Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Смешанные поставки из стран ЕАЭС ломают партионный учёт чаще, чем кажется: товар приходит одной машиной, но по разным документам, с разными сроками и условиями. В итоге остатки в учёте расходятся с реальным складом, а себестоимость продаж считается неверно. Ниже разбор, как такая ситуация выглядела у одного ООО и что помогло навести порядок.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшой торговой компании пришёл с двумя жалобами. Первая: складские остатки в программе не совпадают с тем, что фактически лежит на складе. Вторая: маржа по отдельным товарам «скачет», хотя закупочные цены не менялись.
Разговор начался с простого вопроса: «Почему по одному и тому же товару в разные месяцы разная себестоимость?» Ответа у главного бухгалтера не было. Отчёты формировались, но доверять им было нельзя.
Отдельно владельца беспокоили поставки из стран ЕАЭС. Товар оформлялся по нескольким документам сразу, часть позиций приходила с отсрочкой, часть — с другой логистикой. В учёте всё это смешивалось в одну «кашу».
Как нашли причину
Начали с инвентаризации. Сверили фактический склад с учётными остатками по каждой позиции. Расхождения оказались не случайными: они копились именно по товарам из смешанных поставок.
Дальше подняли первичные документы по нескольким поставкам. Смотрели накладные, счета, документы по доставке и приёмке. Сопоставляли, как каждая партия попала в учёт и к какой поставке её отнесли.
Причина оказалась в том, что при приёмке смешанной поставки партии не разделяли. Товар, пришедший по разным документам и с разными условиями, попадал в учёт одной строкой. Из-за этого себестоимость усреднялась, а списание шло не по той партии.
Вторая причина — ручные корректировки. Кто-то из сотрудников «поправлял» остатки вручную, чтобы закрыть расхождения. Эти правки не фиксировались, и следы терялись.
Третья причина — несогласованность между складом и бухгалтерией. Кладовщик принимал товар по факту, бухгалтерия проводила документы позже. Между этими моментами учёт жил своей жизнью.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали реальную картину. Провели полную инвентаризацию и оформили результаты документально. Это дало точку отсчёта: что есть на самом деле и что нужно привести в соответствие.
Затем разобрали каждую проблемную поставку. По документам восстановили, какие партии входили в смешанную поставку, по каким условиям они пришли и как должны были попасть в учёт. Партии разделили и завели отдельными позициями.
После этого настроили порядок приёмки. Договорились о правиле: смешанная поставка принимается по партиям, каждая — со своими документами. Кладовщик и бухгалтерия работают по одному и тому же списку позиций.
Отдельно закрыли тему ручных правок. Ввели правило: любые корректировки остатков оформляются документом с указанием причины и ответственного. Без документа — никаких изменений.
В конце сверили себестоимость. Пересчитали списание по восстановленным партиям и сравнили с тем, что было. Расхождения по проблемным товарам ушли, отчёты стали сходиться со складом.
Что изменилось для бизнеса
Владелец получил отчёты, которым можно доверять. Остатки в программе совпадают с фактическим складом, а себестоимость по товару считается по реальной партии, а не по усреднённой цифре.
Маржа перестала «скакать». Появилась возможность видеть, какой товар действительно приносит прибыль, а какой тянет вниз. Решения по закупкам стали опираться на цифры, а не на ощущения.
Порядок приёмки снизил зависимость от конкретного сотрудника. Даже если человек уходит, логика учёта остаётся в документах и правилах, а не в чьей-то голове.
Отдельный эффект — спокойствие при проверках. Когда партии разделены и каждая поставка подтверждена документами, проще объяснить любую цифру в учёте.
Чему научиться другим
Смешанная поставка — это не одна партия, а несколько. Если принимать её одной строкой, учёт партий разваливается, и восстановить его потом дорого.
Ручные правки остатков без документов — главный враг аналитики. Любая корректировка должна оставлять след: кто, когда и почему изменил цифру.
Склад и бухгалтерия должны работать по одному списку позиций. Расхождение между фактом и документом копится быстро, а расхлёбывать его приходится долго.
Инвентаризация — не формальность, а точка отсчёта. Без неё любые исправления в учёте повисают в воздухе.
Частые вопросы
Почему расхождения появились не сразу, а копились месяцами?
Потому что смешанные поставки шли регулярно, и каждая добавляла небольшую ошибку. По отдельности они были незаметны, а вместе дали заметное расхождение по остаткам и себестоимости.
Можно ли было обойтись без полной инвентаризации?
Нет. Без сверки факта с учётом непонятно, от какой цифры отталкиваться. Иначе исправления затрагивают неверные данные и только запутывают картину.
Что делать, если поставщик присылает товар одной машиной, но по разным документам?
Принимать по партиям: каждая часть поставки заводится отдельно, со своими документами и условиями. Так учёт партий сохраняется, а себестоимость считается корректно.
Как понять, что у нас та же проблема?
Признаки простые: остатки в программе не сходятся со складом, маржа по товарам скачет без причины, а сотрудники периодически «поправляют» цифры вручную. Если это знакомо, стоит начать со сверки.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».