Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец бара пришёл с вопросом, почему при похожей выручке денег на счетах стало меньше, чем он ожидал. Разбор показал: часть товара возвращали поставщику, но в учёте эти возвраты не отражались. Из-за этого бар платил за то, что фактически не получал, и не замечал переплату.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшого бара в Москве пришёл с ощущением, что «что-то не сходится». Выручка держалась примерно на одном уровне, а остаток на расчётном счёте рос медленнее, чем он рассчитывал. При этом крупных закупок он не делал и новых сотрудников не нанимал.
Он вёл учёт частично сам, частично отдавал помощнику. Первичные документы от поставщиков складывались в папку, но не всегда попадали в учёт. Владелец просил проверить, нет ли ошибок в расчётах с поставщиками и не теряет ли бар деньги на ровном месте.
Отдельно его беспокоили отношения с одним поставщиком напитков. Тот регулярно присылал акты сверки, но владелец подписывал их не глядя. Ему казалось, что суммы примерно совпадают с его представлением о закупках.
Как нашли причину
Работа началась с документов, а не с программы. Собрали все акты сверки с поставщиками за период, накладные, счета и переписку о возвратах. Отдельно подняли записи о том, какой товар бар возвращал: бой, истёкшие сроки, пересорт.
Дальше сверили три источника между собой: что поставщик отгрузил, что бар принял и что бар вернул. Оказалось, что возвраты оформлялись в переписке и частично на бумаге, но в учёт не попадали. Поставщик при этом уменьшал долг бара не всегда, а иногда продолжал выставлять счета за весь объём.
Причина была не в одном сбое, а в привычке. Возврат воспринимали как «мелочь» и не доводили до документов. В итоге в учёте бар числил у себя товар, которого уже не было, и оплачивал счета, где возвращённое не вычиталось.
Проверили и внутренние записи. Кладовщик фиксировал возвраты в блокноте и в чате, но не передавал их в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, работала только с тем, что приходило от поставщика. Разрыв между этими двумя потоками и создал переплату.
Что исправили по шагам
Сначала навели порядок в документах. По каждому возврату собрали подтверждение: заявку, согласование с поставщиком, документ о возврате и отметку о том, что поставщик его принял. Без такого набора возврат считался незакрытым.
Затем сделали сверку по каждому поставщику отдельно. Сравнили, что бар заказывал, что получал и что возвращал. Там, где возвраты не были учтены, направили поставщику письмо с просьбой скорректировать расчёты и прислать обновлённый акт сверки.
После этого изменили сам процесс. Ввели правило: возврат оформляется документом в тот же день, когда товар уходит обратно. Копия документа сразу попадает в бухгалтерию, а не оседает у кладовщика. Ответственный за возврат отмечает его в общем списке, чтобы ничего не потерялось.
Отдельно договорились о регулярной сверке. Раз в месяц бар сверяет расчёты с каждым крупным поставщиком и подписывает акт только после проверки. Мелкие расхождения разбирают сразу, а не копят к концу года.
Наконец, пересмотрели, кто за что отвечает. Кладовщик отвечает за факт возврата и документ. Бухгалтерия — за то, чтобы возврат попал в учёт и уменьшил задолженность. Владелец раз в месяц смотрит сводку по расчётам с поставщиками, а не только остаток на счёте.
Что изменилось для бизнеса
Переплата, которая накопилась из-за неучтённых возвратов, вернулась в оборот бара. Часть суммы поставщик зачёл в счёт будущих поставок, часть вернул деньгами. Для небольшого заведения это ощутимая поддержка: деньги не лежали мёртвым грузом в чужой кассе.
Стало понятнее, сколько бар реально тратит на закупки. Раньше владелец смотрел на счёт и не понимал, почему расходы выше ожиданий. Теперь он видит, за что платит и какие возвраты уже закрыты.
Порядок с документами снизил риск споров. Если поставщик присылает акт сверки, у бара есть чем подтвердить свою позицию. Это экономит время и нервы обеим сторонам.
Отдельный эффект — дисциплина внутри команды. Когда у возврата есть документ и ответственный, он перестаёт быть «мелочью». Сотрудники понимают: то, что не оформлено, считается неслучившимся.
Чему научиться другим
Первое: возврат — это такая же хозяйственная операция, как закупка. У него должен быть документ, подтверждение от поставщика и отражение в учёте. Если чего-то из этого нет, деньги могут уйти впустую.
Второе: акт сверки не подписывают не глядя. Это не формальность, а способ поймать расхождение, пока оно не стало привычкой. Сверять стоит по каждому крупному поставщику, а не одной общей суммой.
Третье: разрыв между складом и бухгалтерией — частая причина потерь. Если информация о товаре живёт в чатах и блокнотах, она не доходит до расчётов. Нужен простой и понятный маршрут документа.
Четвёртое: смотреть не только на остаток на счёте. Выручка и деньги на счетах могут выглядеть прилично, пока внутри расчётов копится переплата. Регулярная сверка показывает картину раньше, чем проблема станет заметной.
Частые вопросы
У нас тоже бывают возвраты поставщикам. С чего начать проверку?
Начните с актов сверки по каждому крупному поставщику и списка возвратов за период. Сравните, что вы возвращали, с тем, что поставщик учёл в расчётах. Расхождения сразу покажут, где искать.
Поставщик говорит, что возврат не получал. Что делать?
Соберите всё, что подтверждает передачу товара: заявку, согласование, документ о возврате, отметку о приёмке. Дальше сверяйте позиции по документам, а не по памяти. Если подтверждений нет, спор решается сложнее, поэтому лучше оформлять возврат сразу.
Нужно ли менять учётную программу, чтобы такого не было?
Не обязательно. Чаще проблема не в программе, а в том, что возвраты не доходят до учёта. Сначала наладьте маршрут документа от склада до бухгалтерии, а потом решайте, чего не хватает в программе.
Как часто стоит сверяться с поставщиками?
Достаточно регулярной сверки с каждым крупным поставщиком, чтобы расхождения не копились. Мелкие расхождения лучше разбирать сразу, пока их легко проверить по свежим документам.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».