Каждая хозяйственная операция должна оставлять след: договор, счёт, акт, накладную, чек или платёжное поручение. Если по операции нет документа, в учёте появляется пробел, и его придётся закрывать задним числом. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках.
Что значит «операция подтверждена»
Подтверждённая операция — это операция, у которой есть основание и результат. Основание — договор, счёт или заявка. Результат — акт, накладная, чек, выписка банка.
Смотрите на связку: деньги ушли — есть счёт и закрывающий документ. Товар пришёл — есть накладная от поставщика. Работа сдана — есть подписанный акт. Если хотя бы одного звена нет, операция висит в воздухе.
Отдельно проверьте операции без денег. Взаимозачёт, бартер, возврат, списание — они тоже требуют документов. Их часто забывают, а при проверке они всплывают первыми.
Проверки, которые владелец делает сам
Начните с банка. Откройте выписку за месяц и пройдите по каждому списанию. К каждому платежу должен находиться документ: счёт, договор, акт. Если по платежу документа нет, запишите его в список вопросов бухгалтеру.
Затем посмотрите на поступления. Каждая оплата от покупателя должна быть привязана к отгрузке или акту. Если деньги пришли, а отгрузки нет, спросите почему.
Проверьте склад или список оказанных услуг. Сравните, что фактически ушло клиентам, с тем, что есть в документах. Расхождения бывают из-за неоформленных отгрузок.
Посмотрите на первичные документы глазами проверяющего. В счёте-фактуре и накладной должны быть реквизиты сторон, дата, подписи, наименование товара или услуги. Пустые графы и опечатки в названиях контрагентов — повод переделать документ.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и попросите короткие ответы.
- По каким операциям за период нет подтверждающих документов?
- Какие документы вы запрашивали у контрагентов и не получили?
- Есть ли операции, оформленные задним числом?
- Как вы проверяете контрагента перед сделкой?
- Где хранятся документы и можно ли их найти по названию контрагента?
Ответы покажут, ведётся ли учёт по факту или документы собирают к отчётной дате. Второй вариант опасен: часть операций к тому моменту уже не восстановить.
Попросите показать реестр документов за месяц. Если такого списка нет, попросите его завести. Реестр — простая таблица: дата, контрагент, операция, документ, статус. По ней видно, что закрыто, а что висит.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — бухгалтер просит документы «потом». Если закрывающие документы собирают в конце квартала или года, часть из них не соберётся.
Второй — расхождения между банком и учётом. Платежи есть, а в документах их нет. Или наоборот: документы есть, а денег по ним не было.
Третий — документы от контрагентов с ошибками в реквизитах. Их нужно возвращать на исправление сразу, а не хранить как есть.
Четвёртый — отсутствие реакции на ваши вопросы. Если на прямой вопрос об операции нет внятного ответа, разбирайтесь дальше.
Пятый — документы хранятся в переписке и на словах. Нет папок, нет реестра, нет доступа. При смене бухгалтера или проверке вы не сможете быстро восстановить картину.
Что делать при проблемах
Сначала соберите список операций без документов. По каждой определите, что именно нужно: акт, накладная, чек, исправленный счёт. Запросите недостающее у контрагентов письменно.
Введите правило: документ появляется вместе с операцией, а не после. Платёж без основания не проводите. Отгрузку без накладной не делайте.
Заведите реестр документов и проверяйте его раз в месяц. Это занимает немного времени, но показывает состояние учёта без погружения в проводки.
Если расхождений много и они копятся, обсудите с бухгалтером порядок работы. Возможно, стоит изменить схему документооборота: кто запрашивает документы, в какой срок, где они хранятся.
Частые вопросы
Достаточно ли чека или квитанции, чтобы подтвердить расход?
Чек подтверждает оплату, но не всегда подтверждает саму операцию. К чеку нужен документ о том, что именно вы получили: накладная, акт или иной документ от продавца.
Что делать, если контрагент не присылает закрывающие документы?
Запросите документы письменно и сохраните запрос. Пока документа нет, операция считается неподтверждённой, и это нужно держать на контроле.
Как часто проверять документы?
Достаточно раза в месяц, вместе с закрытием периода. Регулярная проверка проще, чем разбор накопившихся пробелов в конце года.
Можно ли восстановить документы задним числом?
Часть документов можно запросить у контрагента повторно. Но операции, которые не оформлялись вовсе, восстановить сложно, поэтому лучше не допускать пробелов.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.