Сверка книг покупок и продаж с декларацией по НДС — регулярная процедура, а не разовое мероприятие. Обычно её делают перед каждой сдачей отчётности и после неё, а также при расхождениях с контрагентами. Если бухгалтер говорит, что сверяет книги «когда-нибудь потом», это повод задать вопросы.
Зачем вообще сверять книги с декларацией
Книга продаж и книга покупок — это расшифровка того, что попадает в декларацию по НДС. Если суммы в книгах и в отчётности расходятся, налоговая увидит это при камеральной проверке. Тогда придётся давать пояснения, уточнять декларацию и разбираться с контрагентом.
Сверка нужна не только для отчётности. Она показывает, все ли счета-фактуры от поставщиков дошли до бухгалтера, не задвоились ли документы, нет ли операций, которые провели дважды или не провели вовсе.
Как часто это должно происходить
Привяжите сверку к событиям, а не к календарю. Перед сдачей декларации бухгалтер должен свести книги с отчётностью. После сдачи — проверить, что отправленные данные совпадают с тем, что осталось в учёте.
Отдельный повод — расхождения с контрагентами. Если поставщик заявил вычет, а вы ему счёт-фактуру не отразили, налоговая может запросить пояснения у обеих сторон. Такие ситуации разбирают сразу, как о них стало известно.
Хороший признак — у бухгалтера есть свой порядок сверки и он может описать его в двух словах. Плохой — ответ «сверяю по мере необходимости» без деталей.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужно знать проводки. Достаточно посмотреть на несколько простых вещей.
Сравните сумму продаж в книге продаж с выручкой, которую вы видите в отчёте о финансовых результатах. Расхождение допустимо, но оно должно объясняться: например, часть операций не облагается НДС. Если бухгалтер не может объяснить разницу, это сигнал.
Посмотрите, совпадает ли итог книги покупок с суммой вычетов в декларации. Эти два числа должны сходиться.
Проверьте, что в книгах нет счетов-фактур от поставщиков, с которыми вы не работали. Такие записи — частая причина претензий.
Спросите, как учитываются авансы: полученные от покупателей и выданные поставщикам. Это место, где чаще всего путаются.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Спокойный и конкретный ответ — хороший знак.
Спросите: «Как вы сверяете книги с декларацией и когда делали это в последний раз?» Попросите показать, где это видно в учёте.
Спросите: «Какие расхождения с контрагентами сейчас есть и что вы с ними делаете?» Если бухгалтер не знает о таких расхождениях, значит, не проверяет.
Спросите: «Кто отвечает за то, что все счета-фактуры от поставщиков попали в учёт?» Документы теряются между вами и бухгалтером, и важно понять, где это звено.
Спросите: «Что вы делаете, если нашли ошибку в уже сданной декларации?» Ответ должен быть про уточнённую декларацию, а не про «подождём до следующего квартала».
Тревожные сигналы
Первый — бухгалтер не может быстро показать книги покупок и продаж. Если данные ведутся в разных местах и сводятся вручную, ошибки почти неизбежны.
Второй — расхождения с контрагентами всплывают уже после запроса из налоговой. Значит, сверку не делают заранее.
Третий — вам приносят декларацию без расшифровки. Вы подписываете отчётность, но не понимаете, из чего сложились суммы.
Четвёртый — на ваши вопросы отвечают общими словами: «всё под контролем», «так всегда делали». Конкретика должна быть всегда.
Пятый — ошибки находят только вы или налоговая. Это значит, что внутренней проверки нет.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с разговора. Попросите бухгалтера показать порядок сверки и последние результаты. Если ответа нет, предложите зафиксировать процедуру: что, когда и как проверяется.
Закажите независимую проверку учёта за период, который вызывает сомнения. Это дешевле, чем разбираться с последствиями ошибок.
Если ошибки уже есть, обсудите, какие декларации нужно уточнить и в каком порядке. Не откладывайте: чем дольше тянется расхождение, тем сложнее его объяснить.
И последнее: если бухгалтер не может объяснить свои действия простыми словами, это проблема не в вашей некомпетентности, а в его работе.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять книги покупок и продаж с декларацией?
Перед каждой сдачей отчётности и сразу после неё. Дополнительно — при любых расхождениях с контрагентами.
Можно ли проверить работу бухгалтера, не разбираясь в учёте?
Да. Сравните итоги книг с суммами в декларации и задайте бухгалтеру вопросы о порядке сверки. Конкретные ответы — признак порядка.
Что делать, если нашлись расхождения?
Выяснить причину, при необходимости уточнить декларацию и разобраться с контрагентом. Откладывать не стоит.
О чём говорит отказ бухгалтера показать книги и порядок сверки?
О том, что сверка, скорее всего, не ведётся. Стоит проверить учёт независимо.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.