Бухгалтерский учёт в общепите — это ежедневная работа с кассовой выручкой, поставщиками, складом и зарплатой персонала. Мы ведём учёт для ООО и ИП в кафе, барах, ресторанах и на точках навынос: собираем документы, сверяем цифры, готовим отчётность. Начинаем со сверки того, что уже отражено в учёте, с реальными документами.
Когда нужна услуга
Учёт в общепите быстро расходится с реальностью. Выручка идёт через кассу каждый день, продукты списываются на кухню, часть поставок приходит без документов, персонал меняется. Если учёт ведётся «по факту оплаты» или документы собираются раз в квартал, цифры в отчётности перестают совпадать с тем, что происходит в зале и на складе.
Повод обратиться к нам — не только открытие новой точки. Часто приходят, когда накопились расхождения: по кассе одна сумма, по банку другая, а складские остатки не сходятся с тем, что реально лежит на полке. Ещё один случай — смена человека, который вёл учёт: документы передали, а порядок в них не восстановлен.
Услуга нужна и тогда, когда вы готовитесь к проверке или получили запрос из налоговой и не можете быстро объяснить цифры в отчётности.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Сверяем учёт с документами. Смотрим, что уже отражено в бухгалтерских регистрах, и сравниваем с первичкой: кассовыми отчётами, банковскими выписками, накладными и счетами поставщиков, актами на услуги, документами по зарплате. Отдельно проверяем, как списываются продукты и как учитываются остатки.
Шаг 2. Находим причину расхождений. Нам важно не просто увидеть разницу в суммах, а понять, откуда она взялась. Причины бывают разные: документ не попал в учёт, попал дважды, отражён не той датой или не на тот счёт. По каждой находке мы формулируем, что именно произошло и что нужно исправить.
Шаг 3. Согласуем с вами. Мы показываем список расхождений и причин и предлагаем план исправлений. Вы решаете, что делаем мы, а что нужно сделать вам — например, запросить у поставщика недостающий документ или уточнить у сотрудника данные по сменам. Без вашего согласования мы не меняем уже сданные данные.
Шаг 4. Ведём учёт дальше. После того как база приведена в порядок, учёт идёт в обычном режиме: первичка проводится в срок, начисления и списания отражаются, данные по зарплате и взносам собираются к отчётным датам.
Шаг 5. Готовим отчётность. Организации сдают годовую бухгалтерскую отчётность в установленный срок — не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года, если организация не обязана представлять её в государственный информационный ресурс (ст. 23 НК РФ). Мы собираем отчётность из данных учёта, а не дособираем её в последнюю неделю.
Проверяем право на пониженные тарифы взносов
Для общепита есть пониженные тарифы страховых взносов, но право на них зависит от условий. Деятельность по предоставлению продуктов питания и напитков признаётся основной, если класс 56 раздела I ОКВЭД указан как основной вид деятельности в ЕГРЮЛ или ЕГРИП по состоянию на 1-е число месяца внесения сведений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (ст. 427 НК РФ).
Мы проверяем, выполняются ли условия, которые дают право на пониженный тариф, в том числе предусмотренные подпунктом 38 пункта 3 статьи 149 НК РФ. Если хотя бы одно условие не выполняется, тариф не применяется — и это видно по взносам, а не только по коду ОКВЭД в выписке. Поэтому проверку делаем до расчёта взносов, а не после.
Что нужно от клиента
Нам нужны доступы и документы, а не пересказ событий. В первую очередь — доступ к кассе и банку в режиме просмотра, чтобы мы видели выручку и платежи, а не собирали их по вашим сообщениям.
Далее — первичка от поставщиков: накладные, счета, акты, документы на услуги. Если часть поставок приходит без документов, скажите об этом сразу: мы подскажем, что запросить у контрагента.
Ещё понадобятся документы по персоналу: трудовые договоры, приказы, табели, данные по выплатам. И сведения о том, как устроена работа точек — сколько их, кто отвечает за смены, где хранятся документы по списаниям.
Если учёт раньше вёл другой человек, нужны его файлы и доступы к программе. Даже если порядок в них не наведён, это лучше, чем начинать с нуля.
Чем рискует бизнес без этого
Первое — отчётность перестаёт отражать реальные цифры. Выручка, расходы на продукты и зарплата в ней расходятся с документами, и объяснить эти расхождения по запросу налоговой быстро не получится.
Второе — вопросы по взносам. Если пониженный тариф применялся, а условия не выполнялись, тариф не применяется, и расчёт взносов приходится пересматривать.
Третье — просрочка отчётности. За нарушение сроков НК РФ предусматривает ответственность, а восстановление учёта задним числом занимает больше времени, чем ведение его в срок.
Четвёртое — вы теряете управляемость. Когда складские остатки и списания не сходятся, невозможно понять реальную себестоимость блюда и точку, которая работает в убыток.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Мы только открыли точку, документов почти нет. С чего начнём?
С настройки учёта под вашу схему работы: касса, поставщики, склад, персонал. Затем первые операции проводим вместе с вами, чтобы порядок документов закрепился сразу.
У нас несколько точек. Это меняет работу?
Да, добавляется раздельный учёт выручки и списаний по каждой точке. Мы согласуем с вами, как вы передаёте данные по сменам и остаткам.
Что будет, если расхождения найдутся уже в сданной отчётности?
Мы покажем, где именно расхождение и из-за чего оно возникло, и согласуем с вами порядок исправлений. Решение по каждому случаю принимаете вы.
Вы работаете с ИП на упрощёнке?
Да, ведём учёт и для ООО, и для ИП. Состав документов и отчётности зависит от вашей системы налогообложения, его мы фиксируем при старте.