Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец клиники заметил, что закупки препаратов растут, а выручка от процедур не меняется. При сверке остатков на складе и в учёте обнаружились расхождения. Ниже — как искали причину и что исправили, чтобы вернуть контроль над аптечным учётом.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшой клиники пришёл с простым наблюдением: расход препаратов в закупках вырос, а количество процедур осталось прежним. При этом деньги на закупки уходили стабильно, а часть позиций приходилось докупать внепланово. Он не подозревал кражу, но хотел понять, куда уходит разница.
Отдельно его беспокоил склад: часть препаратов лежала с истекающим сроком годности, а некоторые позиции заканчивались в самый неподходящий момент. Внутренний учёт вёлся в таблице, которую заполняли сотрудники на местах. Единого порядка списания не было.
Владелец попросил проверить, совпадают ли данные склада, процедурного кабинета и бухгалтерии. Дальше нужно было понять, где именно теряется связь между закупкой, использованием и списанием.
Как нашли причину
Начали с документов: накладные на закупку, акты списания, журналы процедур и данные складской таблицы. Сверили каждую позицию по цепочке «приход — использование — остаток». Уже на этом этапе стало видно, что часть списаний оформлялась задним числом и без привязки к конкретной процедуре.
Отдельно посмотрели, как препараты передаются со склада в кабинет. Передача фиксировалась не всегда, а если фиксировалась, то в разных форматах. Из-за этого остатки на складе и в кабинете расходились, и никто не мог сказать, где реальное количество.
Провели выборочную сверку по нескольким позициям: сравнили закупку за период, число процедур по журналу и объём списаний. По части препаратов списаний было больше, чем требовалось по журналу процедур. По другим — наоборот, препарат заканчивался, хотя по учёту должен был оставаться.
Причина оказалась не в одном месте. Сказались сразу несколько вещей: отсутствие единого порядка списания, ручные таблицы без контроля и передача препаратов «на словах». В такой схеме расхождения накапливаются незаметно, и найти конкретного виновника почти невозможно.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали единый порядок движения препаратов: от приёмки на склад до списания после процедуры. Каждый шаг стал подтверждаться документом, а не записью в свободной форме. Это убрало серую зону, где данные терялись.
Затем привязали списание к процедуре. Препарат списывается тогда, когда есть запись о процедуре, а не «по факту окончания упаковки». Так стало видно, сколько израсходовано по делу, а сколько не подтверждено.
Передачу со склада в кабинет оформили как отдельную операцию с подписью принимающего. Теперь остаток в кабинете — это не предположение, а зафиксированное количество. Расхождения видны сразу, а не через месяцы.
Ввели регулярную сверку остатков: склад, кабинет и учёт сравниваются между собой по установленному порядку. Расхождения разбираются сразу, пока понятно, откуда они взялись. Заодно наладили контроль сроков годности, чтобы препараты не лежали до истечения.
Ручные таблицы заменили на учёт, где данные вводятся один раз и дальше не расходятся по разным файлам. Доступ к изменению остатков ограничили. Это не про недоверие к сотрудникам, а про то, чтобы ошибку было видно и можно было исправить.
Что изменилось для бизнеса
Владелец перестал докупать препараты внепланово из-за «внезапного» дефицита. Закупки стали опираться на реальный расход, а не на ощущения. Разница между закупкой и использованием теперь объяснима по каждому шагу.
Появилась возможность проверять расхождения точечно, не пересчитывая всё подряд. Если остаток не сходится, понятно, на каком этапе это произошло. Списание перестало быть формальностью, которую оформляют задним числом.
Отдельный эффект — меньше списанных из-за сроков годности препаратов. Когда остатки видны и сверяются регулярно, залежавшиеся позиции замечают раньше. Это прямая экономия, которую легко посчитать по закупкам.
Для владельца главное изменение — предсказуемость. Он видит, сколько препаратов закуплено, сколько израсходовано и что осталось. Управлять закупками и ценообразованием процедур стало проще, потому что есть на что опираться.
Чему научиться другим
Первое: расхождения в аптечном учёте почти никогда не появляются в одном месте. Они копятся там, где нет единого порядка и подтверждающих документов. Чем свободнее форма учёта, тем сложнее потом найти причину.
Второе: списание нужно привязывать к процедуре, а не к окончанию упаковки. Иначе невозможно понять, куда ушёл препарат. Привязка к процедуре делает расход проверяемым.
Третье: передача препаратов между складом и кабинетом должна фиксироваться. Без этого остатки в двух местах никогда не сойдутся. Подпись принимающего — простой способ закрыть эту дыру.
Четвёртое: сверка должна быть регулярной, а не разовой. Разбирать расхождение сразу дешевле, чем искать причину за несколько месяцев. И не стоит ждать, пока разница станет заметной по деньгам.
Пятое: ограничьте доступ к изменению остатков. Это снижает риск случайных правок и делает учёт надёжнее. Порядок важнее, чем количество таблиц.
Частые вопросы
Можно ли найти причину недостачи, если учёт вёлся в таблицах?
Да, но придётся сверять цепочку по документам: закупка, передача, использование, списание. В таблицах без единого порядка часть связей теряется, поэтому восстановить картину полностью удаётся не всегда.
Нужно ли менять всех сотрудников, чтобы навести порядок?
Нет. Сначала стоит выстроить порядок движения препаратов и подтверждающие документы. Часто расхождения возникают из-за неудобного учёта, а не из-за недобросовестности.
Как часто нужно сверять остатки препаратов?
Достаточно регулярной сверки по установленному порядку, а не раз в год. Чем чаще разбираются расхождения, тем проще понять их причину.
Что делать в первую очередь, если расход препаратов вырос?
Сравните закупку, число процедур и объём списаний по нескольким позициям. Это покажет, где расходится цепочка, и с какого участка начинать проверку.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».