Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Перерасход в отчётности почти всегда виден не в самой отчётности, а в расхождении между тем, что списали в производство, и тем, что реально ушло на продукцию. В разобранном случае владелец пришёл с простым вопросом: почему себестоимость растёт, а выручка нет. Причиной оказалась ошибка в нормировании расхода сырья, а не воровство и не сбой программы.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшого производственного предприятия принёс распечатку отчёта о себестоимости за несколько периодов. По его ощущению, сырьё закупали примерно столько же, сколько раньше, а списывали в производство заметно больше. При этом склад не пустел, а готовая продукция не росла.
Отдельно его смущало, что бухгалтер показывал стабильную картину: расход по документам совпадал с нормами. Владелец не бухгалтер, поэтому не мог понять, где именно расходятся цифры. Он просил не искать виноватых, а объяснить, откуда берётся перерасход и что делать.
Первое, что стоило разделить, — это три разных вопроса. Сколько сырья купили, сколько списали в производство и сколько должно было уйти по нормам на фактический выпуск. Пока эти три числа живут в разных таблицах, перерасход легко не заметить.
Как нашли причину
Начали с документов на выпуск. Взяли акты производства и накладные на передачу сырья в цех за несколько периодов. По ним видно, сколько материала фактически отпустили.
Дальше сверили это с нормами расхода. Нормы были утверждены внутренним документом, но, как выяснилось, давно не пересматривались. В них остались показатели под старую рецептуру и старое оборудование.
Ключевая сверка — нормы против фактического выпуска. Умножили норму на количество выпущенной продукции и сравнили с тем, что списали. Расхождение оказалось устойчивым и повторялось из периода в период.
Проверили и склад. Сверили остатки по учёту с фактическим наличием. Существенных расхождений не нашли, значит, дело не в недостаче, а в том, как считают расход.
Последний шаг — посмотрели, как нормы попадают в учёт. Оказалось, что в программе стояли старые значения, а часть материалов списывалась по средней норме, а не по той, что относится к конкретному виду продукции. Так перерасход и «размазывался» по отчётности.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали факты. Собрали таблицу: вид продукции, фактический выпуск, действующая норма, расход по документам, отклонение. Это дало общую картину и позволило увидеть, где отклонение наибольшее.
Затем пересмотрели сами нормы. Сверили их с текущей рецептурой и с тем, как реально работает производство. Нормы утвердили заново внутренним документом, чтобы дальше не было споров, откуда взялись цифры.
После этого обновили значения в учётной программе. Проверили, что для каждого вида продукции подставляется своя норма, а не усреднённая. Отдельно убедились, что списание идёт по факту выпуска, а не по плану.
Дальше пересчитали себестоимость за затронутые периоды. Там, где расход был завышен, себестоимость уменьшилась, а финансовый результат изменился. Это отразили в учёте и в отчётности.
Отдельно навели порядок в первичных документах. Наладили, чтобы цех сдавал акты на списание регулярно и по установленной форме. Раньше часть документов приходила с задержкой, и расход «догонял» выпуск уже в следующем периоде.
В конце сделали простую контрольную сверку. Раз в месяц сравнивают норму на фактический выпуск с тем, что списали. Если отклонение выше допустимого, разбираются сразу, а не через полгода.
Что изменилось для бизнеса
Себестоимость стала ближе к реальности. Владелец увидел, какие виды продукции действительно прибыльные, а какие держатся только за счёт завышенных или заниженных норм.
Перерасход перестал быть незаметным. Теперь отклонение видно в момент закрытия периода, а не всплывает при очередной проверке или при разговоре с инвестором.
Стало проще разговаривать с поставщиками и планировать закупки. Когда норма расхода понятна и подтверждена, легче считать, сколько сырья нужно на следующий месяц.
Отдельный эффект — спокойствие владельца. Он перестал подозревать людей на складе и в цехе. Проблема оказалась в учёте, а не в персонале.
Чему научиться другим
Нормы расхода — это живой документ, а не константа. Рецептура, оборудование и ассортимент меняются, а нормы часто остаются прежними годами. Их стоит пересматривать при любом заметном изменении производства.
Три числа нужно держать рядом: закупка, списание и норма на фактический выпуск. Если они живут в разных отчётах, перерасход легко пропустить.
Усреднённые нормы удобны, но опасны. Они сглаживают отклонения и мешают увидеть, какой именно вид продукции даёт перерасход.
Регулярная сверка дешевле разового разбора. Простая таблица и ежемесячное сравнение экономят время и нервы, когда вопрос всё-таки возникает.
Частые вопросы
Владелец не бухгалтер. Как ему самому заметить перерасход сырья?
Сравните, сколько сырья купили, сколько списали в производство и сколько выпустили продукции. Если списание растёт быстрее выпуска, стоит разбираться.
Что делать, если нормы расхода давно не пересматривались?
Сверьте их с текущей рецептурой и фактической работой производства. Затем утвердите новые нормы внутренним документом и обновите значения в учёте.
Нужно ли пересчитывать отчётность за прошлые периоды?
Если ошибка привела к искажению себестоимости и финансового результата, пересчёт нужен. Решение зависит от того, насколько существенно искажение и как оно влияет на отчётность.
Как не допустить повторения?
Сделайте ежемесячную сверку нормы на фактический выпуск с тем, что списали. И пересматривайте нормы каждый раз, когда меняется рецептура или оборудование.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».