Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Разделение расходов на креатив и размещение помогает показать проверяющим, за что именно заплатил клиент и что вы потратили сами. В разобранном кейсе агентство навело порядок в договорах и первичных документах, и претензии снялись ещё до выездной проверки. Ниже — что именно смотрели, что исправили и какие выводы можно перенести на свой бизнес.
С чем пришёл владелец
Владелец небольшого рекламного агентства пришёл с письмом из налоговой. Инспекторы запросили пояснения по расходам: их интересовало, почему в учёте почти всё проходит одной строкой — «рекламные услуги». Суммы по контрактам были заметные, а расшифровки, что из них креатив, а что размещение, не было.
Внутри бизнеса картина тоже была мутной. Клиенты платили по договору за комплексную услугу, а подрядчикам агентство платило отдельно: дизайнерам за макеты, площадкам за показы. В актах и счетах эти части не разделялись, и по документам нельзя было понять, где работа агентства, а где деньги, которые оно просто переводит дальше.
Владелец хотел одного: чтобы вопросы закрылись и больше не возвращались. При этом он не был готов перестраивать весь бизнес — просил сделать так, чтобы учёт отражал реальность, а не подгонялся под проверку.
Как нашли причину
Начали с договоров. Посмотрели типовой договор с клиентами и увидели, что в нём одна общая формулировка про «комплекс рекламных услуг» и одна цена. Из такого договора нельзя понять состав услуги, а значит, и разложить расходы по видам.
Дальше сверили три вещи между собой: акты клиентам, счета и акты от подрядчиков, а также записи в учёте. Расхождения были системные. В акте клиенту стояла общая сумма, у подрядчиков — отдельные позиции, а в учёте всё сводилось к одной статье расходов.
Отдельно посмотрели, как оформляются работы, которые агентство делает своими силами. Оказалось, что внутренние затраты на креатив — время дизайнеров, подготовка макетов, правки — нигде не выделялись. Они растворялись в общей сумме и выглядели как расходы на размещение.
Причина стала понятной: бизнес выставлял счёт за результат, но не показывал, из чего результат состоит. Для налоговиков это выглядело как расходы без подтверждения состава. Для самого агентства — как невозможность посчитать, сколько оно зарабатывает на креативе, а сколько на посредничестве за размещение.
Что исправили по шагам
Первым делом переписали договор с клиентами. В нём появились две части: работы по созданию креатива и услуги по размещению. У каждой части — своё описание и своя стоимость. Клиент видит, за что платит, а агентство получает документ, из которого понятен состав услуги.
Затем привели в порядок акты. Теперь в акте клиенту позиции идут отдельными строками: креатив и размещение. Суммы в акте совпадают с договором и со счётом. Если по ходу проекта состав менялся, это отражали в дополнительном соглашении, а не в переписке.
Третьим шагом наладили работу с подрядчиками. По размещению агентство собирает документы от площадок и хранит их вместе с актом клиенту. По креативу — фиксирует, кто и что делал, чтобы внутренние затраты не смешивались с деньгами, которые уходят площадкам.
Четвёртым шагом развели учёт. Расходы на креатив и расходы на размещение теперь идут по разным статьям. Так видно, сколько агентство тратит на производство работ, а сколько переводит дальше по договору.
Пятым шагом подготовили пояснения в налоговую. К ним приложили договоры, акты, счета и расшифровку расходов по видам. Логика простая: вот услуга, вот её состав, вот документы по каждой части.
Что изменилось для бизнеса
Вопросы по расходам снялись. Инспекторы получили документы, из которых понятно, что стоит за каждой суммой, и дальнейших претензий по этому эпизоду не было.
Внутри бизнеса стало видно, где агентство зарабатывает. Раньше креатив и размещение сливались в одну цифру, и нельзя было понять, какая часть работы приносит прибыль, а какая идёт почти по себестоимости. Теперь владелец видит это по каждой сделке.
Работа с клиентами тоже изменилась. Когда в договоре и акте есть состав услуги, споры о том, что входит в цену, случаются реже. Клиент заранее видит, за креатив он платит отдельно от размещения.
Ещё один эффект — порядок в документах от подрядчиков. Когда по каждой части есть свой набор бумаг, проще восстановить картину по любому проекту, даже спустя время.
Чему научиться другим
Первое: если вы продаёте комплексную услугу, покажите её состав. Общая формулировка в договоре удобна, но она же создаёт вопросы, когда нужно объяснить расходы.
Второе: акт должен совпадать с договором и счётом. Если в договоре две части услуги, то и в акте должны быть две строки, а не одна общая сумма.
Третье: держите документы подрядчиков рядом с документами клиенту. Так видно, что вы переводите дальше, а что делаете сами.
Четвёртое: разводите расходы по видам в учёте. Это нужно не для проверки, а для вас: без такого разделения не понять, на чём бизнес зарабатывает.
Пятое: на запрос налоговой отвечайте документами, а не объяснениями. Расшифровка расходов с приложенными договорами и актами закрывает вопрос быстрее, чем переписка.
Частые вопросы
Обязательно ли делить услугу на части в договоре?
Если у услуги есть разные составляющие и вы платите за них разным подрядчикам, разделение помогает подтвердить расходы. Общая формулировка допустима, но тогда сложнее объяснить, из чего сложилась цена.
Что делать, если договоры с клиентами уже подписаны?
Менять прошлые договоры не нужно. Достаточно привести в порядок акты и учёт по текущим проектам и подготовить расшифровку по уже закрытым.
Нужно ли переделывать все документы за прошлые периоды?
Нет. Достаточно собрать документы по тем сделкам, по которым есть вопросы, и показать состав услуги. Массовая переделка первичных документов только запутает учёт.
Подойдёт ли такой порядок, если я работаю один без подрядчиков?
Да. Разделение на креатив и размещение полезно и в этом случае: вы видите, сколько времени и сил уходит на работу, а сколько — на закупку размещения.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».