Организация бухгалтерского учета — это ваше решение о том, кто ведет учет, по каким правилам и какими документами это закреплено. Отвечает за это руководитель компании или сам предприниматель. Начать стоит с учетной политики и приказа о том, кто ведет учет, а дальше выстроить порядок сбора и хранения документов.
Кто отвечает за учет и кого можно привлечь
За организацию бухгалтерского учета и хранение документов отвечает руководитель ООО. У ИП эта обязанность лежит на самом предпринимателе. Передать ответственность за учет полностью нельзя, даже если вы работаете с внешним исполнителем.
У вас есть несколько вариантов. Первый — вести учет лично. Второй — взять бухгалтера в штат. Третий — передать учет на аутсорсинг или заключить договор с бухгалтером-специалистом. Четвертый — отдать ведение учета в специализированную компанию.
Выбор влияет на цену и на вашу нагрузку. Штатный бухгалтер нужен, если операций много и они сложные. Внешний учет удобен, когда обороты небольшие, а держать отдельного сотрудника невыгодно. В любом случае решение закрепите приказом: кто ведет учет, в каком объеме, какие документы передаются и в какие сроки.
Учетная политика: главный внутренний документ
Учетная политика — это ваш собственный свод правил, по которому вы ведете учет. В ней опишите, как вы учитываете доходы и расходы, какие регистры и формы документов используете, как организован документооборот.
Отдельно стоит налоговая часть. По ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем. Там же указано, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно и применяется последовательно от одного налогового периода к другому.
Это значит две вещи. Правила нельзя менять произвольно посреди года. И проверяющие не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета — по ст. 313 НК РФ налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Менять порядок учета отдельных операций можно, если изменилось законодательство о налогах. Если меняете правила по своей инициативе, закрепите это в учетной политике с начала нового налогового периода и объясните причину.
Порядок действий: с чего начать
Шаг первый — определите, какие налоги вы платите и какую отчетность сдаете. От этого зависит набор документов и регистров.
Шаг второй — издайте приказ об учетной политике и приказ о ведении учета. В них укажите ответственного, порядок передачи документов и сроки.
Шаг третий — наладьте документооборот. Определите, кто собирает первичные документы, кто их проверяет, где они хранятся и сколько. Без этого учет разваливается: счета теряются, расходы не подтверждаются, налоги считаются неверно.
Шаг четвертый — выберите программу или сервис для учета. Ведите операции регулярно, а не раз в квартал перед сдачей отчетности. Так ошибки видны сразу, а не в момент сдачи.
Шаг пятый — установите контроль. Раз в месяц сверяйте расчеты с контрагентами, раз в квартал проверяйте налоги и отчетность. Владельцу достаточно смотреть на короткий отчет: сколько начислено, сколько уплачено, какие есть риски.
Отчетность и сроки
Годовую бухгалтерскую отчетность организация сдает в налоговый орган по месту нахождения. По ст. 23 НК РФ это нужно сделать не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухгалтерский учет, а также религиозные организации и организации, которые представляют годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации.
Проверьте, попадаете ли вы под исключение. Если нет, срок надо соблюдать: за просрочку отчетности предусмотрены последствия, в том числе блокировка счета и штраф. Точный размер штрафа зависит от конкретной ситуации, поэтому лучше не доводить до нее и сдавать вовремя.
Налоговую отчетность сдавайте по своему режиму налогообложения. Сроки и состав отчетности зависят от налогов, которые вы платите. Составьте календарь на год и повесьте его там, где вы его точно увидите.
Частые ошибки владельцев
Первая ошибка — учет «на потом». Документы копятся месяцами, восстановить картину сложно, часть расходов подтвердить уже нельзя.
Вторая — нет учетной политики или она формальная. Тогда нет правил, по которым считается налог, и любые расхождения с проверяющими объяснять тяжело.
Третья — смешивание личных денег и денег бизнеса. По карте предпринимателя или директора проходят личные покупки, и учесть их правильно не получается.
Четвертая — нет приказа о том, кто ведет учет. При проверке непонятно, кто отвечает за документы и отчетность.
Пятая — экономия на проверке документов от контрагентов. Договор без подписей, счет без реквизитов, сомнительный поставщик — все это приводит к спорам о расходах и вычетах.
Последствия и как их избежать
Последствия ошибок в организации учета — доначисления налогов, пени и штрафы. Добавьте сюда блокировку счета за просроченную отчетность и время владельца, которое уходит на разбор. В худшем случае спор доходит до суда, и там решают документы, а не устные объяснения.
Избежать этого можно простыми действиями. Зафиксируйте правила в учетной политике. Назначьте ответственного приказом. Собирайте первичные документы сразу. Сверяйтесь с контрагентами и проверяйте отчетность до сдачи. Если учет ведет внешний исполнитель, запрашивайте короткий отчет каждый месяц и проверяйте его сами.
Частые вопросы
Нужна ли учетная политика ИП?
Да, если вы ведете налоговый учет и хотите закрепить правила. По ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем.
Можно ли передать учет внешней компании и ни о чем не думать?
Ответственность за организацию учета остается на вас. Внешний исполнитель ведет учет по вашим правилам и вашим документам, поэтому контроль с вашей стороны нужен.
Когда сдавать годовую бухгалтерскую отчетность?
По ст. 23 НК РФ — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, если вы не попадаете под исключения из этой нормы.
Можно ли менять правила учета в течение года?
Порядок применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Изменения по своей инициативе закрепляйте с начала нового налогового периода.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.