Закрытие месяца — это момент, когда все операции за период отражены в учёте, документы собраны, а отчётность можно формировать. Владельцу не нужно знать проводки. Достаточно проверить несколько понятных вещей и задать бухгалтеру прямые вопросы.
Что должно быть собрано к закрытию месяца
Начните с первичных документов. К закрытию месяца у вас должны быть документы по всем сделкам: договоры, акты, накладные, счета, банковские выписки, кассовые документы. Если часть бумаг не дошла до бухгалтера, учёт за период будет неполным.
Проверьте, что все поступления и списания по расчётному счёту совпадают с тем, что вы знаете о бизнесе. Незнакомое списание или поступление — повод разобраться сразу, а не через полгода.
Отдельно посмотрите на зарплату. К закрытию месяца должны быть готовы данные о начислениях и выплатах сотрудникам. Если люди получают деньги, а в учёте это отражено иначе, возникнут расхождения.
Сверьте расчёты с контрагентами. По крупным поставщикам и покупателям полезно периодически сверять суммы: акт сверки показывает, совпадают ли данные у вас и у партнёра.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Вам не нужен доступ к бухгалтерской программе. Достаточно нескольких простых сверок.
Сравните остаток на расчётном счёте в банковской выписке с тем, что бухгалтер показывает в учёте. Расхождение — сигнал, что не все операции отражены.
Посмотрите на список контрагентов с непогашенной задолженностью. Если там есть компании, с которыми вы давно рассчитались, значит, данные не обновлены. Так же проверьте долги перед поставщиками: вы платили, а долг висит.
Спросите, все ли авансы и предоплаты учтены. Деньги, полученные вперёд, и деньги, перечисленные вперёд, легко потерять из виду, а они влияют на учёт.
Проверьте, что документы по сделкам, которые вы подписывали в этом месяце, дошли до бухгалтера. Особенно если вы работаете с бумагами вручную или через разных сотрудников.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы простым языком и ждите простых ответов. Если вам отвечают только терминами, попросите объяснить по-человечески.
Спросите, закрыт ли месяц полностью и какие операции остались неотражёнными. Уточните, какие документы бухгалтер ждёт от вас и к какому моменту.
Спросите, есть ли расхождения по банку и кассе и что с ними планируется делать. Попросите показать список долгов контрагентов и объяснить крупные суммы.
Уточните, как обстоят дела с налогами и взносами: что начислено, что уплачено, что предстоит заплатить. Вам нужна картина целиком, а не отдельные цифры.
Спросите, какие вопросы в учёте сейчас открыты и требуют вашего решения. Хороший признак — когда бухгалтер сам приходит с такими вопросами, а не ждёт, пока вы их найдёте.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — вы не можете получить понятный ответ о состоянии дел. Если на простой вопрос о долгах или остатках отвечают уклончиво, разбирайтесь.
Второй — документы теряются. Вы передали бумаги, а через время выясняется, что их нет в учёте. Постоянные потери означают, что процесс сбора документов не выстроен.
Третий — расхождения по банку и кассе не объясняются и не устраняются. Это значит, что учёт ведётся не по факту, а приблизительно.
Четвёртый — вы узнаёте о проблемах последним. Например, о долге перед контрагентом или о неотражённой сделке вы слышите от партнёра, а не от бухгалтера.
Пятый — отчётность сдаётся в спешке, а данные в ней меняются в последний момент. Это говорит о том, что учёт в течение месяца не ведётся, а собирается накануне.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вас смущает. Составьте список вопросов и попросите письменные ответы. Так проще понять, где сбой: в документах, в сроках или в самом учёте.
Наведите порядок в передаче документов. Определите, кто отвечает за сбор бумаг и как они попадают к бухгалтеру. Чем короче этот путь, тем меньше потерь.
Договоритесь о регулярной сверке. Раз в месяц смотрите остатки, долги и расхождения — тогда проблемы видны сразу, а не накапливаются.
Если ситуация не меняется, рассмотрите смену того, кто ведёт учёт. Перед этим соберите все документы и получите данные по текущему состоянию дел. Передача учёта другому исполнителю проходит спокойнее, когда у вас на руках полная картина.
Частые вопросы
Как часто владельцу проверять учёт?
Достаточно смотреть ключевые показатели при закрытии каждого месяца. Если появляются расхождения или вопросы без ответов, проверяйте чаще.
Нужно ли разбираться в проводках?
Нет. Вам достаточно понимать остатки, долги, налоги и то, какие документы переданы бухгалтеру.
Что делать, если бухгалтер не даёт понятных ответов?
Задайте вопросы письменно и попросите ответить так же. Если ясности не появляется, это повод искать другого исполнителя.
Какие документы хранить у себя?
Договоры, акты, накладные, банковские выписки и документы по зарплате. Держите копии у себя, чтобы всегда иметь возможность сверить данные.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.