Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Двойной учёт товаров при ввозе из ЕАЭС обычно проявляется так: склад показывает один остаток, а бухгалтерия — другой, и разница растёт от поставки к поставке. Причина почти всегда в том, что одна и та же партия попадает в учёт дважды — через документы поставщика и через документы перевозчика или брокера. Ниже разбор случая, с которым владелец пришёл в бухгалтерию.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшой торговой компании пришёл с простым вопросом: почему товар на складе «заканчивается» быстрее, чем по данным учёта, и почему по одной из позиций остаток в программе вдвое больше фактического. Продажи шли ровно, недостач по инвентаризации не фиксировали, но при сверке с кладовщиком цифры не сходились.
Отдельно его беспокоило, что при закрытии периода появлялись расхождения по себестоимости: одна и та же партия списывалась в расход дважды, из-за чего прибыль «прыгала». Внятного объяснения у него не было — каждый сотрудник отвечал за свой участок и видел только свою часть картины.
Как нашли причину
Начали с первичных документов по нескольким поставкам из стран ЕАЭС. Сверили транспортные документы, счета поставщиков, документы на приёмку и внутренние складские документы — по каждой партии построили цепочку от отгрузки до полки.
Причина обнаружилась в моменте приёмки. Кладовщик оформлял поступление по документам перевозчика, а бухгалтерия параллельно проводила ту же партию по документам поставщика — с другим номером и другой датой. Программа не распознавала это как одну и ту же поставку, поэтому создавала две карточки товара с разными партиями.
Дополнительно проверили настройки учётной системы и справочники номенклатуры. Нашли дубли позиций с почти одинаковыми названиями и разные единицы измерения у одной и той же позиции. Это усиливало путаницу: часть товара «висела» на одном коде, часть — на другом.
Сверку делали в три шага: сопоставили остатки склада и учёта на конкретную дату, затем прошли по движениям каждой спорной партии, затем сверили себестоимость списаний с фактическими документами поставок. Так удалось точно очертить, какие партии задвоены, а какие просто стоят на неверном коде.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали фактический остаток на складе — пересчитали спорные позиции и оформили результат пересчёта документально. Это дало точку отсчёта, от которой можно было выравнивать учёт.
Затем убрали дубли в справочнике номенклатуры: свели одинаковые позиции к одному коду, привели единицы измерения к единому виду, закрыли лишние карточки. Без этого любые дальнейшие исправления снова дали бы расхождения.
После этого скорректировали задвоенные партии: лишние поступления сторнировали, а по верным партиям восстановили корректную себестоимость. Списания, которые прошли дважды, перепроверили и привели к фактическому расходу товара.
Отдельно пересобрали порядок приёмки. Договорились, что поступление оформляется один раз и по одному комплекту документов, а транспортные документы прикладываются к нему как приложение, а не как отдельное поступление. Ответственного за приёмку закрепили, чтобы не было параллельных действий у кладовщика и бухгалтерии.
В конце сделали контрольную сверку: остатки склада, данные учёта и себестоимость списаний сошлись по всем спорным позициям. Владелец получил понятную картину по каждой партии — от документа поставщика до списания в продажу.
Что изменилось для бизнеса
Ушла разница между складом и учётом: остатки в программе стали соответствовать фактическому наличию. Владелец перестал получать сюрпризы при инвентаризации и смог нормально планировать закупки — раньше он заказывал товар, который уже лежал на складе, но числился не там.
Себестоимость перестала «прыгать»: расходы по одной партии больше не задваиваются, поэтому картина прибыли стала устойчивой. Это важно для решений о ценах и ассортименте — на искажённых цифрах такие решения принимать нельзя.
Порядок приёмки стал прозрачным: понятно, кто оформляет поступление и какими документами подтверждается партия. Меньше ручной сверки — меньше поводов для ошибок и споров внутри команды.
Чему научиться другим
Первое: расхождение склада и учёта — это не «ошибка кладовщика», а сигнал, что процесс приёмки не отлажен. Пока документы поставщика и перевозчика живут отдельно, задвоение будет возвращаться.
Второе: справочник номенклатуры нужно держать в порядке. Дубли названий и разные единицы измерения — тихая причина путаницы, которую замечают только на инвентаризации.
Третье: сверку лучше делать регулярно, а не раз в год. Сопоставление остатков и движений по партиям занимает немного времени, если делать это постоянно, и превращается в большой разбор, если копить расхождения месяцами.
Четвёртое: у приёмки должен быть один ответственный и один комплект документов на партию. Это простое правило снимает большую часть проблем при ввозе из ЕАЭС.
Частые вопросы
Почему одна и та же поставка попала в учёт дважды?
Потому что поступление оформили по документам перевозчика, а бухгалтерия отдельно провела ту же партию по документам поставщика. Программа восприняла это как две разные поставки.
Как быстро понять, что на складе двойной учёт?
Сравните остатки склада и учёта на одну дату и пройдите по движениям спорных партий. Если по позиции видно два поступления с разными номерами и датами, но один и тот же товар — это признак задвоения.
Что делать в первую очередь — пересчитывать склад или править программу?
Сначала зафиксируйте фактический остаток документально, иначе будет неясно, к чему выравнивать учёт. Затем уберите дубли в справочнике номенклатуры и только после этого корректируйте партии.
Как не допустить повторения?
Закрепите один порядок приёмки: одно поступление на партию, транспортные документы — приложением к нему, один ответственный. И делайте регулярную сверку остатков, не дожидаясь инвентаризации.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».