Трудовые договоры, приказы, штатное расписание, табель и график отпусков — это один комплект документов, по которому видно, как вы платите людям. Мы приводим его в соответствие с вашей фактической работой и бухгалтерским учётом. Тогда выплаты обоснованы, а расхождения между документами и отчётностью не превращаются в доначисления.
Когда нужна услуга
Вы принимаете первых сотрудников или расширяете штат. Нужно оформить договоры, приказы и штатное расписание так, чтобы они не противоречили друг другу.
Вы сменили бухгалтера или ведёте учёт сами, а кадровые документы остались от прежнего периода. Проверяем, что в них написано, и сверяем с тем, что фактически начислялось.
У вас есть расхождения: в табеле одна сумма, в расчётных ведомостях другая, а в трудовом договоре третья. Это первое, что смотрят при проверке.
Вы готовитесь к проверке или получили требование о документах. Собираем комплект и убираем противоречия заранее.
Меняются оклады, появляются премии, сотрудники уходят в отпуск или учатся. Каждое такое событие требует приказа и записи в документах.
Что мы делаем пошагово
Сначала сверяем документы с учётом. Смотрим трудовые договоры, приказы, штатное расписание, табель и график отпусков и сравниваем их с начислениями в бухгалтерии. Проверяем, совпадают ли должности, оклады, даты приёма и суммы выплат.
Затем находим причину расхождений. Чаще всего дело в формулировках: в договоре одна выплата, в приказе другая, а в учёте третья. Или приказ есть, а основания для выплаты в договоре нет. По ст. 255 НК РФ расходы на оплату труда признаются, если выплата предусмотрена договором или законом. Если основание не прописано, расходы можно потерять.
Отдельно проверяем выплаты, которые не уменьшают налог на прибыль. По ст. 270 НК РФ в расходы не попадают премии за счёт средств специального назначения или целевых поступлений, материальная помощь работникам, надбавки к пенсиям, оплата дополнительных отпусков сверх установленных законодательством. Если такие суммы смешаны с обычными, в учёте появляется лишний расход.
Смотрим выплаты, которые не облагаются страховыми взносами. По ст. 422 НК РФ это, например, стоимость проезда работника к месту отпуска и обратно и провоза багажа для работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Чтобы применить норму, нужны документы, подтверждающие право и сумму.
Согласуем с вами результат. Показываем, что меняем в договорах, приказах и штатном расписании и почему. Вы решаете, какие выплаты оставить, а какие оформить иначе.
После согласования готовим документы: трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, отпуске и поощрении, штатное расписание, табель и график отпусков. Проверяем, что даты и суммы в них совпадают между собой и с учётом.
Что нужно от вас
Список сотрудников с должностями, окладами и датами приёма. Если есть совместители, договоры гражданско-правового характера или сотрудники на неполной ставке, отметьте их отдельно.
Действующие трудовые договоры и приказы, даже если они оформлены давно и не по форме. По ним видно, какие обязательства вы на себя взяли.
Штатное расписание и табель за период, который проверяем. Если табель ведётся в программе, подойдёт выгрузка.
Расчётные ведомости или выгрузка начислений по сотрудникам. Нужны, чтобы сверить суммы с документами.
Сведения о выплатах, которые не входят в оклад: премии, материальная помощь, оплата проезда, обучение. Укажите, за счёт каких средств они выплачивались.
Чем рискует бизнес без этого
Расходы на оплату труда могут снять при проверке. Если выплата не предусмотрена трудовым договором или приказом, налоговая база по прибыли вырастет. По ст. 270 НК РФ часть выплат не уменьшает налог в принципе, и если они попали в расходы, доначисление неизбежно.
Страховые взносы считаются неверно. Выплаты, которые по ст. 422 НК РФ не облагаются взносами, легко потерять, если нет подтверждающих документов. И наоборот: необлагаемую выплату можно обложить и переплатить.
Спор с работником почти всегда выигрывает работник. Если в договоре одна сумма, а платите другую, сотрудник может взыскать разницу. Приказ без основания или табель без подписи усиливают его позицию.
Штрафы по налоговому и трудовому законодательству. Проверяющие смотрят кадровые документы вместе с отчётностью. Противоречия между ними — повод задать вопросы и выписать штраф.
Сколько стоит
от 3 000 ₽ в месяц. Цена зависит от числа операций и документов. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Нужно ли переделывать все трудовые договоры, если бизнес работает давно?
Нет. Сначала сверяем то, что есть, с учётом и находим расхождения. Меняем только те документы, где есть противоречия или отсутствуют обязательные условия.
Что делать, если премии платились без приказов?
Восстанавливаем приказы и проверяем основания в трудовых договорах. По ст. 255 НК РФ выплата должна быть предусмотрена договором или законом, иначе расход можно не учесть.
Вы работаете с ИП без сотрудников?
Да, но комплект будет меньше. Для ИП без сотрудников обычно нужны документы по договорам гражданско-правового характера и подтверждение выплат.
Кто отвечает за правильность табеля?
Работодатель. Табель должен совпадать с приказами и начислениями. Если табель ведёт сотрудник, проверяем, что данные в нём сходятся с расчётными ведомостями.