Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Двойной учёт поставок в аптеке обычно означает, что одна и та же партия товара попала в учёт дважды: например, через накладную поставщика и через кассовый документ, или через два разных документа внутри самой программы. Из-за этого остатки в базе растут, а расхождения с поставщиками и с фактическим складом накапливаются. В разобранном кейсе владелец пришёл с жалобой, что товар «висит» на складе, хотя его давно продали, а поставщики присылают акты сверки с другими суммами.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшой аптеки пришёл с тремя проблемами сразу. Первая — складские остатки в программе не совпадают с тем, что реально лежит на полках. Вторая — поставщики регулярно присылают акты сверки, и суммы в них не сходятся с учётом аптеки. Третья — при инвентаризации часть позиций приходится списывать, и владелец не понимал, откуда берётся недостача.
Отдельно его беспокоило, что часть поставок числится как неоплаченная, хотя деньги поставщику переводили. Он не бухгалтер и не мог сам понять, где ошибка: в программе, в документах от поставщиков или в том, как оформляют приёмку сотрудники.
Как нашли причину
Начали с документов. Посмотрели, как оформляется приёмка товара: кто вносит накладные, в какой момент и что делает, если поставка пришла частями. Оказалось, что приёмку ведут разные сотрудники, и единого порядка нет.
Дальше сверили три источника: накладные от поставщиков, записи в учётной программе и банковские выписки по оплатам. Сопоставили их по датам и суммам. Так стало видно, где одна поставка отражена дважды, а где, наоборот, документ есть у поставщика, но не попал в учёт аптеки.
Отдельно разобрали акты сверки от поставщиков. В них были позиции, которых в учёте аптеки не было вовсе, и позиции, которые числились дважды. Причина оказалась в том, что часть накладных вносили вручную повторно, а часть поставок принимали по одному документу, хотя фактически товар приходил двумя партиями.
Ещё одна причина — возвраты. Товар возвращали поставщику, но в учёте возврат не всегда отражали, поэтому позиция оставалась на складе. В итоге склад показывал больше товара, чем было на самом деле, а расчёты с поставщиками расходились.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали фактическое наличие товара. Провели инвентаризацию и сравнили реальные остатки с тем, что показывала программа. Это дало точку отсчёта, от которой можно было исправлять учёт.
Затем убрали дубли. По каждой позиции, которая числилась дважды, определили, какой документ лишний, и убрали его из учёта. Здесь важно было не просто удалить запись, а понять, откуда она взялась, чтобы она не появилась снова.
После этого восстановили пропущенные документы. Те поставки, которые были у поставщика, но не попали в учёт аптеки, внесли на основании накладных. Возвраты, которые не отразили, оформили как положено.
Дальше навели порядок в расчётах с поставщиками. По каждому контрагенту сверили, что аптека должна и что уже оплатила, и сопоставили это с актами сверки. Расхождения, которые остались, разобрали по документам и закрыли.
Отдельным шагом описали порядок приёмки. Назначили, кто принимает товар, в какой момент вносит накладную и что делает при расхождениях. Договорились, что возвраты и частичные поставки оформляются сразу, а не откладываются.
В конце проверили результат повторной сверкой: сравнили остатки в программе с фактическим складом и расчёты с поставщиками с их актами. Расхождения, которые остались, были единичными и объяснимыми.
Что изменилось для бизнеса
Складские остатки в программе стали совпадать с реальным товаром. Владелец перестал списывать недостачи при каждой инвентаризации, потому что пропала причина их появления.
Акты сверки от поставщиков теперь сходятся с учётом аптеки. Это снимает споры и позволяет быстрее закрывать расчёты. Владелец видит, кому и сколько он должен, и не платит дважды за одну поставку.
Появился понятный порядок приёмки. Когда у сотрудников есть правило, что делать с накладной, возвратом и частичной поставкой, ошибки не копятся. Это дешевле, чем разбирать их раз в год.
Чему научиться другим
Первое — двойной учёт почти всегда начинается с приёмки. Если товар принимают разные люди без единого порядка, дубли и пропуски появляются сами собой.
Второе — расхождения с поставщиками нужно искать в трёх местах сразу: в накладных, в учёте и в оплатах. Сверка только по одному источнику ничего не покажет.
Третье — возвраты и частичные поставки нельзя откладывать. Именно они чаще всего остаются неотражёнными и превращаются в «висящий» товар и неверные расчёты.
Четвёртое — инвентаризация нужна не только для отчётности. Она даёт точку отсчёта, без которой исправлять учёт бессмысленно.
Частые вопросы
Почему одна и та же поставка попадает в учёт дважды?
Чаще всего потому, что накладную вносят вручную повторно или принимают товар по одному документу, хотя он пришёл частями. Дубли появляются, когда нет единого порядка приёмки и её ведут разные сотрудники.
Как понять, что расхождения с поставщиком — не его ошибка?
Нужно сверить накладные, записи в учёте и оплаты по датам и суммам. Если расхождение объясняется возвратом или частичной поставкой, которое не отразили, ошибка на стороне аптеки.
Что делать в первую очередь, если склад не сходится с программой?
Провести инвентаризацию и зафиксировать фактическое наличие товара. Без этой точки отсчёта исправлять учёт нельзя: непонятно, какие остатки верные.
Нужно ли менять программу, если появился двойной учёт?
Не обязательно. В разобранном кейсе причина была в порядке приёмки и в неотражённых документах, а не в самой программе. Сначала стоит навести порядок в том, как вносят документы.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».