Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец турфирмы пришёл с типичной жалобой: денег на счету меньше, чем показывает учёт, а часть обязательств висит в базе годами. Мы разобрали, откуда взялись расхождения, восстановили учёт по турам и закрыли просроченные обязательства. Ниже — что именно смотрели и в каком порядке исправляли.
С чем пришёл владелец
Турфирма продавала пакетные туры, часть — по акциям и «горящим» ценам. Владелец видел в учёте прибыль, но денег на развитие не хватало. Отдельно его беспокоили старые записи: обязательства перед партнёрами и покупателями, которые числились в базе, хотя сделки давно закрыты.
Бухгалтер вела учёт в одиночку и вручную сводила оплаты по турам. Выгрузки из систем бронирования и банка не сходились. Владелец не мог ответить на простой вопрос: сколько он реально должен партнёрам и сколько ему должны.
Как нашли причину
Начали с документов. Запросили акты сверки с принимающими компаниями и агентами, выписки по счёту, договоры с туристами, кассовые документы. Сверили каждую оплату с конкретным туром.
Причин оказалось несколько. Оплаты от туристов попадали в учёт без привязки к туру, поэтому выручка и долг перед партнёром расходились. Часть «горящих» туров продавали ниже закупочной цены, но в учёте это не отражали отдельно. Старые обязательства не закрывали после возвратов и взаимозачётов.
Отдельно проверили расчёты с туристами по возвратам. Нашли суммы, которые вернули, но в учёте не отразили. Из-за этого долг перед покупателями числился больше, чем был на самом деле.
Что исправили по шагам
Сначала навели порядок в первичке. Каждую оплату привязали к туру и договору. Там, где документов не хватало, восстановили их по выпискам и переписке с партнёрами.
Затем сделали сверку по каждому контрагенту. Расхождения оформили актами сверки и подписали с партнёрами. Это дало точную картину: кто кому и сколько должен.
Дальше разобрали «горящие» туры. Разделили продажи на обычные и акционные, чтобы видеть, где тур продали дешевле закупки. Убыточные продажи перестали смешивать с прибыльными.
После этого закрыли просроченные обязательства. По тем, что подтвердились документами, оформили возвраты и взаимозачёты. По старым записям без подтверждения сделали списание в порядке, который предусмотрен для такой ситуации, и зафиксировали основание.
В конце собрали отчёт для владельца: сколько реально должны партнёрам, сколько должны ему, какую прибыль приносят разные направления. Такой отчёт стал регулярным.
Что изменилось для бизнеса
Владелец увидел реальную картину по деньгам. Стало понятно, какие туры зарабатывают, а какие продаются в минус. Решения по акциям теперь принимают с расчётом, а не на глаз.
Расчёты с партнёрами перестали копиться. Сверки делают регулярно, расхождения закрывают сразу. Спорные суммы не висят в учёте годами.
Появился порядок в документах. У каждой оплаты есть привязка к туру и договору. Это упрощает и общение с партнёрами, и подготовку отчётности.
Владелец перестал ориентироваться на остаток в базе и начал смотреть на реальные поступления. Это изменило подход к ценам и планированию.
Чему научиться другим
Первое — привязывайте каждую оплату к конкретной сделке. Без этого учёт превращается в общую сумму, по которой ничего не проверить.
Второе — делайте сверки с партнёрами регулярно, а не раз в год. Расхождения проще закрыть, пока свежи документы и память о сделке.
Третье — отделяйте акционные и убыточные продажи от обычных. Иначе прибыль по одним турам скрывает минус по другим.
Четвёртое — не держите в учёте старые обязательства без подтверждения. Их нужно либо закрыть документами, либо списать в установленном порядке.
Пятое — просите у бухгалтера отчёт по деньгам, а не только по прибыли. Владельцу нужны ответы на вопросы «кто кому должен» и «сколько денег реально есть».
Частые вопросы
У нас тоже копятся старые долги в учёте. С чего начать?
Начните со сверки по каждому контрагенту. Соберите договоры, акты и выписки, затем подпишите акты сверки с партнёрами. После этого станет видно, какие суммы подтверждены, а какие пора закрывать.
Обязательно ли подписывать акты сверки с партнёрами?
Да, это самый надёжный способ зафиксировать расчёты. Без подписанного акта спорную сумму сложно подтвердить, и она может висеть в учёте годами.
Что делать, если тур продали дешевле закупки?
Покажите такую продажу в учёте отдельно от обычных. Так вы увидите реальную прибыль по направлениям и сможете решить, стоит ли повторять акцию.
Можно ли просто убрать старые записи из базы?
Нет, сначала нужно разобраться, чем подтверждена каждая сумма. Подтверждённые обязательства закрывают документами, а записи без основания списывают в установленном порядке с фиксацией причины.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».