График подготовки отчётности — это ваш инструмент контроля. Попросите бухгалтера показать его в письменном виде и объяснить, кто и что делает на каждом этапе. Если графика нет или его не могут описать словами, это первый повод для разговора.
Зачем владельцу график отчётности
Отчётность сдают не в один день. Сначала собирают первичные документы, потом вносят данные в учёт, затем проверяют результат и только после этого отправляют. Если эта цепочка не расписана, вы узнаёте о проблемах в последний момент.
График нужен вам, а не проверяющим. По нему видно, когда от вас ждут документы, когда бухгалтер закрывает период и когда можно посмотреть цифры до отправки. Так вы успеваете задать вопросы и что-то исправить.
Ещё график показывает, насколько бухгалтер представляет вашу деятельность. У компании с небольшим числом операций и у компании с ежедневными расчётами с покупателями этапы различаются. Шаблонный график без привязки к вашему бизнесу мало о чём говорит.
Что должно быть в графике
Спросите, какие документы вы передаёте бухгалтеру и в каком виде. Должен быть понятен канал: бумага, электронная почта, обмен через сервис. Уточните, что считается подтверждением передачи и где хранится отметка о получении.
Попросите перечислить этапы закрытия периода. Обычно это сбор документов, сверка с контрагентами, проверка расчётов, формирование отчётности и её отправка. Важно, чтобы у каждого этапа был ответственный и понятный результат.
Спросите, как бухгалтер сообщает вам о нехватке документов. Хорошо, если это происходит не разово в конце периода, а по мере поступления бумаг. Тогда у вас есть время запросить документ у поставщика или банка.
Отдельно обсудите, как вы получаете готовую отчётность и пояснения к ней. Вам нужны не только формы, но и короткое объяснение: что изменилось, на что обратить внимание, какие вопросы остались открытыми.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Первое — сверьте список контрагентов. Возьмите выписку по счёту и посмотрите, все ли поступления и списания вам знакомы. Если по счёту прошла операция, о которой вы не помните, это повод разобраться.
Второе — проверьте, совпадают ли ваши представления о долгах с тем, что видит бухгалтер. Спросите, кто вам должен и кому должны вы. Расхождения обычно означают, что часть документов не дошла до учёта.
Третье — посмотрите, как оформляются документы от ваших поставщиков и покупателей. Если вы подписываете бумаги, в которых не уверены, задайте вопрос до подписания, а не после.
Четвёртое — проверьте, что происходит с вашими деньгами вне расчётного счёта. Наличные расчёты, оплата картой сотрудника, займы — всё это должно попадать в учёт. Спросите, как эти операции отражаются.
Пятое — попросите показать, где хранятся ваши документы. Вы должны понимать, что найдёте договор, акт или счёт, если он понадобится. Беспорядок в хранении часто означает и беспорядок в учёте.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Спросите, что изменилось в вашем учёте за последний период. Ответ должен быть конкретным: какие операции появились, какие документы вы не передали, что требует вашего решения. Общие слова о том, что всё в порядке, ничего не дают.
Уточните, какие вопросы бухгалтер хочет обсудить с вами. Если таких вопросов нет никогда, это странно: в работе почти всегда есть неясные места. Молчание чаще говорит о том, что неясности решают без вас.
Спросите, как построена проверка перед отправкой отчётности. Кто смотрит цифры, кроме того, кто их вносил. Внутренняя проверка снижает риск ошибки, которую потом придётся исправлять.
Поинтересуйтесь, что будет, если вы не успеете передать документ. Должен быть понятный порядок: бухгалтер сообщает вам, вы решаете, как поступить. Важно, чтобы вы узнали о проблеме до момента, когда менять что-то поздно.
Спросите, какие документы вы должны подписывать и что они означают. Вы отвечаете за компанию, поэтому подпись под непонятной бумагой — плохая идея. Бухгалтер должен уметь объяснить смысл документа простыми словами.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — отчётность готовится в спешке и вы видите цифры уже после отправки. Значит, у вас нет возможности проверить результат. Исправлять ошибки задним числом сложнее и дороже.
Второй — бухгалтер не может объяснить цифру без ссылки на программу. Если ответ сводится к «так посчитала система», разберитесь, откуда взялась сумма. Вы имеете право понимать свои показатели.
Третий — документы теряются, а виноваты всегда вы или контрагент. Иногда так и бывает, но если это повторяется, страдает учёт. Обсудите, как наладить передачу документов, чтобы потери прекратились.
Четвёртый — вам не показывают промежуточные результаты. Вы узнаёте о долгах, расхождениях и спорных операциях только в момент сдачи. Это лишает вас возможности влиять на ситуацию.
Пятый — на ваши вопросы отвечают раздражённо или уходят от темы. Рабочие разногласия бывают у всех, но системное нежелание объяснять — плохой признак. Вам нужен бухгалтер, с которым можно говорить о цифрах.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с разговора и письменного списка вопросов. Так вы не забудете детали и получите ответы, к которым можно вернуться. Попросите бухгалтера подготовить график отчётности и объяснить каждый этап.
Проверьте вместе несколько последних операций: от документа до записи в учёте. Это быстрый способ увидеть, где рвётся цепочка. Если документ есть, а в учёте его нет, проблема в процессе, а не в отдельной цифре.
Если разговор не меняет ситуацию, рассмотрите смену бухгалтера или компании. Перед этим соберите документы и убедитесь, что они в порядке. Передача дел должна проходить по описи, чтобы ничего не потерялось.
Частые вопросы
Как часто нужно смотреть отчётность, если я не бухгалтер?
Достаточно регулярно знакомиться с ключевыми показателями и задавать вопросы по ним. Точную частоту определите вместе с бухгалтером, исходя из числа операций.
Что делать, если бухгалтер говорит, что всё в порядке, а я не понимаю цифр?
Попросите объяснить показатели простыми словами и показать, из каких документов они сложились. Если объяснения нет, это повод искать другого бухгалтера.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да, через сверку документов и вопросов по операциям. Вы можете проверить, что все поступления и списания вам знакомы и подтверждены документами.
Нужен ли письменный график, если у меня мало операций?
Письменный график полезен в любом случае: он фиксирует, кто и что делает. При малом числе операций его можно сделать коротким.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.