Смена юридического адреса сама по себе не отменяет обязанность сдать 6-НДФЛ. Расчёт за год сдают в налоговую по новому адресу, а вот с отчётностью за периоды до переезда возможна путаница. Ниже — порядок действий и ошибки, из-за которых расчёт может считаться несданным.
Что меняется после переезда
Юридический адрес — это адрес, по которому компания стоит на учёте в налоговой. Пока в ЕГРЮЛ указан старый адрес, вы отчитываетесь в прежнюю инспекцию. После внесения записи в ЕГРЮЛ компания попадает на учёт в новую инспекцию, и отчётность по НДФЛ идёт туда.
Сам расчёт 6-НДФЛ не привязан к адресу как к реквизиту: в нём нет поля «юридический адрес». Но есть поле с кодом налогового органа и КПП. Их нужно указывать по новой постановке на учёт, иначе налоговая не увидит ваш расчёт в своей базе.
Порядок действий
- Внесите изменения в ЕГРЮЛ. Заявление о смене адреса подаётся в налоговую, решение о смене места нахождения принимают участники. С даты записи в ЕГРЮЛ компания считается находящейся по новому адресу.
- Получите документы о постановке на учёт в новой инспекции. Уточните новый КПП: он понадобится во всех расчётах и платёжках.
- Проверьте, не осталось ли у вас обособленных подразделений по старому адресу. Если подразделение закрыто, подайте уведомление о его снятии с учёта. Пока подразделение числится, НДФЛ по его сотрудникам платят и отчитываются по месту его нахождения.
- Сдайте 6-НДФЛ за периоды после переезда в новую инспекцию с новым КПП.
- Закройте расчёты за периоды до переезда в прежней инспекции, если они ещё не сданы.
Если переезд пришёлся на середину года, у вас будут расчёты за разные периоды в разные инспекции. Это нормально. Главное — не смешивать КПП и коды налогового органа в одном расчёте.
Как заполнить расчёт
В расчёте 6-НДФЛ указывают КПП организации и код налогового органа, в который подаётся документ. После смены адреса это новая инспекция и новый КПП.
По доходам сотрудников, которые работали до переезда, данные попадают в расчёт того периода, когда доход был выплачен. Если выплата прошла до записи в ЕГРЮЛ, она относится к прежней инспекции. Если после — к новой.
Не переносите в новый расчёт старые КПП «для истории». Каждый расчёт — это отдельный документ с одним КПП и одним кодом налогового органа.
Ошибки и последствия
Сдали расчёт в старую инспекцию после переезда. Расчёт попадёт не туда, где компания теперь стоит на учёте. Налоговая по новому адресу может посчитать, что отчётность не представлена. Последствие — штраф за непредставление расчёта и блокировка счёта при задержке более установленного срока.
Указали старый КПП в новом расчёте. Документ не идентифицируется корректно. Придётся подавать уточнённый расчёт с правильными реквизитами.
Забыли про обособленные подразделения. Если по старому адресу осталось подразделение, НДФЛ по его работникам платят и отчитываются по месту нахождения этого подразделения. Переезд головной компании этого не отменяет.
Не обновили платёжные реквизиты. НДФЛ, перечисленный со старым КПП после переезда, может попасть в невыясненные платежи. Тогда появится недоимка и пени, хотя деньги вы заплатили.
Пропустили срок сдачи из-за переезда. Смена адреса не продлевает срок. Расчёт за год сдают не позднее установленной даты, и переезд не повод её сдвигать.
Что сделать заранее
Составьте список всех расчётов, которые предстоит сдать в этом году, и отметьте, к какому адресу относится каждый период. Проверьте, что бухгалтерия получила новый КПП и код инспекции сразу после записи в ЕГРЮЛ.
Сверьте расчёты по НДФЛ с фактическими выплатами сотрудникам. После переезда особенно легко потерять выплаты, сделанные в переходный период: они должны попасть в расчёт той инспекции, куда относится дата выплаты.
Если у компании есть переплата или недоимка по НДФЛ в прежней инспекции, уточните, как она переносится. Сверка помогает избежать двойной уплаты и споров.
Частые вопросы
Куда сдавать 6-НДФЛ за год, если адрес сменился в середине года?
В новую инспекцию, по новому адресу и с новым КПП. Расчёты за периоды до переезда, если они не сданы, закрывайте в прежней инспекции.
Нужно ли сдавать расчёт в старую инспекцию после переезда?
Нет, если отчётность за прошлые периоды уже сдана. Новые расчёты идут только в инспекцию по новому адресу.
Что будет, если указать старый КПП?
Расчёт не идентифицируется корректно. Подайте уточнённый расчёт с правильным КПП, чтобы избежать штрафа за непредставление.
Влияет ли переезд на срок сдачи 6-НДФЛ?
Нет. Смена адреса не продлевает срок, расчёт нужно сдать в установленную дату.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.