Займы учредителя и директора — это деньги, которые владелец или руководитель ООО передаёт компании или забирает из неё. Мы проверяем, как такие операции отражены в учёте и оформлены документами, и приводим их в порядок. Если этого не сделать, проверка или банк могут увидеть в займе доход компании, дивиденды или выплату зарплаты.
Когда нужна услуга
Повод обратиться появляется в нескольких типичных ситуациях.
Учредитель пополнял расчётный счёт или вносил наличные в кассу, а договора займа нет. Или договор есть, но подписан позже даты платежа. Тогда деньги формально ничем не подтверждены, и у налоговиков возникает вопрос об их природе.
Директор взял деньги из кассы или перевёл с расчётного счёта на личную карту и не вернул. В учёте это висит как выданный заём либо как подотчётная сумма, которая давно должна была быть закрыта.
Заём беспроцентный или проценты по нему не начислялись. Здесь нужно смотреть, возникает ли у заёмщика доход от экономии на процентах и нужно ли его облагать.
Долг учредителя перед компанией или компании перед учредителем стал невозвратным: стороны решили его простить, а документов на прощение нет. Отдельный случай — проценты по займу учредителю выплачивались, но налог с них не удерживался.
Услуга нужна и перед событием: проверкой, получением кредита, продажей доли, сменой директора, реорганизацией. В такие моменты займы смотрят внимательно, и лучше заранее знать, что покажут документы.
Что мы делаем пошагово
Сначала сверяем с учётом и документами. Смотрим договоры займа, дополнительные соглашения, графики платежей, выписки по расчётному счёту, кассовые документы, авансовые отчёты. Сверяем это с проводками: что отражено как заём, что попало в расчёты с учредителем, что закрылось как подотчёт. Отдельно проверяем, начислялись ли проценты и удерживался ли с них налог.
Затем находим причину расхождений. Обычно картина такая: сумма по выписке не совпадает с договором, возврат части займа провели как выдачу дивидендов или как выплату зарплаты, проценты начислены в учёте, но не отражены в налоговой отчётности. Бывает и наоборот: договор оформлен, а деньги по нему фактически не двигались. Мы показываем, где именно расходятся документы, учёт и отчётность, и объясняем, чем это грозит.
Дальше согласуем с вами. Мы не переписываем учёт молча. Вы получаете список расхождений и вариантов: что можно исправить документами, что — уточнённой отчётностью, а что придётся оставить как есть и учитывать при планировании. Вы выбираете вариант, мы фиксируем решение и только после этого готовим документы.
После согласования приводим бумаги в порядок: готовим договоры займа и дополнительные соглашения, оформляем возврат, прощение долга или перевод долга в другой вид обязательства, приводим в соответствие начисление процентов. Если нужно, готовим уточнённые расчёты и пояснения для налоговой.
Что нужно от клиента
Начните с документов по займам: сами договоры со всеми дополнениями, графики платежей, расписки, если деньги передавались наличными. Нужны выписки по расчётному счёту за период, когда двигались суммы, и кассовые документы, если были операции с наличными.
Понадобятся регистры учёта и отчётность за те же периоды: оборотно-сальдовая ведомость, карточки по счетам расчётов с учредителем и подотчётными лицами, декларации. Если учёт ведёт сторонняя компания или бухгалтер, дайте доступ к переписке с ними — часть вопросов снимается одним письмом.
Опишите, что происходит с долгом сейчас: планируете вернуть, простить, зачесть в счёт чего-то. И скажите, к какому событию готовитесь — проверка, кредит, продажа доли. От этого зависит, что делать в первую очередь.
Чем рискует бизнес без этого
Первое — деньги учредителя или директора признают доходом компании. Тогда с суммы, которую вы считали займом, придётся заплатить налог на прибыль, а если речь о выплатах в пользу физлица — ещё и НДФЛ. Спорить сложно, если договора нет или он подписан позже платежа.
Второе — выплату учредителю переквалифицируют в дивиденды. Это значит другой порядок налогообложения и претензии к тому, как вы удерживали налог. Та же логика с выплатами директору: их могут счесть зарплатой с доначислением страховых взносов.
Третье — проценты. Если они начислялись, но налог с них не удерживался, к компании придут как к налоговому агенту. Если заём беспроцентный, вопрос возникает уже у заёмщика — физлица.
Четвёртое — прощение долга. Сумма, которую вы просто списали, может оказаться доходом у того, кому простили, и повлиять на налоги обеих сторон. Без документа это выглядит как безвозмездная передача денег.
Пятое — сама проверка. Расхождения между договорами, учётом и отчётностью видны быстро, а времени собрать документы и объяснить логику на проверке обычно мало. Разобраться заранее дешевле, чем отвечать на требования и пояснения.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Учредитель вносил деньги на счёт без договора. Это можно исправить?
Да, чаще всего можно. Мы смотрим назначение платежей и фактические отношения сторон, после чего оформляем договор и приводим учёт в соответствие. Но сначала нужно проверить, не признали ли эти суммы доходом в уже сданной отчётности.
Директор вернул заём частями, а в учёте одна сумма. Что делать?
Сверить возвраты с выписками и кассовыми документами, затем привести проводки к фактическим датам. Если из-за этого изменились расчёты с бюджетом, потребуется уточнённая отчётность.
Нужно ли платить налог, если заём беспроцентный?
Зависит от того, кто заёмщик и какие условия записаны в договоре. Мы проверяем, возникает ли доход от экономии на процентах, и объясняем, что нужно начислить и удержать.
Можно простить долг учредителя перед компанией?
Можно, но это оформляется документами и влияет на налоги обеих сторон. Сначала считаем последствия, потом готовим соглашение о прощении.