Ежемесячный отчет бухгалтера должен отвечать на вопросы владельца, а не только показывать остатки на счетах. В хорошем отчете видно, сколько вы заработали, сколько должны вы и сколько должны вам, и какие решения пора принять. Если отчет состоит из одной таблицы с налогами, качество учета проверить невозможно.
Что должно быть в отчете
Начните с денег. В отчете нужны поступления и списания по банку и кассе за месяц, разбитые по группам: выручка, закупки, зарплата, налоги, прочие расходы. Владельцу важно видеть не только итог, но и структуру: куда ушли деньги.
Дальше — обязательства. Отдельным блоком должны идти суммы, которые вы должны заплатить: налоги, взносы, зарплата, платежи поставщикам. Рядом — то, что должны вам: неоплаченные счета покупателей, выданные подотчетные суммы. Без этой картины нельзя планировать кассу.
Третий блок — результат. Сколько заработало ООО или ИП за месяц и с начала года, как это соотносится с прошлым периодом. Если бухгалтер показывает только обороты, а не прибыль или убыток, попросите добавить.
Четвертый блок — пояснения. Короткий текст: что изменилось, почему выросли или упали расходы, какие документы не хватает, что нужно от владельца. Отчет без пояснений читается как ребус.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Сверьте отчет с банковской выпиской. Итог поступлений и списаний в отчете должен совпадать с движением по счету. Расхождение — повод задать вопрос сразу, а не в конце года.
Проверьте, что все крупные операции месяца попали в отчет. Если вы подписывали договор, брали кредит или покупали оборудование, эти суммы должны быть видны. Их отсутствие означает, что бухгалтер о них не знает или не отразил.
Посмотрите на налоги. В отчете должно быть понятно, какие налоги начислены, какие уплачены и что осталось заплатить. Если вы видите только сумму к уплате без расшифровки, попросите разбивку.
Сравните отчеты за несколько месяцев. Суммы должны быть сопоставимы по структуре. Если в одном месяце расходы разбиты по категориям, а в другом сведены в одну строку, сравнить периоды не получится.
Проверьте сроки. Отчет должен приходить в одно и то же время, до того как вы принимаете решения по деньгам. Если он появляется после платежей, пользы от него мало.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, какие документы за месяц не получены и что это меняет в цифрах. Так вы увидите, насколько отчет полный.
Спросите, есть ли расхождения между данными учета и банком, складом, расчетами с покупателями. Бухгалтер должен знать о них и объяснить причину.
Спросите, какие суммы в отчете предварительные и могут измениться. Это честнее, чем точные цифры, за которыми нет документов.
Спросите, что нужно от вас: подписи, документы, решения по платежам. Хороший отчет заканчивается списком задач для владельца.
Тревожные сигналы
Отчет приходит нерегулярно или только по запросу. Значит, учет ведется от случая к случаю, и ошибки накапливаются.
Цифры в отчете не сходятся с выпиской или с тем, что вы знаете о бизнесе. Например, выручка в отчете меньше, чем вы фактически получили.
Бухгалтер не может объяснить происхождение суммы. Ответ «так посчитала программа» — плохой признак.
В отчете нет обязательств: ни долгов поставщикам, ни задолженности покупателей. Такая картина выглядит красиво, но не отражает реальность.
Вы узнаете о проблеме от контрагента или из требований, а не от бухгалтера. Значит, отчет не выполняет свою главную функцию — предупреждать.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте формат отчета. Опишите, какие блоки вы хотите видеть и к какому числу. Договоритесь о нем письменно, чтобы не возвращаться к этому каждый месяц.
Задайте вопросы по конкретным цифрам. Просите пояснения в письменном виде — так проще заметить, где ответ меняется от месяца к месяцу.
Проверьте первичные документы выборочно. Возьмите несколько операций и посмотрите, есть ли по ним договоры, акты, счета. Если документов нет, отчет построен на предположениях.
Если расхождения повторяются, обсудите с бухгалтером причину и срок исправления. Когда ответы не меняются, а ошибки остаются, стоит рассмотреть смену бухгалтера или переход на другой формат учета.
Частые вопросы
Как часто должен приходить отчет?
Раз в месяц, в согласованный срок и до того, как вы принимаете решения по платежам. Периодичность лучше закрепить письменно.
Можно ли проверить качество учета без специальных знаний?
Да. Сверка с банковской выпиской, наличие обязательств и пояснений к цифрам покажут многое. Этого достаточно, чтобы заметить проблему.
Что делать, если бухгалтер не дает расшифровку сумм?
Попросите письменные пояснения по каждой крупной сумме. Если ответов нет, это повод искать другого бухгалтера.
Нужен ли отчет, если бизнес небольшой?
Нужен. Даже при малых оборотах важно видеть долги, налоги и результат, иначе решения принимаются наугад.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.