Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец транспортно-экспедиционной компании пришёл с одной жалобой: налог с оборота растёт быстрее, чем доход. По его ощущению, он платил налог с денег, которые ему не принадлежали. Разбор показал, что так и было: в учёте вся сумма по заявке клиента считалась выручкой экспедитора, хотя большая её часть уходила перевозчику.
С чем пришёл владелец
Компания небольшая: несколько менеджеров, свой учёт, часть функций на аутсорсе. Работа строилась на заявках: клиент платил за перевозку, компания привлекала сторонних перевозчиков и оставляла себе вознаграждение за организацию.
Владелец смотрел на отчёт о прибыли и не понимал картину. Выручка в отчёте была крупной, а на счёте оставалось немного. При этом налог начислялся со всей суммы, которую клиент переводил за перевозку.
Отдельно его смущали кассовые разрывы. Деньги за перевозку приходили и почти сразу уходили перевозчику, а налоговая нагрузка считалась так, будто весь оборот — его доход. Он просил проверить, нет ли ошибки в расчётах, и заодно понять, как выстроить учёт, чтобы платить с реального заработка.
Как нашли причину
Начали с договоров. В типовом договоре с клиентом была формулировка, из которой не следовало, что компания действует как посредник. Не было указания, что она организует перевозку за вознаграждение, а деньги на перевозку — средства клиента. По бумагам выходило, что компания сама оказывает услугу за полную стоимость.
Дальше посмотрели, как оформляются заявки. В заявке стояла одна итоговая сумма, без разделения на вознаграждение и компенсацию расходов на перевозчика. Счёт клиенту выставлялся на всю сумму одной строкой.
Потом сверили документы по конкретным рейсам. Сравнили счёт клиенту, счёт перевозчика, акт и выписку по счёту. По каждому рейсу было видно: компания получает деньги от клиента и перечисляет почти ту же сумму перевозчику, разница — её заработок. Но в учёте эта разница не выделялась.
Проверили и акты. Компания закрывала акт с клиентом на полную сумму, а акт с перевозчиком — на его часть. В учёте обе суммы проходили как оборот, а не как выручка и расход по посреднической схеме. Отсюда и двойной эффект: налог считался с полной суммы, а расходы на перевозчика не уменьшали базу так, как должны были.
Причина оказалась не в ставках и не в расчётах, а в том, как оформлены договоры и документы. Учёт честно отражал то, что было написано в бумагах. А в бумагах компания выглядела как исполнитель, а не как посредник.
Что исправили по шагам
Первым делом переписали договор с клиентом. Прописали, что компания организует перевозку и получает за это вознаграждение, а деньги на оплату перевозчика — средства клиента, которые компания перечисляет дальше. Отдельно зафиксировали, как считается вознаграждение.
Затем поменяли заявку и счёт. В заявке появились две строки: вознаграждение компании и сумма на перевозку. Счёт клиенту стал выставляться с таким же разделением, чтобы у клиента и у компании были одинаковые цифры в документах.
Дальше навели порядок в актах. Акт с клиентом стал закрываться на вознаграждение, а не на весь оборот. Акт с перевозчиком — на его сумму. Так документы стали совпадать с реальным движением денег.
Потом перестроили учёт. Суммы, которые компания получала на перевозку и передавала перевозчику, перестали попадать в выручку. В выручку пошло только вознаграждение. Расходы на перевозчика перестали учитываться как отдельная статья, потому что это уже не расход компании, а средства клиента.
Отдельно прошлись по старым рейсам. Сверили документы по каждому, нашли места, где оформление расходилось с фактическим движением денег, и привели бумаги в порядок. Там, где это было возможно, оформили корректировки.
В конце собрали простой регламент для менеджеров: как заполнять заявку, что писать в счёте, какие строки должны быть в акте. Регламент занял пару страниц, но снял главную причину ошибок — каждый менеджер оформлял документы по-своему.
Что изменилось для бизнеса
Выручка в отчётах стала меньше, но она стала правдой. Теперь в ней видно то, что компания действительно зарабатывает, а не весь поток денег через счёт.
Налоговая нагрузка перестала зависеть от размера чужих перевозок. Компания платит с вознаграждения, а не с суммы, которая всё равно уходит перевозчику. Это дало ровный и предсказуемый платёж.
Кассовые разрывы сгладились. Раньше деньги за перевозку и налог с них приходили в разное время, и это создавало напряжение. Теперь налог считается с той части, которая реально остаётся у компании.
Стало проще разговаривать с клиентами. В счёте видно, за что платит клиент: за организацию и за перевозку. Меньше вопросов и меньше правок в документах.
Плюс появилась управленческая картина. Владелец видит, сколько приносит вознаграждение по каждому клиенту и направлению, а не валовый оборот. На такой цифре уже можно принимать решения.
Чему научиться другим
Первое: смотрите на договор, а не только на цифры. Если в договоре не сказано, что вы посредник, учёт будет считать вас исполнителем. И налог будет считаться так же.
Второе: разделяйте в документах своё и чужое. В заявке, счёте и акте должны быть видны вознаграждение и сумма на перевозку. Одна итоговая строка почти всегда приводит к путанице.
Третье: сверяйте документы с движением денег. Счёт клиенту, счёт перевозчика, акт и выписка по счёту должны складываться в понятную картину по каждому рейсу. Расхождение — сигнал, что оформление не совпадает с реальностью.
Четвёртое: проверяйте старые периоды, а не только текущий. Ошибка в оформлении тянется годами и накапливается. Чем раньше её найти, тем меньше бумаг придётся править.
Пятое: закрепите правила для менеджеров. Ошибки чаще всего появляются не в учёте, а на этапе оформления заявки. Короткий регламент закрывает эту дыру лучше, чем разбор каждой ошибки по отдельности.
Частые вопросы
Мы работаем как посредники, но в договоре это не написано. Это критично?
Да, это главная причина путаницы в учёте. Если в договоре нет посреднической схемы, документы и налоги будут считаться так, будто вы оказываете услугу сами. Начните с формулировок в договоре и заявке.
Нужно ли переделывать документы за прошлые периоды?
Стоит проверить. Если оформление расходилось с реальным движением денег, бумаги лучше привести в порядок. Начните со сверки по каждому рейсу: счёт клиенту, счёт перевозчика, акт и выписка.
Как понять, что мы считаем налог с лишнего?
Посмотрите, попадает ли в выручку вся сумма, которую клиент платит за перевозку. Если да, а большую часть вы передаёте перевозчику, налог считается с чужих денег. Проверьте, разделены ли вознаграждение и сумма на перевозку в заявке, счёте и акте.
Что делать в первую очередь?
Переписать договор и заявку так, чтобы в них была видна посредническая схема и вознаграждение. Затем привести в соответствие счета и акты. И только после этого менять учёт — иначе документы и цифры снова разойдутся.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».