммах единого налогового платежа, перечисленных организацией. Эти цифры могут увидеть контрагенты и банки.
Неверно определён режим налогообложения. Если помещение подпадает под определение магазина или павильона по ст. 346.43 НК РФ, применение патента может оказаться неправомерным, и налог придётся пересчитать.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
У меня ИП на упрощённой системе, продажи идут только через эквайринг. Нужен ли отдельный учёт?
Да, потому что в банк приходит сумма за вычетом комиссии, а доходом считается вся выручка от покупателя. Нужно отражать и полную сумму продажи, и удержанную комиссию.
Маркетплейс сам считает налоги. Зачем мне бухгалтер?
Маркетплейс формирует отчёты о продажах и удержаниях, но не ведёт ваш учёт. Их нужно сверить с вашими данными и отразить в отчётности, иначе суммы разойдутся.
Что будет, если выручка в отчётности меньше, чем поступления на счёт?
Налоговый орган запросит пояснения. Если расхождение не объяснено документами, возможны доначисления и штраф.
Вы работаете с магазинами, которые уже ведут учёт в другой программе?
Да. Мы сверяем то, что уже есть в учёте, с документами и показываем расхождения. Переходить на другую программу не обязательно.