Сверка с контрагентами — это сравнение ваших данных об отгрузках, оплатах и долгах с данными партнёра. Мы собираем расхождения по дебиторке и кредиторке, находим их причину и показываем, что исправить в учёте и документах. На выходе у вас актуальная картина: кто сколько должен вам и кому должны вы.
Когда пора сверяться с контрагентами
Поводом служит любое расхождение в цифрах. Партнёр присылает свой акт сверки, и суммы в нём не совпадают с вашими. Или менеджер говорит, что клиент заплатил, а деньги на счёт не пришли.
Проверка нужна перед подписанием годовой отчётности. Бухгалтер видит зависшее сальдо и не может объяснить, откуда оно взялось. Ещё один случай — смена главного бухгалтера или переход на другое обслуживание: новый бухгалтер принимает дела и должен понимать, какие долги реальны.
Отдельно стоит сверяться, когда долг висит долго. Чем больше времени прошло, тем сложнее взыскать задолженность и подтвердить расходы. Если контрагент ликвидируется или меняет реквизиты, тянуть нельзя.
Сверка нужна и при крупных разовых сделках: поставка на большую сумму, предоплата, длинная отсрочка. Ошибка в одном счёте потом всплывает через месяцы.
Что мы делаем по шагам
Сначала собираем вашу сторону расчётов. Берём данные учёта, банковские выписки, счета, акты, накладные, договоры и переписку по спорным позициям. Смотрим, что отражено в программе, а что подтверждено документами.
Дальше запрашиваем данные у контрагента. Готовим акт сверки за нужный период и отправляем партнёру. Если у него есть свой акт, сравниваем построчно: даты, номера документов, суммы, назначения платежей.
Потом ищем причину расхождения. Типичные варианты: платёж отражён не тем числом, деньги пришли от третьего лица, документ проведён дважды, отгрузка не закрыта актом, оплата попала в другой договор. Бывает, что контрагент не отразил у себя ваш документ или отразил с другой суммой.
Каждое расхождение мы показываем вам с пояснением: что произошло, чем это подтверждается и что нужно сделать. Вы решаете, как действовать: выставить документ заново, зачесть платёж, направить претензию или списать долг.
После вашего решения оформляем результат. Готовим итоговый акт сверки, корректируем учёт, при необходимости пишем письмо или претензию контрагенту. По дебиторке собираем список должников с суммами и датами — по нему удобно вести работу с клиентами. По кредиторке — список тех, кому должны вы, чтобы не пропустить оплату и не получить претензию.
Сверка с бюджетом — отдельный контур
Долги бывают не только перед партнёрами. Налогоплательщик вправе сверить принадлежность сумм, перечисленных как единый налоговый платёж, и получить акт такой сверки. Это право прямо закреплено в ст. 21 НК РФ.
По запросу в налоговый орган можно получить справку о состоянии единого налогового счёта: положительное, отрицательное или нулевое сальдо на дату запроса. Основание — та же ст. 21 НК РФ.
Мы сверяем ваши платежи с данными налогового органа и показываем, откуда взялось сальдо. Это помогает не путать долг перед бюджетом с долгом контрагента и не платить дважды.
Что нужно от вас
Доступ к учёту или выгрузка данных за проверяемый период. Подойдёт файл из бухгалтерской программы, даже если он не выверен.
Банковские выписки по всем счетам, включая те, что открыты в других банках. Если оплата шла через кассу или карту сотрудника, нужны и эти данные.
Первичные документы по спорным контрагентам: договоры, счета, акты, накладные, письма. Если чего-то нет, скажите — мы построим сверку по тому, что есть, и отдельно отметим неподтверждённые позиции.
Контакты партнёров, с которыми нужно свериться, и ваше решение по спорным суммам. Без вашего согласия мы не отправляем контрагентам письма и не меняем данные в учёте.
Чем рискует бизнес без контроля дебиторки и кредиторки
Вы теряете деньги, о которых не знаете. Клиент закрыл долг, а в учёте он висит — вы не выставляете счёт повторно и не замечаете, что оплата ушла в другой договор. Или наоборот: вы считаете, что заплатили, а платёж не дошёл.
Страдает отчётность. Зависшее сальдо искажает картину расчётов, а вместе с ней — выводы о прибыли и о том, сколько денег реально есть у бизнеса.
Растут потери по долгам. Пока сверка не сделана, вы не знаете, какие суммы безнадёжны, а какие можно взыскать. Время работает против вас: с годами собрать доказательства и вернуть деньги сложнее.
Возникают споры с партнёрами. Без подписанного акта сверки каждая сторона доказывает своё, а переписка менеджеров редко помогает. Сверка снимает большую часть таких споров до суда.
Есть и налоговый риск. Неподтверждённые расходы и неучтённые доходы вызывают вопросы при проверке. Сверка с бюджетом по ст. 21 НК РФ показывает, совпадают ли ваши платежи с данными налогового органа.
Сколько стоит
от 500 ₽ за контрагента. Цена зависит от числа операций и документов. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Контрагент не отвечает и не подписывает акт сверки. Что делать?
Направляем акт повторно с подтверждением отправки. Если ответа нет, оформляем сверку по вашим документам и фиксируем расхождения — такой акт пригодится при взыскании долга.
Можно ли сверить расчёты только по одному контрагенту?
Да. Начните с того партнёра, по которому есть спор или крупная сумма. Остальных добавим, когда увидите результат.
Что делать, если расхождение возникло несколько лет назад?
Сверяем и такие позиции. Но чем старше долг, тем меньше шансов его взыскать, поэтому решение по нему лучше принимать сразу.
Вы работаете с ИП на упрощёнке?
Да, сверка расчётов с контрагентами нужна при любом режиме налогообложения. От режима зависит только состав отчётности, а не порядок сверки долгов.