Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец аптечного пункта пришёл с тревогой: на складе копились лекарства с истекающим сроком, а бухгалтер списывал их «одной строкой» в конце квартала. При проверке такой подход почти всегда вызывает вопросы: непонятно, что именно испорчено, почему не продано и куда делись остатки. Разбираем, как навели порядок в учёте и оформили списание так, чтобы к нему не было претензий.
С чем пришёл владелец
Проблема была не в самих просроченных упаковках, а в том, как они попадали в учёт. Товар числился на складе, но фактически лежал в подсобке и постепенно переходил в категорию непригодного. Бухгалтер узнавал об этом постфактум и оформлял списание без подтверждающих документов.
Владелец хотел простого: убрать испорченный товар из учёта и не получить доначислений. При этом он не мог ответить, сколько упаковок с истекающим сроком у него сейчас в наличии и на какую сумму. Это и стало отправной точкой.
Как нашли причину
Первым делом сверили складской учёт с фактическим наличием. Прошли по полкам и подсобке, пересчитали упаковки с близким сроком годности и сопоставили с данными в товароучётной системе. Расхождения оказались заметными: часть позиций числилась в наличии, хотя была уже изъята из оборота.
Дальше посмотрели, как оформлялись списания раньше. Выяснилось, что акты составлялись формально, без указания конкретных наименований, серий и причин. Не было и регулярной сверки: товар с истекающим сроком не выделяли в отдельную группу и не отслеживали заранее.
Отдельно проверили, как учитываются возвраты поставщикам и как отражается утилизация. Здесь тоже был пробел: часть испорченного товара просто «висела» в остатках, потому что документы на выбытие не доводили до конца.
Что исправили по шагам
Сначала ввели регулярную сверку. Раз в месяц стали пересчитывать позиции с истекающим сроком и фиксировать результат отдельным документом. Это позволило видеть проблему заранее, а не когда товар уже нельзя продать.
Затем наладили оформление списания. На каждую партию теперь составляют акт с наименованиями, количеством, серией и причиной выбытия. К акту прикладывают подтверждение того, что товар действительно изъят из оборота и не подлежит продаже.
После этого разобрались с утилизацией. Испорченные лекарства передают на уничтожение по документам, а не выбрасывают. Копии подтверждающих бумаг хранят вместе с актом списания — это и есть доказательство, что товар выбыл обоснованно.
Отдельно упорядочили возвраты поставщикам. Если по условиям договора часть товара можно вернуть, это делают заранее, не дожидаясь истечения срока. Так снижается доля того, что придётся списывать.
Наконец, завели отдельный учёт для товара с близким сроком годности. Такие позиции держат на виду, их проще продать или вернуть, пока есть время. В результате списание перестало быть аварийной операцией в конце квартала.
Что изменилось для бизнеса
Главное — появилась предсказуемость. Владелец теперь видит, сколько товара под риском и на какую сумму, и может планировать закупки. Списание перестало быть сюрпризом, который бьёт по отчётности.
Документы стали полными. К каждой списанной партии есть акт и подтверждение утилизации или возврата. Если возникнут вопросы, есть что показать: видно, что именно выбыло и почему.
Снизились потери. Часть товара успевают продать или вернуть поставщику до истечения срока, а не списывают целиком. Это напрямую влияет на финансовый результат.
Учёт стал чище. Остатки на складе совпадают с фактическим наличием, а значит, отчётность отражает реальное положение дел.
Чему научиться другим
Не откладывайте списание на конец периода. Просроченный товар нужно фиксировать и оформлять сразу, иначе документы теряются, а остатки расходятся с реальностью.
Держите товар с истекающим сроком на отдельном контроле. Регулярная сверка помогает вовремя продать, вернуть или списать — и не накапливать проблему.
Оформляйте каждый шаг документами. Акт с наименованиями и причиной, подтверждение утилизации, документы по возврату — это ваша защита при проверке.
Не списывайте «одной строкой». Обезличенное списание сложно объяснить: непонятно, что именно выбыло и на каком основании.
Частые вопросы
Нужно ли хранить документы на списание испорченных лекарств?
Да. Акт списания и подтверждение утилизации или возврата поставщику стоит хранить вместе. Это доказательство того, что товар выбыл обоснованно.
Что делать, если часть товара можно вернуть поставщику?
Возврат лучше оформлять заранее, не дожидаясь истечения срока. Так вы снижаете потери и уменьшаете долю того, что придётся списывать.
Как часто проводить сверку товара с истекающим сроком?
Достаточно регулярной сверки, например раз в месяц. Главное — фиксировать результат документом и сразу разбираться с расхождениями.
Можно ли просто выбросить просроченные лекарства?
Нет. Испорченные лекарства передают на уничтожение по документам, а подтверждающие бумаги хранят вместе с актом списания.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».