Постановка на налоговый учет юридического лица происходит автоматически: отдельное заявление в налоговую подавать не нужно. Налоговый орган присваивает организации ИНН и вносит запись в ЕГРЮЛ на основании документов, поданных при регистрации. Ваша задача — проверить результат и вовремя сообщить об изменениях.
Как это работает на практике
Когда вы подаете документы на регистрацию ООО, сведения о создании компании попадают в налоговый орган. Инспекция одновременно вносит запись в ЕГРЮЛ и ставит организацию на учет как налогоплательщика. Отдельного визита в инспекцию и отдельного заявления не требуется.
После регистрации вы получаете лист записи ЕГРЮЛ. В нем указан ИНН организации. Этот номер нужен для договоров, счетов, отчетности и работы с контрагентами. Проверьте, что ИНН в листе записи совпадает с тем, который вы указываете в документах.
Если вы сменили адрес, руководителя или другие сведения, это тоже отражается в ЕГРЮЛ. Часть изменений налоговая вносит сама на основании поступивших документов, часть — по вашему заявлению. Следите за актуальностью данных: от них зависит, куда приходят требования и уведомления.
Какие документы нужны
Для постановки на учет при регистрации вы подаете стандартный пакет: заявление о регистрации, решение или протокол о создании общества, устав, сведения об учредителях и руководителе. На основании этих документов налоговая и присваивает ИНН.
Отдельно готовить документы для налогового учета не нужно. Но проверьте заявление перед подачей: ошибка в адресе, наименовании или данных руководителя приведет к отказу в регистрации. Тогда процедуру придется начинать заново.
Храните документы о регистрации и все последующие листы записи ЕГРЮЛ. Они понадобятся при открытии счета, участии в тендерах, получении лицензий и в суде. Копии лучше держать в электронном виде с доступом для бухгалтера.
Иностранные организации и структуры
Если на учет встает иностранная организация или иностранная структура без образования юридического лица, правила другие. При наличии нескольких оснований для постановки на учет сообщение подается в налоговый орган по месту учета по выбору такой организации или структуры. Это указано в ст. 23 НК РФ.
Кроме того, такие лица обязаны ежегодно не позднее 28 марта сообщать в налоговый орган по месту учета сведения об участниках. Для иностранной структуры без образования юридического лица — сведения об учредителях, бенефициарах и управляющих. Данные подаются по состоянию на 31 декабря предшествующего года.
Раскрывать нужно и порядок косвенного участия, если он есть. Это касается случаев, когда доля прямого или косвенного участия физического лица или публичной компании в иностранной организации превышает 5 процентов. Норма закреплена в ст. 23 НК РФ.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать, что после регистрации ничего проверять не нужно. Сверьте ИНН и данные в листе записи ЕГРЮЛ сразу после получения. Расхождение лучше исправить в начале, а не через год при сдаче отчетности.
Вторая ошибка — не сообщать об изменениях. Если вы переехали в другой офис, а в ЕГРЮЛ старый адрес, письма из налоговой будут уходить туда. Требования и уведомления вы можете не получить вовремя.
Третья ошибка — путать постановку на учет с постановкой на учет обособленного подразделения. Это разные процедуры. Если у компании появляется подразделение, о нем нужно сообщить в налоговый орган в установленном порядке.
Четвертая ошибка — терять документы. Без листа записи ЕГРЮЛ сложно подтвердить, что компания действует и состоит на учете. Восстановление документов занимает время.
Последствия нарушений
Если сведения в ЕГРЮЛ устарели, контрагенты и банки могут заподозрить компанию в неблагополучии. Проверка перед сделкой покажет недостоверные данные, и договор могут не заключить. Это прямая коммерческая потеря.
Для иностранных организаций и структур несоблюдение обязанности сообщать сведения об участниках влечет ответственность по НК РФ. Срок — не позднее 28 марта. Пропуск срока создает риск претензий со стороны налогового органа.
Отсутствие ИНН или ошибки в нем ломают документооборот. Счета, акты и декларации с неверным номером могут быть не приняты. Исправление задним числом требует времени и объяснений.
Что сделать сейчас
Проверьте лист записи ЕГРЮЛ: ИНН, наименование, адрес, данные руководителя. Сверьте их с тем, что вы указываете в договорах и счетах. Если нашли расхождение, подготовьте документы на исправление.
Заведите папку для регистрационных документов и складывайте туда все листы записи. Дайте к ним доступ бухгалтеру. Так вы не потеряете подтверждение постановки на учет.
Если у вас иностранная организация или структура, проверьте, поданы ли сведения об участниках за прошлый год. Срок — не позднее 28 марта. Уточните, раскрыт ли порядок косвенного участия при доле свыше 5 процентов.
Частые вопросы
Нужно ли подавать отдельное заявление, чтобы встать на налоговый учет?
Нет. При регистрации ООО постановка на учет происходит на основании документов, поданных в налоговый орган. Отдельное заявление не требуется.
Где посмотреть ИНН организации?
ИНН указан в листе записи ЕГРЮЛ, который вы получаете после регистрации. Этот же номер отражается в выписке из ЕГРЮЛ.
Что будет, если в ЕГРЮЛ устарел адрес?
Письма и требования из налоговой будут направляться по старому адресу. Вы можете не получить их вовремя, поэтому данные лучше обновить.
Какие сроки для иностранных организаций?
Иностранные организации и структуры сообщают сведения об участниках ежегодно не позднее 28 марта. Данные подаются по состоянию на 31 декабря предшествующего года.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.