Аналитические регистры налогового учета — это сводные формы, в которых вы систематизируете данные налогового учета за отчетный или налоговый период. Они группируют информацию об объектах налогообложения без распределения по счетам бухгалтерского учета. Проще говоря, это таблицы, из которых видно, как сложилась налоговая база.
Зачем нужны регистры и как они связаны с бухгалтерией
Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе первичных документов. Регистры нужны, чтобы собрать эту информацию в понятном виде и подтвердить расчет.
Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для определения налоговой базы, вы вправе дополнить их нужными реквизитами. Так бухгалтерские регистры становятся регистрами налогового учета. Второй вариант — вести самостоятельные регистры налогового учета. Выбор за вами, но он должен быть закреплен в учетной политике.
Систему налогового учета организация выстраивает самостоятельно. Применять ее нужно последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета вы устанавливаете в учетной политике для целей налогообложения, и утверждает ее руководитель.
Какие реквизиты обязательны
Формы аналитических регистров, которые вы используете для определения налоговой базы, должны содержать обязательный набор реквизитов. Это требование ст. 313 НК РФ. В регистре должны быть:
- наименование регистра;
- период или дата составления;
- измерители операции в натуральном выражении (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и расшифровка подписи ответственного за составление регистра.
Если хотя бы одного реквизита нет, регистр не выполняет свою функцию документа для налогового учета. Проверьте свои формы на соответствие этому списку — это самая частая ошибка.
Что подтверждает данные налогового учета
Подтверждением данных налогового учета служат три вещи. Первое — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Второе — аналитические регистры налогового учета. Третье — расчет налоговой базы.
Это значит, что одних регистров недостаточно. К ним должны прилагаться первичные документы, на основании которых сделаны записи. Если налоговая инспекция запросит подтверждение, вы показываете всю цепочку: документ, запись в регистре, расчет базы.
Данные налогового учета должны отражать:
- порядок формирования суммы доходов и расходов;
- порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем периоде;
- сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на расходы в следующих налоговых периодах;
- порядок формирования сумм создаваемых резервов;
- сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Если вы создаете резервы, ведете убытки прошлых лет или у вас есть операции с разным налоговым учетом, эти блоки должны быть видны в регистрах отдельно.
Порядок действий для владельца бизнеса
Вот что стоит сделать, чтобы регистры были в порядке.
- Проверьте учетную политику для целей налогообложения. В ней должен быть описан порядок ведения налогового учета: какие регистры вы применяете, кто их составляет, на основании каких документов.
- Составьте перечень своих регистров. Посмотрите, какие операции у вас есть: доходы, расходы, резервы, убытки, расчеты с бюджетом. Под каждую группу нужен регистр или отдельная таблица.
- Сверьте формы с обязательными реквизитами из ст. 313 НК РФ. Добавьте недостающие поля, особенно подпись ответственного и измерители.
- Назначьте ответственного за составление регистров. Его подпись должна стоять на каждой форме.
- Убедитесь, что к регистрам можно приложить первичные документы и расчет базы. Если связь потерялась, восстановите ее.
Отдельно про инвентаризацию. Результаты инвентаризации оформляются актом об итогах, который подписывает руководитель юридического лица. К акту прилагаются инвентаризационные описи. Сведения инвентаризационных описей последующему уточнению налогоплательщиком не подлежат и являются начальными данными об объектах налогового учета с даты начала применения положений законодательства о налогах и сборах. Если вы применяли такие описи, менять их задним числом нельзя.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — регистры без обязательных реквизитов. Форма без наименования операции, периода или подписи ответственного не подтверждает данные налогового учета.
Вторая ошибка — разрыв между регистрами и первичкой. Запись в регистре есть, а документа, на котором она основана, нет. При проверке подтвердить сумму не получится.
Третья ошибка — регистры не закреплены в учетной политике. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике, утверждаемой руководителем. Если документа нет, вы не сможете объяснить, почему считаете базу именно так.
Четвертая ошибка — небрежность с доступом к данным. Содержание данных налогового учета, в том числе данных первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны хранить налоговую тайну, а за разглашение несут ответственность, установленную законодательством. Не стоит рассылать регистры всем подряд и хранить их в открытых папках.
Пятая ошибка — непоследовательность. Система налогового учета должна применяться последовательно от одного налогового периода к другому. Если вы каждый квартал меняете формы и логику, база становится непрозрачной.
Последствия у всех этих ошибок похожи: вы не можете быстро подтвердить расчет налога. Это приводит к спорам с инспекцией, доначислениям и потере времени на восстановление документов.
Частые вопросы
Чем аналитический регистр налогового учета отличается от бухгалтерского?
Аналитические регистры налогового учета — сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный или налоговый период, сгруппированных без распределения по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерские регистры строятся по счетам. Если бухгалтерских регистров не хватает для расчета налога, вы можете дополнять их реквизитами или вести отдельные налоговые регистры.
Можно ли вести налоговый учет в бухгалтерских регистрах?
Да. Если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, вы вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами. Так вы формируете регистры налогового учета. Главное — закрепить это в учетной политике.
Кто подписывает аналитические регистры?
Регистр подписывает лицо, ответственное за его составление, с расшифровкой подписи. Это обязательный реквизит по ст. 313 НК РФ. Ответственного нужно назначить заранее и указать в порядке ведения налогового учета.
Что будет, если в регистре нет части реквизитов?
Форма перестанет быть документом для налогового учета в нужном смысле: подтвердить данные будет сложнее. Проверьте наличие наименования регистра, периода, измерителей, наименования операций и подписи ответственного. Если чего-то нет, добавьте поле в форму.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.