Отчёты считаются достоверными, если их итоги сходятся с тем, что вы видите в банке и кассе. Проверить это можно самому, без знания проводок. Достаточно сравнить несколько сумм и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов.
Начните с остатков на счетах
Возьмите банковские выписки на последний день периода и сложите остатки по всем счетам. Добавьте наличные в кассе. Полученную сумму сравните со строкой денежных средств в отчёте.
Если суммы совпадают, это хороший знак. Если расходятся, попросите объяснить причину. Иногда разница объясняется деньгами в пути или средствами, которые банк ещё не провёл. Но объяснение должно быть конкретным, а не общими словами.
Отдельно проверьте, что в отчёте нет счетов, которых у вас нет, и нет ваших счетов, которые в отчёт не попали. Такое бывает, когда бухгалтер не знает обо всех открытых счетах.
Сверьте доходы с поступлениями
Сложите все поступления на счета и в кассу за период. Сравните с выручкой в отчёте о финансовых результатах. Суммы редко совпадают полностью: часть денег приходит как займы, возвраты, авансы.
Попросите бухгалтера показать, из чего сложилась разница. Если он называет конкретные поступления и объясняет, почему они не считаются выручкой, всё в порядке. Если ответ расплывчатый, стоит разобраться глубже.
Обратная проверка тоже полезна. Возьмите крупные поступления и найдите каждое в отчёте. Деньги, которые не отражены нигде, — повод для вопросов.
Проверьте долги перед вами и ваши долги
В отчёте есть суммы, которые вам должны клиенты, и суммы, которые вы должны поставщикам, сотрудникам, бюджету. Сверьте дебиторку с вашими представлениями: кто реально должен и сколько.
Если в отчёте висит долг клиента, который давно заплатил, цифры завышены. Если ваши долги в отчёте меньше, чем вы знаете, это тоже искажение. Попросите расшифровку по крупным контрагентам.
Отдельно посмотрите на задолженность по зарплате и обязательным платежам. Она должна соответствовать тому, что вы знаете о выплатах и начислениях.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает быстро и по существу. Спросите, как формируется каждая крупная цифра в отчёте. Попросите показать расшифровку.
Спросите, какие операции за период были необычными и как они отражены. Уточните, есть ли расхождения, которые пока не устранены, и что мешает их закрыть.
Спросите, какие документы не хватает для полной картины. Если бухгалтер сам называет пробелы, это говорит о внимательности к работе.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — отчёты не сходятся с банком, и внятного объяснения нет. Второй — бухгалтер избегает расшифровок и отвечает общими фразами.
Третий — цифры в отчётах меняются задним числом без понятной причины. Четвёртый — вы не получаете отчёты вовремя или получаете их только после напоминаний.
Пятый — в отчёте появляются контрагенты и операции, о которых вы не знаете. Это уже повод разбираться серьёзно.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: какая сумма, где именно и на сколько отличается. Попросите бухгалтера дать письменное объяснение.
Если объяснение не устраивает, запросите первичные документы по спорным операциям. Сверьте их с банком и договорами.
При серьёзных расхождениях разумно привлечь другого бухгалтера для проверки. Это не обвинение, а способ увидеть картину со стороны. Дальше решайте: исправлять ошибки с текущим бухгалтером или менять подход к учёту.
Частые вопросы
Обязательно ли суммы в отчёте должны совпадать с банком?
Полного совпадения не будет: часть денег приходит и уходит не как выручка или расход. Но каждая разница должна иметь понятное объяснение.
Как часто стоит делать такие проверки?
Достаточно регулярно, например раз в месяц или квартал. Главное — не оставлять расхождения без ответа надолго.
Что делать, если бухгалтер отказывается давать расшифровки?
Это тревожный сигнал. Запросите документы письменно и рассмотрите проверку учёта сторонним бухгалтером.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в проводках?
Да. Сверка остатков, поступлений и долгов с реальными документами даёт понятную картину без знания бухгалтерских схем.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.