Кадровое делопроизводство — это весь набор документов и действий, которыми оформляются отношения с работниками: от трудового договора при приёме до приказа об увольнении. В него входят кадровые приказы, личные карточки, график отпусков, табели и воинский учёт. Если хотя бы часть документов не ведётся, при проверке это выглядит как нарушение трудового законодательства.
Что именно входит в кадровое делопроизводство
Состав документов зависит от численности и специфики бизнеса, но базовый набор одинаков для ООО и ИП с работниками.
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним: изменения оклада, режима работы, перевода.
- Приказы по личному составу: приём, перевод, отпуск, увольнение, поощрения и дисциплинарные взыскания.
- Личные карточки работников и личные дела, если вы их ведёте.
- Документы, связанные с приёмом: заявление, документы об образовании и опыте, согласие на обработку персональных данных.
- Табели учёта рабочего времени и документы по зарплате в части, которая касается кадров.
- График отпусков и документы по отпускам, включая заявления и приказы.
- Локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда.
- Документы по воинскому учёту, если у вас есть военнообязанные работники.
- Журналы и книги учёта, если вы их ведёте: регистрация приказов, трудовых книжек и вкладышей.
Отдельно стоит учитывать отраслевые пониженные тарифы страховых взносов. По ст. 427 НК РФ они действуют для ряда видов деятельности, например для строительства зданий и инженерных сооружений, ремонта и монтажа машин и оборудования, розничной торговли лекарствами в аптеках, складского хозяйства и вспомогательной транспортной деятельности. Чтобы применять тариф, вид деятельности нужно подтверждать документами, и кадровые бумаги здесь тоже играют роль.
Порядок действий: с чего начать
Сначала определите, кто отвечает за кадры. У ИП это часто сам предприниматель, у ООО — директор, бухгалтер или отдельный кадровик. Ответственного лучше закрепить приказом, чтобы было понятно, кто подписывает и хранит документы.
Затем проверьте локальные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и положение о персональных данных должны быть в актуальной редакции. Работников знакомят с ними под подпись.
Дальше наведите порядок в личных документах. По каждому работнику должен быть трудовой договор со всеми допсоглашениями, приказ о приёме и личная карточка. Проверьте, что в договоре совпадают должность, оклад и режим работы с приказами и табелем.
После этого настройте текущий поток документов. Приём, перевод, отпуск и увольнение оформляются приказами по единой форме, которую вы утвердили. Каждый приказ регистрируется в журнале, а работник знакомится с ним под подпись.
В конце составьте график отпусков и проверьте воинский учёт. График утверждается заранее, до начала года, и работники знакомятся с ним под подпись. По воинскому учёту проверьте наличие отметок и документов по военнообязанным.
Документы при приёме и увольнении
При приёме соберите заявление, паспорт, документы об образовании и опыте, СНИЛС и документы воинского учёта для военнообязанных. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и выдайте один работнику. Издайте приказ о приёме и внесите запись в личную карточку.
При увольнении важен порядок. Сначала основание: заявление работника или документы, подтверждающие инициативу работодателя. Затем приказ об увольнении, ознакомление работника, расчёт и выдача документов. В день увольнения работник получает трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и справки, которые ему положены.
Ошибка, которая встречается чаще всего, — увольнение «задним числом» или без подписи работника об ознакомлении. Это создаёт спор о дате и основании увольнения. Второй частый промах — нет приказа, есть только заявление. Заявление само по себе не прекращает трудовой договор.
Ошибки в кадровых документах и последствия
Первая ошибка — работа без письменного трудового договора или с договором, который не соответствует фактическим условиям. Это риск переквалификации отношений и претензий при проверке.
Вторая — расхождения между документами. В приказе один оклад, в договоре другой, в табеле третий. При споре о невыплате такие расхождения толкуются не в пользу работодателя.
Третья — отсутствие подписей об ознакомлении. Локальные акты, приказы и график отпусков должны быть доведены до работников. Без подписи сложно доказать, что работник знал о правилах.
Четвёртая — неправильное хранение. Кадровые документы хранятся в порядке, установленном для архивов, и уничтожать их раньше срока нельзя. Если документы утеряны, восстановить их при проверке почти невозможно.
Последствия обычно приходят двумя путями: проверка и трудовой спор. При проверке смотрят комплектность и оформление, при споре — конкретные документы по работнику. В обоих случаях выигрывает тот, у кого документы в порядке и подписаны вовремя.
Как поддерживать порядок в кадрах
Заведите единый перечень документов и ответственных. Раз в квартал проверяйте, что по каждому работнику есть договор, приказ и карточка, а локальные акты актуальны. Отмечайте даты, когда истекают срочные договоры и когда нужен очередной график отпусков.
Разделите доступы. Бухгалтер, который считает зарплату, и тот, кто ведёт кадры, могут быть разными людьми, но данные у них должны совпадать. Заведите правило: любые изменения по работнику оформляются документом, а не устно.
Храните документы так, чтобы их можно было найти за несколько минут. Папки по работникам, отдельно приказы по личному составу, отдельно локальные акты. Это экономит время при проверке и при подготовке ответов на запросы работников.
Частые вопросы
Обязателен ли кадровик в штате?
Нет, отдельная должность не обязательна. Ведение кадров можно поручить директору, бухгалтеру или другому работнику, закрепив это приказом.
Нужно ли вести воинский учёт?
Да, если у вас есть военнообязанные работники. Ведение воинского учёта в организации обязательно, документы нужно хранить и обновлять.
Что будет, если нет графика отпусков?
Это нарушение трудового законодательства. График утверждается до начала года, и работники знакомятся с ним под подпись.
Можно ли вести кадры только в электронном виде?
Часть документов можно оформлять электронно, но не все. Документы, с которыми работника знакомят под подпись, должны быть доступны в понятном виде, а порядок электронного обмена нужно закрепить локальным актом.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.