Кадровое восстановление и аудит кадров — это проверка кадровых документов и их сверка с расчётами и отчётностью. Если документы утеряны, оформлены с перерывами или расходятся с учётом, мы находим причину и помогаем привести кадровый учёт в порядок. Работаем с ООО и ИП.
Когда нужна услуга
Услуга нужна, если кадровый учёт не велся или велся с перерывами. Например, сотрудники принимались на работу, но приказы и трудовые договоры не сохранились. Или табели заполнялись нерегулярно, а расчётные ведомости есть не за все месяцы.
Повод обратиться — смена бухгалтера или кадровика. Новый сотрудник видит документы, но не понимает, какие выплаты и на каком основании начислялись. В такой ситуации сложно подтвердить расходы и объяснить расхождения.
Ещё одна ситуация — расхождения между кадровыми документами и учётом. Приказы, табели, расчётные ведомости и отчётность могут не совпадать по суммам, датам и составу сотрудников. Причина может быть в ошибке, в утере документа или в том, что часть выплат оформлялась устно.
Услуга нужна перед проверкой, при подготовке документов для банка или при споре с работником. Также она полезна, если вы платите по договорам гражданско-правового характера, привлекаете работников-доноров, отправляете сотрудников на обучение с отрывом от работы или используете вахтовый метод.
Что мы делаем пошагово
Сначала собираем кадровые документы и документы по расчётам. Смотрим, что есть в наличии, а чего не хватает. Фиксируем перечень отсутствующих документов и расхождений.
Затем сверяем кадровые документы с учётом и отчётностью. Сопоставляем приказы, трудовые договоры, табели, расчётные ведомости и данные налогового учёта. Проверяем, совпадают ли даты приёма и увольнения, суммы выплат, основания начислений.
После сверки находим причину расхождений. Это может быть пропущенный приказ, неверная дата, выплата без документа или документ, который оформлен не по тем данным. Причину описываем простым языком, без бухгалтерских сокращений.
Затем согласуем с вами план действий. Вы видите, какие документы нужно восстановить, какие исправить, а какие можно оставить как есть. Мы не меняем документы без вашего согласия.
После согласования помогаем восстановить кадровые документы. Составляем приказы, договоры, табели и другие документы по вашим данным. Если данных не хватает, указываем, что нужно уточнить у работников или в учёте.
В конце передаём вам результат. Вы получаете комплект документов и список расхождений, которые устранены. Если остались вопросы, которые требуют решения, фиксируем их отдельно.
Что нужно от вас
Для начала работы нужны учредительные документы и сведения о том, как велся кадровый учёт. Если есть штатное расписание, трудовые договоры, приказы, табели и расчётные ведомости, передайте их. Если документы хранятся в электронном виде, подойдут сканы или выгрузки.
Нужны документы по выплатам, которые вы относите к расходам на оплату труда. Это могут быть договоры гражданско-правового характера, документы по обучению сотрудников, по дням сдачи крови работниками-донорами, по вахтовым надбавкам и проезду. Также нужны налоговые декларации и отчётность за проверяемый период.
Если каких-то документов нет, скажите об этом сразу. Мы зафиксируем, что отсутствует, и предложим порядок действий. Не нужно восстанавливать документы до того, как мы проведём сверку.
Чем рискует бизнес без аудита кадров
Кадровые документы подтверждают выплаты. Если документов нет или они расходятся с учётом, расходы на оплату труда могут не принять при проверке. Это касается выплат по трудовым договорам, по договорам гражданско-правового характера, по обучению, по дням сдачи крови и по вахтовым надбавкам.
Без сверки сложно понять, где ошибка. Ошибка в приказе или табеле может тянуться годами. Чем позже вы её найдёте, тем больше документов придётся исправлять.
Есть и другой риск — спор с работником. Если работник считает, что выплата начислена неверно, кадровые документы станут доказательством. Без них ваша позиция слабее.
Перед проверкой отсутствие документов и расхождения видны сразу. Проверяющему нужно объяснить каждую выплату. Если объяснить нечем, налоговую базу могут пересчитать. Точные последствия зависят от вашей ситуации и норм НК РФ.
Как кадровые документы связаны с налоговым учётом
Ст. 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда начисления работникам во время обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров. Туда же входят расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха. В перечне есть оплата труда работников, не состоящих в штате, по договорам гражданско-правового характера, а также суммы за работу лиц, привлечённых по специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями.
Для вахтового метода ст. 255 НК РФ отдельно упоминает оплату проезда от места нахождения организации или пункта сбора к месту работы и обратно, если это предусмотрено графиком работы на вахте. Также учитываются дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям.
При упрощённой системе налогообложения ст. 346.16 НК РФ разрешает учитывать расходы на проведение независимой оценки квалификации, подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате, на договорной основе. Поэтому документы по обучению и оценке квалификации должны быть в порядке: без них расходы нечем подтвердить.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Нужно ли восстанавливать все документы сразу?
Нет. Сначала мы проводим сверку и показываем, чего не хватает и где расхождения. Восстанавливаем только те документы, которые нужны для подтверждения выплат и для вашей ситуации.
Вы работаете с ИП без сотрудников?
Да, если у ИП есть выплаты, которые он относит к расходам на оплату труда, или договоры гражданско-правового характера. Если выплат нет, сверять нечего — мы скажем об этом сразу.
Что будет, если расхождения не исправлять?
Расходы на оплату труда могут не принять при проверке, а налоговую базу — пересчитать. Кроме того, в споре с работником вам будет сложнее подтвердить свою позицию.
Вы меняете документы без моего согласия?
Нет. Мы показываем план: что восстановить, что исправить, что оставить. Работа начинается только после того, как вы согласуете этот план.