Правила внутреннего распорядка — обязательный документ для каждого работодателя. К ним добавляются положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными, приказы и инструкции. Мы готовим эти документы под вашу деятельность и сверяем их с тем, как вы фактически работаете и что показываете в учёте.
Когда нужна услуга
Вы зарегистрировали ООО или ИП и берёте первых сотрудников. Правила внутреннего распорядка нужны с первого дня работы, и работник знакомится с ними под подпись до того, как приступит к обязанностям.
Компания выросла: появились смены, удалённые сотрудники, водители, кладовщики, материально ответственные лица. Старые шаблоны перестают совпадать с реальностью.
Пришёл запрос от проверяющих или от работника, а нужного документа нет либо он скачан из интернета и не подходит под вашу специфику.
Сменилась система оплаты: ввели премии, надбавки, удержания, переработки. Всё это должно быть описано в локальных актах, иначе начисления нечем обосновать.
Что мы делаем пошагово
Сверяем с учётом и документами. Смотрим, что у вас есть: трудовые договоры, штатное расписание, расчётные листки, графики, приказы. Сравниваем написанное в локальных актах с тем, что реально происходит с зарплатой, отпусками и режимом работы.
Находим причину расхождений. Чаще всего документы устарели: в них старый оклад, другой график, нет упоминания удалёнки. Бывает иначе: акт есть, но сотрудники с ним не ознакомлены. Или условие прописано только в трудовом договоре, а локального акта нет вовсе.
Готовим проекты документов. Правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, приказы и инструкции по вашим процессам. Формулировки привязываем к вашей структуре и видам работ, а не к абстрактной компании.
Согласуем с вами. Отправляем проект, объясняем, что и зачем написано, вносим правки. Вы утверждаете документы и знакомите с ними сотрудников под подпись.
Проверяем связку с учётом. После утверждения смотрим, чтобы начисления и кадровые решения не расходились с новыми актами. Если что-то не сходится, правим документы или подсказываем, что изменить в работе.
Что нужно от клиента
- Реквизиты организации или ИП и данные руководителя.
- Штатное расписание и структура подразделений.
- Действующие трудовые договоры и дополнительные соглашения.
- Графики работы, сменность, сведения о дистанционных сотрудниках.
- Локальные акты, которые уже есть, даже устаревшие.
- Информация об оплате: оклады, премии, надбавки, сроки выплат.
- Перечень должностей с материальной ответственностью.
Если чего-то из списка нет, скажите об этом сразу. Подскажем, чем заменить документ и какие данные собрать вместо него.
Чем рискует бизнес без этого
Проверяющие запрашивают локальные акты в первую очередь. Если документа нет или он не соответствует тому, как вы работаете, вы получаете предписание и обязаны устранить нарушение. На это уходит время руководителя и бухгалтера.
В споре с работником суд смотрит на документы. Условие, которое не закреплено в локальном акте или трудовом договоре, доказать сложно. Это касается премий, удержаний, режима работы, требований дисциплины.
Есть и прямая связь с налогами. По ст. 264 НК РФ расходы на возмещение дистанционному работнику за использование его оборудования принимаются в сумме, определённой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением, но не более 35 рублей за каждый день выполнения работы дистанционно либо в сумме документально подтверждённых расходов. Способ возмещения закрепляется в локальном акте или трудовом договоре. Если такой записи нет, подтвердить сумму возмещения нечем.
Отдельный риск — путаница внутри компании. Когда правила лежат в разных файлах и часть из них устарела, новый сотрудник оформляется по одной версии, а зарплата считается по другой. Расхождения всплывают при первой же проверке или конфликте.
Сколько стоит
от 2 500 ₽ за документ. Цена зависит от числа операций и документов. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Обязательны ли правила внутреннего распорядка для ИП?
Да, если у ИП есть наёмные работники. Документ нужен любому работодателю, форма регистрации значения не имеет.
Можно ли взять готовый шаблон из интернета?
Можно, но его придётся переделать под ваши процессы. Шаблон почти всегда расходится с реальными графиками, оплатой и структурой, и это видно при сверке с учётом.
Что будет, если сотрудники не ознакомлены с документом?
К ним документ фактически не применяется. Требования из него предъявить сложно, а проверяющий зафиксирует нарушение.
Как часто нужно обновлять локальные акты?
Проверяйте их при каждом изменении условий работы и оплаты. Устаревший акт начинает противоречить трудовым договорам и учёту.