Настройка и перенос базы — это работы с вашей учётной базой: мы приводим её в рабочее состояние или переносим данные в новую, чтобы цифры в отчётах совпадали с первичными документами. Работа идёт по шагам: сверяем базу с учётом и документами, находим причину расхождений, согласуем с вами решение и только потом что-то меняем. Цену и сроки обсуждаем после того, как увидим базу и объём документов.
Когда нужна услуга
Поводов несколько, и почти каждый знаком владельцу бизнеса.
Сменился бухгалтер или подрядчик, а база осталась у прежнего исполнителя или досталась вам в виде файла, который никто не проверял. Нужно убедиться, что в нём нет чужих ошибок, дублей и ручных правок.
Вы переходите на другую программу или на новую версию уже установленной. Перенос «как есть» часто тянет за собой старые ошибки: неверные счета учёта, задвоенные контрагенты, остатки, которых нет в документах.
Учёт долго не вели или вели частично. Тогда перед настройкой нужно восстановить картину: что оплачено, что отгружено, какие долги реальны.
Отчёты не сходятся. Сальдо по контрагентам не бьётся с актами сверки, склад не совпадает с фактическим наличием, декларация расходится с оборотками. Причина может быть в настройках, в проводках или в документах — до переноса её нужно найти.
Появилось второе юрлицо или вы разделяете компании. Тогда нужно решить, что вести в одной базе, а что раздельно, и как не перепутать операции.
База повреждена или после обновления перестала открываться корректно. Здесь сначала сохраняем то, что есть, потом восстанавливаем.
Как проходит работа: шаг за шагом
Сначала мы получаем копию базы и доступ к документам. Работаем на копии, чтобы не сломать то, чем вы пользуетесь каждый день.
Дальше сверка. Смотрим остатки по счетам, взаиморасчёты с контрагентами, склад, зарплату, налоги. Сверяем с первичкой: договорами, актами, счетами-фактурами, банковскими выписками, кассовыми документами. Отдельно проверяем настройки учётной политики, план счетов, аналитику, права пользователей.
Потом ищем причину расхождений. Это ключевой этап: если просто поправить цифру в отчёте, через месяц она снова разойдётся. Мы показываем, откуда взялась разница — из настройки, из документа, из ручной операции или из того, что документ вообще не заведён.
Найденное согласуем с вами. Вы решаете, как поступить в спорных случаях: списать долг, доначислить, оставить как есть с пояснением. Мы не правим данные без вашего подтверждения.
После согласования настраиваем базу или переносим данные. Переносим остатки, справочники, документы за нужный период, настройки. Дубли и устаревшие записи убираем, а не тащим в новую базу.
В конце проверяем результат. Сверяем остатки до и после, формируем пробные отчёты, смотрим, что обороты сходятся, а документы открываются. Если что-то не сошлось, возвращаемся к причине, а не маскируем разницу.
Что нужно от вас
Доступ к базе — копия файла или доступ к серверу, где она размещена. Если база у прежнего бухгалтера, помогите её получить: это ваши данные, и запрос лучше отправить письменно.
Первичные документы за период, который проверяем. Банковские выписки, акты сверки с крупными контрагентами, договоры, кадровые документы.
Информация о том, как вы работаете: сколько юрлиц, есть ли обособленные подразделения, кто и что должен видеть в программе.
Человек с вашей стороны, который принимает решения по спорным операциям. Без него работа встанет на первом же вопросе.
Чем рискует бизнес без настройки и переноса базы
Отчётность уходит с ошибками. Дальше — уточнённые декларации, вопросы инспекции и время, которое вы тратите на объяснения вместо бизнеса.
Данные теряются при переносе. Часть документов не выгружается, часть задваивается, и восстановить картину задним числом сложно.
Учёт держится на ручных правках. Один человек помнит, где что поправлено, и стоит ему уйти — база становится нечитаемой.
Работа встаёт в отчётный период. Перенос, начатый в последнюю неделю перед сдачей, почти всегда означает спешку и новые ошибки.
Доступы раздаются бесконтрольно. При передаче базы без регламента копии остаются у людей, которые больше не работают с вами.
Что остаётся у вас после работы
Настроенная база, в которой остатки совпадают с документами. Короткое описание того, что изменено и почему. Понятная структура прав доступа для сотрудников. И привычка делать резервные копии по расписанию — без неё любая настройка держится до первого сбоя.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Можно ли перенести базу, если прежний бухгалтер не отдаёт файл?
Данные в базе принадлежат вашей компании, поэтому запрос стоит отправить письменно. Если файл получить не удаётся, базу можно собрать заново по первичным документам — это дольше, но выполнимо.
Нужно ли останавливать работу компании на время переноса?
Нет. Мы работаем на копии базы, а вы продолжаете вести текущие операции в своей. Готовый результат переносим и проверяем отдельно.
Что делать, если расхождения нашлись уже после переноса?
Возвращаемся к причине и разбираем её. Правки вносим только после согласования с вами, чтобы не создать новую разницу.
Вы работаете с ИП на упрощёнке и с ООО на общей системе?
Да, настройка и перенос базы делаются под любую из этих форм. Набор документов и участков учёта будет разным, порядок работы — тем же.