Бухгалтерский учёт в торговле — это регулярная сверка того, что прошло по документам, с тем, что отражено в учёте, и устранение расхождений до того, как их найдёт налоговая. Мы ведём учёт ООО и ИП, которые закупают и перепродают товары, и на каждом этапе согласуем действия с вами. Ниже — как устроена работа и что потребуется с вашей стороны.
Когда нужна услуга
Торговля даёт много операций за короткий срок: поступление товара, реализация, возвраты, транспортные расходы, хранение. Если учёт отстаёт от реальности хотя бы на месяц, расхождения накапливаются и их становится дороже разбирать.
Услуга нужна, если вы начали торговать и раньше учёт не вели. Если вы сменили поставщиков или перешли на новые каналы продаж, а учёт остался прежним. Если у вас несколько складов или товар хранится у третьих лиц. Если вы готовитесь к сверке с налоговым органом или к проверке контрагента.
Отдельный повод — сделки с товарами из перечня товарных групп, при которых сделки могут признаваться контролируемыми (ст. 105.14 НК РФ). К таким группам отнесены нефть и товары, выработанные из нефти, чёрные металлы, цветные металлы, минеральные удобрения, драгоценные металлы и драгоценные камни. Если вы работаете с такими товарами, требования к документам и к обоснованию условий сделок выше.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Сверяем учёт с документами. Смотрим, что отражено в учёте, и сопоставляем с первичными документами: договорами, накладными, счетами-фактурами, актами, банковскими выписками. Проверяем, что каждая операция по поступлению и реализации товара попала в учёт и попала в тот период, к которому относится.
Отдельно проверяем счета-фактуры и записи в книгах покупок и продаж. Счёт-фактура — документ, на основании которого заявляется вычет, поэтому ошибка в нём или отсутствие записи в книге покупок означает, что вычет может не подтвердиться.
Шаг 2. Находим причину расхождений. Мы не просто показываем, что цифры не совпали, а объясняем, откуда разница. Типичные причины: товар принят к учёту позже, чем пришёл документ; возврат оформлен одной датой, а отражён другой; транспортные и складские расходы отнесены не туда; часть реализации прошла мимо учёта.
По каждой находке вы получаете описание: какая операция, какой документ, в чём расхождение и что предлагается сделать — доначислить, сторнировать, запросить у контрагента исправленный документ или восстановить пропущенную запись.
Шаг 3. Согласуем с вами. Мы не меняем учёт без вашего решения. Вы получаете список расхождений с вариантами действий и последствиями по каждому. Вы выбираете, что делаем сейчас, а что откладываем, и подтверждаете решение. После согласования вносим правки, приводим книги покупок и продаж в соответствие с документами и фиксируем итог сверки.
Шаг 4. Ставим учёт на регулярную основу. Дальше операции проводятся по установленному порядку: вы передаёте документы, мы отражаем их в учёте и сверяем с вашими данными о движении товара. Расхождения разбираем сразу, а не в конце года.
Что нужно от клиента
Доступ к документам по закупкам и продажам: договоры, накладные, счета-фактуры, акты, товарные отчёты склада. Выписки по расчётным счетам за проверяемый период. Сведения о том, где и у кого хранится товар, кто отвечает за отгрузку.
Данные о том, как вы сами считаете выручку и остатки: из какой программы, из какой таблицы, кто вносит записи. Это нужно, чтобы понять, где именно учёт расходится с реальностью.
Контакт человека, который отвечает за документы со стороны бизнеса. Если документы от поставщика пришли с ошибкой, запрос на исправление быстрее идёт через вас.
Чем рискует бизнес без этого
Вычеты под вопросом. Вычет по приобретённым товарам заявляется при соблюдении условий, установленных ст. 171 НК РФ, и на основании корректно оформленных счетов-фактур (ст. 169 НК РФ). Если документ оформлен с нарушением или операция не отражена в книге покупок, налоговая может снять вычет, и налог придётся платить из выручки.
Спор о цене сделки. В перечне функций, которые учитываются при оценке сопоставимости коммерческих и финансовых условий сделок, прямо названы ведение бухгалтерского учёта, оптовая и розничная торговля, хранение и транспортировка товаров, продвижение товаров на новые рынки, маркетинг и реклама (ст. 105.5 НК РФ). Если учёт не показывает, как формировалась цена и кто выполнял эти функции, объяснить условия сделки сложно.
Отчётность с опозданием. Организация, у которой нет обязанности представлять годовую бухгалтерскую отчётность в государственный информационный ресурс, обязана сдать её в налоговый орган не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ст. 23 НК РФ). Без текущего учёта отчётность собирается в последний момент и с ошибками.
Потеря управляемости. Когда остатки и выручка в учёте не совпадают с реальностью, вы не видите, какой товар приносит прибыль, а какой лежит на складе. Решения о закупке принимаются наугад.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
У меня ИП на упрощёнке, торговля небольшая. Нужен ли полный учёт?
Объём работы зависит от количества операций и от того, что именно у вас не сходится. Начать можно со сверки документов с учётом и разбора расхождений, а дальше решить, что ведём регулярно.
Вы работаете с моей программой учёта?
Мы смотрим на документы и записи, которые у вас есть, независимо от того, где они ведутся. Если данные хранятся в таблицах или в программе, нужен доступ к ним и к выпискам по счетам.
Что будет, если расхождение найдено, а исправлять его невыгодно?
Мы показываем последствия и оставляем решение за вами. Вы согласуете, какие правки вносим сейчас, а какие откладываем, и это фиксируется.
Сколько времени занимает первая сверка?
Срок зависит от периода и числа операций. Точнее скажем после того, как увидим объём документов и состояние учёта.