Отчёт директора перед владельцем — это не только цифры прибыли. По нему видно, ведётся ли учёт аккуратно и говорит ли бухгалтер о проблемах открыто. Если отчёт сводится к одной сумме на счёте, проверить качество работы сложно. Ниже — что запросить и как читать ответы.
Что должно быть в отчёте, кроме остатка на счёте
Хороший отчёт отвечает на вопросы, а не просто показывает деньги. В нём видно, сколько компания должна и сколько должны ей. Отдельно — налоги и взносы: что начислено, что уплачено, что ещё предстоит заплатить.
Попросите расшифровку долгов по контрагентам. Список «нам должны» и «мы должны» с суммами и датами — база для решений. Если бухгалтер отвечает «там всё примерно», это сигнал.
Проверьте, совпадают ли цифры отчёта с банковской выпиской и с тем, что вы видите в личном кабинете налоговой. Расхождения допустимы, но у каждого должна быть понятная причина.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с банка. Сверьте остаток на конец периода с выпиской. Если суммы не сходятся, спросите почему — ответ должен быть конкретным.
Посмотрите, все ли операции попали в учёт. Возьмите несколько платежей за месяц и спросите, как каждый отражён. Проблемы обычно видны на нестандартных операциях: займы, возвраты, оплата наличными, покупки через подотчётное лицо.
Проверьте, есть ли первичные документы по крупным сделкам. Договор, счёт, акт, накладная — если чего-то нет, бухгалтер должен был запросить это сам, а не ждать проверки.
Загляните в отчётность, которую компания сдаёт. Вам не нужно знать все строки. Достаточно понять, совпадают ли обороты и прибыль с тем, что вы знаете о бизнесе. Если в отчёте прибыль, а денег на счёте нет — спросите, где они.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и смотрите на форму ответа. Уклончивость и общие слова хуже, чем честное «здесь есть риск, вот в чём он».
Спросите, какие операции за период вызывали вопросы и как их закрыли. Хороший бухгалтер помнит такие случаи и объясняет решение.
Спросите, есть ли незакрытые вопросы с контрагентами: не подписаны акты, не пришли документы, есть спор по сумме. Это влияет на учёт и на налоги.
Спросите, что изменилось в работе компании за период и как это отражено. Новые договоры, сотрудники, виды деятельности — всё это меняет учёт.
Спросите, что бухгалтеру нужно от вас, чтобы работа шла без сюрпризов. Если ответа нет, инициатива полностью на вашей стороне — это риск.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — отчёт всегда одинаковый по форме и не меняется под ситуацию. Значит, его собирают по шаблону, не вникая в дела компании.
Второй — нет расшифровок. Суммы есть, а из чего они сложились, непонятно. Проверить такие цифры нельзя.
Третий — бухгалтер не задаёт вопросов. Учёт требует уточнений почти каждый период. Если вопросов нет никогда, документы, скорее всего, не проверяются.
Четвёртый — проблемы всплывают поздно. Например, о долге или ошибке вы узнаёте, когда срок уже прошёл. Хороший учёт даёт время на решение.
Пятый — ответы меняются. Сегодня одна версия, завтра другая. Это признак того, что учёт не ведётся системно.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте требования к отчёту. Простой список: остатки, долги, налоги, расшифровки, вопросы периода. Так вы сможете сравнивать отчёты между собой.
Затем проведите сверку. Попросите свести данные учёта с банком и с расчётами по налогам. Расхождения должны быть объяснены письменно.
Если ответы не устраивают, запросите документы по спорным операциям. Отказ или затягивание — повод менять подход к учёту.
При серьёзных сомнениях стоит показать учёт другому бухгалтеру. Взгляд со стороны покажет, есть ли системные ошибки. Решение о смене принимайте после того, как увидите полную картину.
Частые вопросы
Как часто просить отчёт у бухгалтера?
Достаточно регулярного отчёта в одном и том же формате. Частоту выберите под свой бизнес, главное — чтобы отчёт приходил вовремя и по одной структуре.
Можно ли оценить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да, по косвенным признакам. Смотрите на расшифровки, совпадение с банком, наличие документов и на то, как бухгалтер отвечает на вопросы.
Что делать, если бухгалтер говорит, что всё в порядке, а расшифровок нет?
Попросите расшифровки письменно. Если их не дают, это само по себе ответ о качестве работы.
Нужно ли менять бухгалтера при первой же ошибке?
Нет. Ошибки бывают у всех. Важно, как её признают и исправляют. Менять стоит, если проблемы повторяются и о них вы узнаёте последним.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.