Перед сдачей отчётность должен кто-то проверить: сверить цифры с первичными документами, проверить расчёты с бюджетом и сотрудниками, убедиться, что формы заполнены полностью. Если в компании учёт ведёт один человек и его работу никто не смотрит, ошибки всплывают уже после сдачи — в виде требований, уточнений и доначислений. Проверить качество учёта можно самому, без знания проводок: по документам, по поведению бухгалтера и по тому, как он отвечает на вопросы.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Качественный учёт виден по порядку в документах. Первичка — договоры, акты, накладные, чеки, платёжки — хранится так, что нужную бумагу находят за пару минут. Каждая операция в учёте подтверждена документом, а не записана «по памяти» или со слов.
Второй признак — регулярность. Бухгалтер закрывает период не в последний день перед сдачей, а постепенно: сверяет банк, разносит документы, следит за расчётами. Если работа начинается за день до срока, проверять что-либо уже некогда.
Третий признак — отчётность совпадает с тем, что вы знаете о бизнесе. Выручка в отчёте похожа на сумму поступлений на счёт, зарплата в отчёте — на суммы, которые реально получают сотрудники, налоги — на то, что вы обсуждали. Расхождения бывают, но бухгалтер должен объяснить каждое.
Четвёртый признак — вам заранее показывают цифры. До сдачи вы получаете расчёт налогов, пояснение, из чего сложились суммы, и возможность задать вопросы. Если отчётность появляется только в момент отправки, проверить её вы не успеете.
Что владелец может проверить сам
Начните с банка. Скачайте выписку за период и сравните поступления с тем, что отражено в учёте. Крупные суммы, которые не попали в доходы или попали дважды, — повод разбираться.
Посмотрите расчёты с бюджетом. Запросите сведения о состоянии расчётов по налогам и взносам: есть ли задолженность, пени, переплата. Если по данным учёта всё уплачено, а в расчётах висит долг, значит, платежи разнесены неверно или декларация заполнена с ошибкой.
Проверьте зарплату и взносы. Сравните суммы, которые сотрудники получают на руки, с расчётными ведомостями. Убедитесь, что по каждому сотруднику есть начисления и что взносы начислены со всех выплат, а не только с окладов.
Сверьте контрагентов. Возьмите несколько крупных сделок и проверьте, что по каждой есть договор, счёт, акт или накладная и платёжный документ. Если по сделке есть только платёж, а документов нет, в учёте будет пробел.
Посмотрите, как оформлены документы. Даты, суммы, реквизиты сторон должны совпадать во всех бумагах по одной сделке. Опечатки в реквизитах и суммах — сигнал, что документы готовят в спешке и не перечитывают.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы до сдачи, а не после. Попросите показать расчёт налогов: из каких сумм сложилась каждая цифра и какие документы её подтверждают. Ответ «так посчитала программа» — не ответ.
Спросите, кто проверяет работу перед отправкой. Если учёт ведёт один человек, уточните, как он сам себя проверяет: сверяет ли отчётность с первичкой, смотрит ли расчёты с бюджетом, перечитывает ли формы. Второй проверяющий — не обязательное условие, но тогда должен быть понятный порядок самопроверки.
Спросите про спорные операции. Как отражена предоплата, которая ещё не закрыта документом? Что сделано с возвратом покупателю? Как учтены расходы, по которым нет полного комплекта бумаг? По ответам видно, разбирается ли бухгалтер в вашей ситуации или действует по шаблону.
Попросите список документов, которых не хватает. Хороший признак — когда бухгалтер сам говорит, чего ему не достаёт для точного учёта, и просит это до сдачи. Если таких запросов никогда нет, скорее всего, пробелы просто не замечают.
Уточните, что будет, если в отчётности найдут ошибку. Кто готовит уточнённую отчётность, кто общается с проверяющими, кто разбирается с последствиями. Ответ покажет, насколько бухгалтер чувствует ответственность за результат.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не видите цифр до сдачи. Отчётность отправляется без вашего просмотра, расчёты не показывают, на вопросы отвечают общими словами.
Второй — расхождения, которые не объясняют. Вы видите, что суммы в отчёте не сходятся с выпиской или ведомостями, а внятного объяснения нет. Иногда расхождение законно, но тогда его можно объяснить на пальцах.
Третий — документы в беспорядке. Первичка лежит в разных папках и почтах, часть бумаг утеряна, по сделкам нет подтверждений. В такой ситуации проверить отчётность невозможно в принципе.
Четвёртый — ошибки повторяются. Один и тот же промах — неверно разнесённый платёж, пропущенный документ, неучтённая выплата — всплывает из периода в период. Значит, порядок работы не меняется и проблема не решается.
Пятый — бухгалтер избегает вопросов. На просьбу показать расчёт отвечает раздражением, ссылается на занятость, предлагает «не лезть в бухгалтерию». Учёт — не закрытая зона: владелец вправе понимать, что происходит с его налогами.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вызывает сомнения. Составьте список: какие суммы не сходятся, по каким сделкам нет документов, на какие вопросы вы не получили ответа. С конкретным списком разговор пойдёт предметно.
Затем проведите сверку. Попросите бухгалтера вместе с вами сверить расчёты с бюджетом, банком и ведомостями. Если расхождения есть, обсудите, как их исправляют и что это значит для уже сданной отчётности.
Если ошибки серьёзные, обсудите порядок исправления. Уточните, какие документы нужно подготовить, что придётся сдать заново и как это отразится на расчётах с бюджетом. Не откладывайте: чем дольше существует ошибка, тем сложнее её разбирать.
Если договориться не получается, рассмотрите смену того, кто ведёт учёт. При передаче дел запросите документы, регистры и доступы, проведите сверку с бюджетом на дату передачи. Новому бухгалтеру поручите проверить то, что уже сдано, — так вы увидите картину целиком.
Частые вопросы
Как понять, что отчётность проверили перед сдачей?
Спросите, какие сверки сделаны: с банком, с расчётами по налогам и взносам, с первичными документами. Попросите показать расчёт налогов и объяснить, из чего сложились суммы. Если ответы конкретные и подкреплены документами, проверка была.
Обязан ли владелец разбираться в бухгалтерии?
Знать проводки не нужно. Достаточно понимать, из чего складываются налоги, совпадают ли доходы в отчёте с поступлениями и нет ли долгов перед бюджетом. Эти проверки доступны без специальных знаний.
Что делать, если нашёл расхождение в уже сданной отчётности?
Зафиксируйте расхождение и обсудите с тем, кто ведёт учёт, причину и порядок исправления. Уточните, какие документы понадобятся и как исправление отразится на расчётах с бюджетом.
Можно ли проверить учёт, если он ведётся давно и без замечаний?
Да. Проведите сверку по банку, налогам и зарплате за последний период. Даже при спокойной работе такие проверки показывают, поддерживается ли порядок в документах и расчётах.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.