Договор с самозанятым на бухгалтерские услуги — это обычный договор возмездного оказания услуг, где исполнитель работает по НПД и сам платит налог со своего дохода. Вы как заказчик не платите за него страховые взносы и не удерживаете НДФЛ, но должны правильно оформить сделку и собрать подтверждающие документы. Ниже — что учесть до подписания, что прописать в тексте и где чаще всего ошибаются.
Кому подходит такая схема
Самозанятый — это исполнитель, который применяет НПД и оказывает услуги без наёмных работников. Бухгалтерия относится к видам деятельности, разрешённым на этом режиме, поэтому привлекать такого исполнителя можно. Но не любую работу стоит отдавать ему.
Если речь о разовых задачах — восстановить учёт, подготовить отчётность, настроить программу, провести аудит расчётов — схема подходит. Если нужен постоянный бухгалтер, который ведёт учёт каждый день, отвечает за сдачу отчётности и работает в вашем офисе по графику, отношения рискуют перерасти в трудовые. Тогда лучше оформлять сотрудника по трудовому договору.
Проверьте статус исполнителя до подписания. Попросите справку о постановке на учёт как плательщика НПД из приложения «Мой налог». Убедитесь, что человек не ваш бывший сотрудник, уволенный недавно, и не работает у вас по трудовому договору параллельно.
Что прописать в договоре
Договор должен быть письменным и конкретным. Абстрактное «оказание бухгалтерских услуг» без деталей вызывает вопросы у проверяющих. Опишите, что именно делает исполнитель.
Укажите перечень услуг: какие участки учёта он ведёт, какие документы готовит, что входит в его зону ответственности. Если услуги повторяются, опишите периодичность и порядок сдачи результата. Пропишите, какие документы исполнитель передаёт по итогам работы.
Отдельно зафиксируйте порядок оплаты и порядок приёмки. Акт об оказании услуг — основной документ, который подтверждает, что работа выполнена и принята. Без акта у вас не будет подтверждения расходов и обоснования выплат.
Добавьте пункт об обязанности исполнителя соблюдать режим НПД и сообщать вам об утрате статуса. Если самозанятый перестанет быть плательщиком НПД, вы должны об этом узнать, чтобы не платить ему как самозанятому.
Какие документы собрать
Перед первой выплатой соберите пакет. Он защищает вас при проверке и помогает доказать, что сделка реальная.
- Копия справки о постановке на учёт как плательщика НПД.
- Договор с описанием услуг.
- Акт об оказании услуг по итогам работы.
- Чек, который исполнитель формирует в приложении «Мой налог» на каждую оплату.
Чек — ключевой документ. Самозанятый обязан выдать его заказчику. Храните чеки вместе с актами и договором. Если чека нет, вы не сможете подтвердить, что исполнитель уплатил налог со своего дохода, а у проверяющих появятся вопросы к сделке.
Ошибки, которые приводят к претензиям
Первая и самая частая ошибка — подмена трудовых отношений. Если в договоре есть график работы, подчинение внутреннему распорядку, ежемесячная одинаковая выплата за процесс, а не за результат, сделку могут переквалифицировать. Последствие — доначисление взносов и НДФЛ, а также штрафы.
Вторая ошибка — работа с самозанятым, который фактически ваш сотрудник или недавно им был. Такие схемы проверяющие отслеживают и оспаривают.
Третья — отсутствие актов и чеков. Договор есть, деньги переведены, а подтвердить оказание услуг нечем. Расходы могут снять, а выплаты признать необоснованными.
Четвёртая — оплата наличными без документов или перевод на карту третьего лица. Платите тому, кто указан в договоре, и сохраняйте подтверждение перевода.
Пятая — отсутствие проверки статуса. Человек мог утратить право на НПД, а вы продолжаете платить ему как самозанятому. Тогда обязанности налогового агента и плательщика взносов могут лечь на вас.
Как выстроить работу без рисков
Оформляйте каждую задачу или период отдельным актом. Так видно результат, за который вы платите. В акте укажите, какие услуги оказаны и к какому периоду относятся.
Проверяйте статус исполнителя не только при заключении договора, но и периодически в течение работы. Сохраняйте скриншоты или справки.
Не давайте самозанятому доступ к внутренним документам, которые не нужны для работы, и не включайте его в штатное расписание. Он остаётся внешним исполнителем.
Если объём работы растёт и становится постоянным, с большим количеством часов и подчинением вашему режиму, пересмотрите формат. Возможно, вам нужен сотрудник, а не подрядчик.
Частые вопросы
Можно ли заключить договор на бухгалтерские услуги с самозанятым?
Да, бухгалтерские услуги разрешены на НПД. Оформите письменный договор, берите акты и чеки на каждую оплату.
Нужен ли акт об оказании услуг, если есть чек?
Да, нужны оба документа. Чек подтверждает оплату и доход исполнителя, акт — что услуги действительно оказаны и приняты.
Что будет, если самозанятый утратит статус?
Он должен сообщить вам об этом. С момента утраты статуса выплаты идут уже по другим правилам, поэтому проверяйте статус регулярно.
Можно ли платить самозанятому каждый месяц одну и ту же сумму?
Можно, если за этой суммой стоит конкретный результат за период и есть акт. Одинаковые выплаты без привязки к результату повышают риск переквалификации в трудовые отношения.
Услуга по теме: Устная и письменная консультация.