Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец агентства пришёл с одной жалобой: выручка в отчётах скачет, а денег на счёте нет. При этом часть поступлений — это деньги клиентов на рекламу, которые агентство только передаёт площадкам. В учёте они смешались с собственным вознаграждением, и понять реальную прибыль стало невозможно.
С чем пришёл владелец
Агентство работало по двум схемам. В первой клиент платил фиксированное вознаграждение, а рекламный бюджет агентство проводило через себя. Во второй клиент сам оплачивал площадки, а агентство получало только комиссию.
Владелец смотрел на общий оборот по счёту и считал его выручкой. Ему казалось, что бизнес растёт. Но когда он попробовал посчитать, сколько остаётся после расчётов с площадками и подрядчиками, цифры не сошлись с тем, что он ожидал увидеть.
Отдельная проблема — отчётность. Бухгалтер собирала данные из банковской выписки, а не из первичных документов. В итоге в доход попадали все поступления, включая чужие деньги. Владелец не мог ответить на простой вопрос: сколько заработало агентство за месяц.
Ещё одна сложность: часть клиентов задерживала оплату, часть платила авансом. Авансы тоже попадали в выручку, хотя услуги ещё не были оказаны. Картина запутывалась дальше.
Как нашли причину
Начали с банковской выписки за несколько месяцев. Каждое поступление разметили по назначению платежа: вознаграждение агентства, рекламный бюджет, аванс, возврат.
Дальше подняли договоры с клиентами. В части договоров было прямо написано, что агентство действует от своего имени, но за счёт клиента. В других — что агентство оказывает услуги и привлекает площадки как исполнитель. Это разные схемы, и учитывать их одинаково нельзя.
Сверили акты и счета. Оказалось, что по нескольким клиентам акты выставлялись на всю сумму, включая рекламный бюджет, хотя вознаграждение агентства было отдельной строкой. Бухгалтер брала сумму из акта целиком.
Отдельно посмотрели отчёты площадок. Там были суммы, которые агентство перечисляло за рекламу. Эти суммы совпадали с частью поступлений от клиентов — значит, это транзитные деньги, а не доход.
Свели всё в одну таблицу: клиент, договор, поступления, акты, отчёты площадок, остаток. На пересечении данных и проявилась путаница. Стало видно, по каким клиентам в выручку попадало чужое, а по каким — не попадало собственное вознаграждение.
Что исправили по шагам
Первым шагом разложили договоры по схемам. Для каждой схемы определили, что считать доходом агентства, а что — деньгами клиента. Это стало правилом, от которого дальше строили весь учёт.
Вторым шагом переделали выставление актов. Вознаграждение агентства и рекламный бюджет разделили на отдельные строки. Клиент теперь видит, за что платит, а бухгалтер — что относить к выручке.
Третьим шагом навели порядок в учёте поступлений. Каждый платёж при поступлении получал назначение: вознаграждение, бюджет, аванс. Авансы перестали считать выручкой до момента оказания услуг.
Четвёртым шагом завели сверку с площадками. Раз в месяц суммы из отчётов площадок сравниваются с тем, что перечислено, и с тем, что оплатил клиент. Расхождения сразу видны, а не всплывают через полгода.
Пятым шагом сделали простой отчёт для владельца. В нём отдельно: вознаграждение агентства, рекламный бюджет клиентов, дебиторка, остаток на счёте. Владелец видит свою выручку, а не общий поток денег.
Отдельно прошлись по прошлым периодам. Там, где ошибки были очевидны, данные уточнили. Где документов не хватало, зафиксировали, что восстановить нельзя, и не стали дорисовывать цифры.
Что изменилось для бизнеса
Владелец впервые увидел свою реальную выручку. Она оказалась меньше общего оборота, зато теперь совпадала с деньгами, которые оставались в бизнесе.
Пропали скачки в отчётах. Раньше месяц с крупным рекламным бюджетом выглядел как рекорд, а следующий — как провал. Теперь колебания объясняются реальной работой, а не транзитными суммами.
Стало проще разговаривать с клиентами. Когда в акте видно вознаграждение отдельно от бюджета, меньше споров о том, за что выставлен счёт.
Появилась база для решений. Владелец может смотреть, какие клиенты приносят прибыль, а какие — только оборот. Раньше эти две вещи были неразличимы.
Чему научиться другим
Первое: оборот по счёту — не выручка. Если через вас проходят деньги клиентов, их нужно отделять от своего дохода с самого начала.
Второе: схема работы должна быть видна в договоре. От неё зависит, как учитывать поступления. Если в договорах разные формулировки, учёт не может быть одинаковым.
Третье: акт должен показывать структуру платежа. Одна строка на всю сумму — источник путаницы и для бухгалтера, и для клиента.
Четвёртое: сверка с площадками и подрядчиками должна быть регулярной. Разовые сверки находят ошибки поздно, когда их дорого исправлять.
Пятое: владельцу нужен отчёт, в котором видно его деньги, а не общий поток. Такой отчёт можно собрать без сложных систем, если с самого начала правильно размечать поступления.
Частые вопросы
Как понять, что у нас та же проблема?
Посмотрите, совпадает ли выручка в отчёте с деньгами, которые остаются в бизнесе. Если оборот растёт, а прибыль не меняется, скорее всего, в доход попадают чужие деньги.
Обязательно ли менять договоры с клиентами?
Не всегда. Иногда достаточно привести акты и учёт к тому, что уже написано в договоре. Но если формулировки разные и противоречат друг другу, договоры стоит уточнить.
Что делать с прошлыми периодами, где уже есть ошибки?
Сначала определить, какие документы есть, а каких не хватает. Там, где данные подтверждаются, уточнить учёт. Дорисовывать недостающие документы нельзя.
Можно ли навести порядок без нового программного обеспечения?
Да. В разобранном случае хватило таблицы разметки поступлений и регулярной сверки. Программа помогает, но не заменяет правило: отделять своё вознаграждение от денег клиента.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».