Кадровый учёт — это все документы и записи о ваших сотрудниках: приём, переводы, отпуска, больничные, увольнения. Вести его обязана каждая компания и каждый ИП с работниками. Наладить учёт можно своими силами, если понять порядок действий и не запускать бумаги.
Что входит в кадровый учёт
Кадровый учёт начинается с момента, когда вы решили взять человека на работу. До первого рабочего дня нужно оформить трудовой договор, издать приказ о приёме и завести на сотрудника личную карточку. Дальше документы накапливаются: заявления, соглашения об изменениях, приказы об отпусках и переводах, табели.
Отдельно идёт воинский учёт. Если у вас есть работники, подлежащие воинскому учёту, по ним нужно вести свои документы и сообщать сведения в военкомат. Это обязанность работодателя, и проверяют её отдельно от остальных кадровых бумаг.
Не путайте кадровый учёт с расчётом зарплаты. Это связанные, но разные задачи. Кадровые документы фиксируют, кто у вас работает и на каких условиях. Расчёт зарплаты, налоги и взносы — отдельный блок, которым обычно занимается бухгалтер.
Какие документы должны быть у каждого работодателя
Вам понадобятся локальные документы, которые действуют для всех сотрудников. Это правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, график отпусков. Их состав зависит от размера компании и специфики работы, но совсем без них обойтись нельзя.
На каждого сотрудника заводится папка или дело: трудовой договор с допсоглашениями, приказ о приёме, личная карточка, заявления, приказы об отпусках и поощрениях. Если сотрудник увольняется, добавьте приказ об увольнении и документы, связанные с выдачей трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
Отдельно ведётся табель учёта рабочего времени. По нему видно, кто сколько отработал, кто был в отпуске или на больничном. Табель нужен и для кадров, и для расчёта зарплаты, поэтому его стоит вести регулярно, а не восстанавливать задним числом.
Как наладить учёт с нуля
Начните с инвентаризации. Поднимите все трудовые договоры, приказы и заявления, которые есть. Сверьте список людей из договоров с теми, кто реально работает. Часто выясняется, что кто-то работает без оформления или договор есть, а приказа нет.
Затем приведите документы в порядок. Восстановите недостающие приказы, оформите допсоглашения, если условия работы изменились. Проверьте, что у каждого сотрудника есть подписанный экземпляр договора и что вы получили от него согласие на обработку персональных данных.
После этого заведите порядок ведения. Определите, кто отвечает за кадровые документы, где они хранятся и как вносятся изменения. Удобно вести учёт в электронном виде с папками по сотрудникам и отдельной папкой под общие документы. Бумажные оригиналы храните отдельно и по описи.
Последний шаг — регулярность. Кадровый учёт ломается не от сложных ситуаций, а от забытых мелочей: не издан приказ об отпуске, не подписано соглашение о переводе, потеряно заявление на увольнение. Заведите привычку закрывать документы сразу, а не в конце месяца.
Частые ошибки и чем они обходятся
Самая частая ошибка — работать с людьми без оформления. Это лишает вас возможности нормально уволить человека, а сотрудника — защиты. При проверке или трудовом споре такие отношения всё равно признают трудовыми, только документов у вас не будет.
Вторая ошибка — расхождение между договором и реальностью. В договоре один оклад, на деле другой. В договоре офис, а человек работает удалённо. Любое расхождение нужно закреплять допсоглашением, иначе вы не сможете доказать свои условия.
Третья ошибка — отсутствие подписей и дат. Документ без подписи сотрудника не подтверждает, что человек с ним ознакомлен. То же с приказами: если сотрудник не ознакомлен, приказ легко оспорить.
Четвёртая ошибка — беспорядок в хранении. Документы лежат в разных папках, часть только в переписке, часть у бывшего сотрудника. При увольнении или споре вы не соберёте нужные бумаги вовремя.
Последствия у всех этих ошибок похожи: споры с работниками, претензии при проверке, доначисления и потеря времени. Кадровый учёт — это не бюрократия ради бумаги, а ваша защита как работодателя.
Когда стоит передать учёт на сторону
Вести кадры самому реально, пока сотрудников немного и все ситуации простые. Как только появляются смены, совместители, переводы, отпуска по уходу за ребёнком, документов становится больше, и легко что-то упустить.
Передавать учёт на сторону имеет смысл, если у вас нет человека, который отвечает за кадры, или если вы уже запустили документы. Внешний исполнитель приведёт бумаги в порядок и будет вести их по мере событий. Вам останется подписывать документы и сообщать о приёмах, переводах и увольнениях.
Если оставляете учёт внутри компании, назначьте ответственного и закрепите это приказом. Ответственность должна быть у конкретного человека, иначе кадровые документы ничьи.
Частые вопросы
Обязан ли ИП без сотрудников вести кадровый учёт?
Нет. Кадровый учёт возникает, когда появляются работники. Пока вы работаете один, вести кадровые документы не нужно.
Можно ли вести кадровый учёт только в электронном виде?
Часть документов удобно хранить в электронном виде, но документы с подписями сотрудников лучше иметь на бумаге. Оригиналы храните отдельно и по описи.
Что делать, если сотрудник работает без оформления?
Оформите отношения задним числом настолько, насколько это возможно, и закрепите текущие условия договором. Дальше ведите документы регулярно, чтобы ситуация не повторилась.
Нужен ли график отпусков, если сотрудников мало?
График отпусков нужен работодателю независимо от числа сотрудников. Он помогает планировать работу и фиксирует, когда кто отдыхает.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.