Налоговый учёт — это система сбора информации для расчёта налоговой базы по данным первичных документов (ст. 313 НК РФ). Вести учёт доходов, расходов и объектов налогообложения — обязанность налогоплательщика (ст. 23 НК РФ). Порядок учёта вы устанавливаете сами и закрепляете в учётной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ).
Чем налоговый учёт отличается от бухгалтерского
Это две разные системы, и путать их нельзя. Бухгалтерский учёт показывает состояние бизнеса в целом, а налоговый нужен для одного: правильно посчитать налог. Цель налогового учёта — сформировать полную и достоверную информацию о том, как операции отражаются для налогообложения, и обеспечить контроль за правильностью исчисления и уплаты налога (ст. 313 НК РФ).
На практике это значит, что одна и та же операция может попасть в бухгалтерские регистры и не попасть в расчёт налоговой базы — или наоборот. Если в регистрах бухгалтерского учёта не хватает данных для расчёта налога, вы вправе дополнить их нужными реквизитами и получить регистры налогового учёта. Второй вариант — вести отдельные регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
Выбор за вами, но он должен быть зафиксирован в учётной политике. Менять порядок учёта отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах — просто так, из соображений удобства, правила не переписывают.
Что должно быть в учётной политике
Учётная политика для целей налогообложения — основной внутренний документ по налоговому учёту. Её утверждает руководитель, и именно в ней устанавливается порядок ведения налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Налоговые и иные органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учёта — это ваше решение (ст. 313 НК РФ).
Систему налогового учёта вы организуете самостоятельно. При этом действует принцип последовательности: правила применяются от одного налогового периода к другому. Если каждый год менять схему учёта, данные перестанут быть сопоставимыми, а проверяющим будет сложно понять, откуда взялись суммы в декларации.
Проверьте, что в политике описано:
- какие регистры вы используете — дополненные бухгалтерские или самостоятельные;
- как формируются доходы и расходы;
- как определяется доля расходов, учитываемых в текущем периоде;
- как считаются остатки расходов и убытков, переносимых на будущие периоды;
- как формируются резервы;
- как отражается задолженность по расчётам с бюджетом.
Это не формальность. Данные налогового учёта должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, сумму остатка расходов или убытков, относимую на следующие периоды, порядок формирования резервов и сумму задолженности перед бюджетом (ст. 313 НК РФ).
Какими документами подтверждаются данные учёта
Подтверждение данных налогового учёта держится на трёх опорах (ст. 313 НК РФ):
- первичные учётные документы, включая справку бухгалтера;
- аналитические регистры налогового учёта;
- расчёт налоговой базы.
Если проверяющий попросит подтвердить цифру из декларации, вы должны показать всю цепочку: документ, регистр, расчёт. Разрыв в этой цепочке — самая частая причина претензий.
К формам аналитических регистров есть обязательные требования. В каждом регистре должны быть: наименование, период или дата составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении (ст. 313 НК РФ). Форму регистра вы разрабатываете сами, но эти реквизиты в ней обязаны быть.
Отдельно про ИП. Индивидуальные предприниматели исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учёта доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Министерством финансов Российской Федерации (ст. 54 НК РФ). То есть у ИП своя логика учёта, и переносить на него схему ООО не стоит.
Порядок действий: с чего начать
- Определите, какие налоги вы платите и какие объекты налогообложения у вас есть. От этого зависит набор регистров.
- Проверьте учётную политику для целей налогообложения. Она должна быть утверждена руководителем и описывать порядок ведения налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
- Составьте перечень регистров. Решите, дополняете ли вы бухгалтерские регистры или ведёте самостоятельные (ст. 313 НК РФ).
- Проверьте формы регистров на обязательные реквизиты: наименование, период или дата, измерители в натуральном и денежном выражении (ст. 313 НК РФ).
- Настройте хранение первичных документов так, чтобы любую сумму из декларации можно было проследить до документа.
- Сверьте расчёты с бюджетом и отразите сумму задолженности по ним в учёте (ст. 313 НК РФ).
Обязанность вести учёт доходов, расходов и объектов налогообложения прямо закреплена за налогоплательщиком (ст. 23 НК РФ). Ровно там же — обязанность уплачивать законно установленные налоги и представлять в налоговый орган по месту учёта декларации, расчёты и уведомления об исчисленных суммах, если такая обязанность предусмотрена законодательством (ст. 23 НК РФ). Учёт — это не отдельная бумажная работа, а основание для этих платежей и отчётов.
Частые ошибки и их последствия
Учётная политика есть только формально. Документ скачан из интернета и не описывает ваши операции. Тогда при проверке нечем объяснить, почему расход учтён именно так.
Регистры не содержат обязательных реквизитов. Нет периода, даты или денежного измерителя — регистр не подтверждает данные учёта (ст. 313 НК РФ).
Нет связи между документом и декларацией. Первичка лежит в папках, регистры ведутся в таблицах, а расчёт налоговой базы не сходится с тем, что попало в отчётность. Подтверждением данных налогового учёта служат все три элемента вместе: первичные документы, аналитические регистры и расчёт налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Правила учёта меняются от периода к периоду. Нарушается принцип последовательности применения норм и правил налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Сравнивать показатели становится невозможно, а расхождения приходится объяснять проверяющим.
Учёт ведётся без опоры на первичные документы. Налоговый учёт — это обобщение информации на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Если операция не подтверждена документом, её место в расчёте налога спорно.
Последствие у всех этих ошибок общее: вы не можете подтвердить цифры, которые сами же заявили. Дальше это превращается в споры о налоговой базе, доначислениях и пересчёте обязательств перед бюджетом.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести такой же налоговый учёт, как ООО?
Нет. Индивидуальные предприниматели исчисляют налоговую базу на основе данных учёта доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Министерством финансов Российской Федерации (ст. 54 НК РФ). При этом общая обязанность вести учёт доходов, расходов и объектов налогообложения распространяется и на ИП (ст. 23 НК РФ).
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Руководитель. Порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в учётной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем (ст. 313 НК РФ).
Может ли налоговая обязать меня вести регистры по её форме?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Но обязательные реквизиты в ваших формах должны быть.
Можно ли не вести отдельные регистры, а обойтись бухгалтерскими?
Можно, если в бухгалтерских регистрах достаточно информации для расчёта налога. Если нет — вы вправе дополнить их нужными реквизитами или вести самостоятельные регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.