Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Учёт перемещений между точками — слабое место многих сетей. Когда товар едет из одной аптеки в другую без чёткого оформления, недостачи растут, а найти виноватого невозможно. Разберём, как одна аптечная сеть прошла путь от постоянных расхождений до управляемого учёта.
С чем пришёл владелец
Владелец сети из нескольких аптек пришёл с типичной жалобой: в каждой точке при инвентаризации всплывают недостачи. Суммы по отдельности небольшие, но за год набегала ощутимая цифра. При этом общий склад и закупки сходились, а между точками товар «исчезал».
Отдельная проблема — претензии между самими аптеками. Одна точка отправила партию, другая её не подтвердила, и товар завис в воздухе. Бухгалтер списывал расхождения на потери, чтобы закрыть период. Владелец понимал, что это лечит симптом, а не причину.
Как нашли причину
Начали с документов на перемещение. Оказалось, что часть передач между точками оформлялась задним числом, а часть — вообще без накладных, по договорённости между заведующими. Товар физически уезжал, а в учёте оставался числиться за старой точкой.
Дальше сверили остатки по каждой аптеке с фактическим наличием. Сопоставили даты перемещений с датами продаж и списаний. Выяснилось, что расхождения копятся там, где передачу оформляют уже после того, как товар продан на новой точке.
Посмотрели и на сроки годности. Часть недостач на деле была просрочкой, которую вовремя не списали и не оформили как положено. Её держали в остатках, чтобы не портить отчётность, а при инвентаризации она всплывала как нехватка.
Причина оказалась не в воровстве, а в учёте. Перемещения шли мимо документов, сроки годности не контролировали, а расхождения закрывали списанием на потери.
Что исправили по шагам
Первым шагом закрепили правило: товар не покидает точку без оформленной накладной на перемещение. Передающая сторона оформляет документ в момент отгрузки, принимающая подтверждает приёмку. Пока приёмка не подтверждена, товар числится за отправителем.
Вторым шагом ввели сверку между точками. Каждая передача закрывается в момент приёмки, а расхождения разбирают сразу, а не в конце месяца. Заведующие видят, что числится за их точкой, и отвечают за это.
Третьим шагом наладили работу со сроками годности. Товар с подходящим к концу сроком выявляют заранее и либо перемещают туда, где он быстрее продастся, либо списывают с оформлением. Просрочка перестала маскироваться под недостачу.
Четвёртым шагом разобрали старые расхождения. По каждой точке провели инвентаризацию, сопоставили учёт с фактом и оформили результаты документами. Списание на потери без подтверждения прекратили.
Пятым шагом закрепили ответственность. За перемещение и приёмку отвечают конкретные сотрудники на каждой точке. Если документ не оформлен, передача не считается состоявшейся.
Что изменилось для бизнеса
Недостачи перестали быть регулярной статьёй расходов. Расхождения теперь видны сразу и по конкретной передаче, а не всплывают раз в год при инвентаризации. Владелец получил картину, где находится товар в любой момент.
Претензии между точками прекратились. Спорные партии разбирают по документам, а не по памяти заведующих. Бухгалтерия перестала закрывать периоды списанием на потери.
Отдельный эффект — порядок со сроками годности. Товар реже списывают, потому что его успевают переместить или продать вовремя. Это прямая экономия, которую раньше не замечали за общими цифрами недостач.
Чему научиться другим
Перемещение без документа — это не «мелкая неформальность», а дыра в учёте. Товар уехал, а в системе остался за старой точкой. Чем дольше так продолжается, тем сложнее найти концы.
Сверку между точками нужно делать регулярно, а не от случая к случаю. Расхождение, разобранное сразу, стоит дешевле, чем накопленное за год.
Списание на потери не должно быть способом закрыть период. Если непонятно, куда делся товар, это повод разбираться, а не прятать цифру.
Сроки годности — часть учёта, а не отдельная история. Просрочка, вовремя не оформленная, превращается в недостачу при инвентаризации.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять перемещение, если товар везут между своими же точками?
Да. Это движение товара между обособленными местами, и оно должно быть подтверждено документом. Иначе товар числится не там, где находится.
Что делать, если недостача уже накопилась?
Провести инвентаризацию по каждой точке, сопоставить учёт с фактом и оформить результаты документами. Дальше разбирать причины, а не закрывать разницу списанием.
Как заставить сотрудников оформлять передачи вовремя?
Закрепить правило: без оформленной накладной и подтверждённой приёмки передача не считается состоявшейся. Ответственность за это — на конкретных сотрудниках точки.
Поможет ли это, если точки работают в разных программах?
Поможет, если выстроить единый порядок оформления и сверки. Главное — чтобы передача фиксировалась в момент отгрузки и приёмки, а не задним числом.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».