Унифицированные формы первичной документации — это готовые бланки для оформления хозяйственных операций: приёма и передачи товаров, кассовых операций, учёта основных средств. С 2013 года компании и ИП вправе применять не только унифицированные, но и собственные формы, утверждённые руководителем. Но есть исключения: часть бланков остаётся обязательной, а к самостоятельно разработанным документам закон предъявляет требования по составу реквизитов.
Какие формы можно менять, а какие нельзя
Свобода в выборе бланков не абсолютна. Обязательными остаются формы, установленные уполномоченными органами для отдельных видов операций, — прежде всего кассовые документы. Если вы принимаете наличные и выдаёте деньги из кассы, оформляйте приходные и расходные кассовые ордера по установленным бланкам, а не по своему шаблону.
Для остальных операций — отгрузки товара, оказания услуг, внутренних перемещений — вы вправе оставить унифицированную форму или заменить её своей. Решение фиксируется в учётной политике. Если вы выбрали собственные бланки, приложите их к политике и утвердите приказом руководителя.
Практический вывод простой: не изобретайте бланк кассового ордера и не переделывайте его под себя. А вот акт выполненных работ или товарную накладную можно адаптировать под ваш бизнес.
Что должно быть в вашей форме
Своя форма — не свободное творчество. Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, её измерители в натуральном и денежном выражении, должности и подписи ответственных лиц. Без этих элементов документ не подтвердит операцию.
Отдельно проверьте документы, которыми вы подтверждаете данные налогового учёта. По ст. 313 НК РФ такое подтверждение обеспечивают первичные учётные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учёта и расчёт налоговой базы. Если вы ведёте регистры самостоятельно, в них обязательны наименование регистра, период или дата составления, измерители операции, наименование хозяйственных операций и подпись ответственного лица с расшифровкой.
Содержание данных налогового учёта, в том числе данных первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие к ним доступ, обязаны её хранить и несут ответственность за разглашение. Поэтому доступ к регистрам и первичке стоит ограничить кругом сотрудников, которым он действительно нужен.
Счёт-фактура и корректировочный документ
Счёт-фактура — документ со строгим набором реквизитов, и произвольная форма здесь не подойдёт. По ст. 169 НК РФ в счёте-фактуре указываются, в частности, наименования, адреса и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя, а также порядковый номер записи и наименование поставляемых товаров, описание работ или услуг и единица измерения, если её можно указать.
Если после отгрузки меняется цена или уточняется количество, оформляется корректировочный счёт-фактура. В нём указываются порядковый номер и дата составления счёта-фактуры, по которому меняется стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав. Это касается и случаев изменения цены или тарифа, и уточнения количества или объёма поставки.
Ошибка, которую допускают чаще всего: правят первоначальный счёт-фактуру вместо оформления корректировочного. Такой документ не отражает реальную операцию и создаёт расхождения в учёте у обеих сторон сделки.
Порядок действий: как навести порядок в бланках
Шаг первый — составьте перечень операций, которые оформляете регулярно. Выпишите, какой документ закрывает каждую: отгрузку, приёмку, оплату, выдачу подотчётных сумм, списание материалов.
Шаг второй — отметьте в перечне обязательные бланки, которые менять нельзя. Остальные позиции отметьте как свободные для выбора.
Шаг третий — решите по каждой свободной позиции: оставляете унифицированную форму или вводите свою. Свою форму разработайте с полным набором обязательных реквизитов и проверьте, что из неё понятны содержание операции и её измерители.
Шаг четвёртый — утвердите формы приказом руководителя и закрепите их в учётной политике. С этого момента применяйте только утверждённые бланки: документ, оформленный на устаревшем или неутверждённом бланке, вызовет вопросы при проверке.
Шаг пятый — настройте учётную программу под утверждённые формы. Если бланк в программе отличается от приказа, сотрудники будут печатать не тот документ.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — отсутствие обязательных реквизитов. Документ без даты, содержания операции или подписи ответственного лица не подтверждает расходы и не защищает вычеты. Восстановить его задним числом сложно, а иногда невозможно.
Вторая ошибка — разные версии одного бланка в разных отделах. Склад печатает одну накладную, бухгалтерия получает другую, данные не сходятся. Итог — расхождения между учётом и фактическими остатками.
Третья ошибка — своя форма без приказа и без закрепления в учётной политике. Формально вы применяете документ, который нигде не утверждён, и при споре с проверяющими доказать его статус нечем.
Четвёртая ошибка — исправления, внесённые в документ без соблюдения правил. Зачёркивания и правки в первичке недопустимы: оформляйте исправленный документ или корректировочный, если меняется стоимость операции.
Пятая ошибка — свободный доступ к первичке и регистрам. Данные налогового учёта — налоговая тайна, и разглашение влечёт ответственность. Ограничьте доступ и зафиксируйте, кто отвечает за хранение.
Частые вопросы
Обязательно ли применять унифицированные формы?
Нет, для большинства операций вы вправе утвердить собственные бланки. Обязательными остаются формы, установленные для отдельных операций, в частности кассовых.
Нужен ли приказ, если мы используем свои бланки?
Да. Свою форму утверждает руководитель, а применение закрепляется в учётной политике. Иначе документ нигде не зафиксирован.
Чем подтверждаются данные налогового учёта?
Первичными учётными документами, включая справку бухгалтера, аналитическими регистрами налогового учёта и расчётом налоговой базы — так указано в ст. 313 НК РФ.
Что делать, если после отгрузки изменилась цена?
Оформить корректировочный счёт-фактуру. В нём указываются номер и дата первоначального счёта-фактуры, по которому меняется стоимость.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.