Первичка — это счета, акты, накладные, УПД и счета-фактуры, которыми вы подтверждаете сделки и на основании которых считаете налоги. Мы приводим эти документы в порядок: сверяем с учётом, находим причину расхождений и согласуем исправления с вами. Работаем с ООО и ИП, вам не нужно разбираться в требованиях к документам самому.
Когда нужна услуга
Первичка нужна тогда, когда документы перестали совпадать с тем, что вы реально отгрузили, купили или оплатили. Типичный признак — в учёте одна сумма, а в документах от контрагента другая.
Обращаются в таких случаях:
- документы копятся, часть теряется, часть приходит с опозданием;
- контрагент прислал счёт-фактуру или УПД с ошибкой в реквизитах, и непонятно, что с этим делать;
- вы перешли на новую систему учёта или сменили бухгалтера, и документы за прошлые периоды не сходятся;
- нужно восстановить первичку за период, когда документы велись нерегулярно;
- перед проверкой или сдачей отчётности нужно убедиться, что документы в порядке.
Отдельно скажем про счёт-фактуру. Ст. 169 НК РФ задаёт требования к её содержанию: номер и дата, наименования, адреса и идентификационные номера продавца и покупателя, наименование и единица измерения товаров, работ или услуг. Если этих сведений нет или они искажены, документ не выполняет свою роль.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Собираем документы и сверяем с учётом. Мы берём ваши счета, акты, накладные, УПД и счета-фактуры и сопоставляем их с данными учёта и с банковскими операциями. Смотрим, каждая ли отгрузка закрыта документом, каждый ли платёж подтверждён.
Шаг 2. Находим причину расхождений. Расхождение само по себе ничего не говорит. Мы выясняем, откуда оно: документ не выставлен, выставлен дважды, пришёл от контрагента с другими суммой или датой, попал не в тот период. Причина фиксируется по каждому случаю, а не «в целом».
Шаг 3. Согласуем с вами. Мы не правим документы молча. Вы получаете список: что не так, что предлагаем сделать, какие документы нужно запросить у контрагента. Решение по каждому пункту принимаете вы, дальше мы его исполняем.
Шаг 4. Приводим документы в порядок. Формируем недостающие документы, готовим исправленные, оформляем запросы контрагентам. Если документов много и они однотипные, ведём реестры. НК РФ в ряде случаев прямо разрешает составлять реестры документов в произвольной форме — например, ст. 201 НК РФ. В такой реестр включают наименование документа, его дату и номер и другие сведения, позволяющие идентифицировать операцию.
Шаг 5. Проверяем результат. Повторно сверяем документы с учётом и показываем вам итог: что закрыто, что осталось в работе и почему.
Что нужно от вас
- Доступ к документам: сканы или выгрузка из программы учёта за нужный период.
- Данные о сделках, по которым документов нет или они спорные.
- Контакт человека, который отвечает за сделки и может подтвердить, что было на самом деле.
- Ваши решения по спорным пунктам — без них мы не двигаемся дальше.
Если часть документов у контрагентов, мы готовим запросы, но отправляете их вы или мы по вашему поручению. Ответ приходит не мгновенно, и это нормальная часть работы.
Чем рискует бизнес без этого
Первичка — это подтверждение расходов и вычетов. Если документ отсутствует, оформлен с ошибкой или не совпадает с учётом, подтвердить операцию нечем. Последствие простое: расход или вычет снимается, налог пересчитывается.
Второй риск — споры с контрагентом. Без накладной или акта сложно доказать, что товар передан, а услуга оказана. Претензии по оплате в такой ситуации разбирать тяжело.
Третий риск — накопление ошибок. Одна неверная счёт-фактура тянет за собой неточность в книге покупок и продаж, дальше — в отчётности. Чем дольше документы лежат без сверки, тем больше приходится восстанавливать.
Четвёртый — время. Разбирать документы за год сразу перед сдачей отчётности дороже по силам и вниманию, чем вести их ровно.
Сколько стоит
от 150 ₽ за комплект документов. Цена зависит от числа операций и документов. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
УПД и счёт-фактура — это одно и то же?
Нет. Счёт-фактура — документ, к содержанию которого ст. 169 НК РФ предъявляет отдельные требования. УПД объединяет функции счёта-фактуры и первичного документа о передаче товара или оказании услуги. Мы работаем с обоими вариантами.
Что делать, если контрагент прислал документ с ошибкой?
Не исправлять его самостоятельно и не перевыставлять за него. Мы фиксируем, какое сведение неверно, и готовим запрос контрагенту на исправленный документ. Дальше ждём корректный вариант и сверяем его с учётом.
Вы работаете с документами за прошлые периоды?
Да, восстановление первички за прошедшие периоды — обычная часть работы. Начинаем со сверки того, что есть, и списка недостающих документов.
Можно ли вести реестр документов вместо подшивки каждой бумаги?
В случаях, прямо указанных в НК РФ, реестр допустим. Например, ст. 201 НК РФ разрешает составлять реестры в произвольной форме с указанием наименования, даты и номера документа. Подходит ли реестр в вашей ситуации, мы определяем после сверки.