Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец юрфирмы пришёл с путаницей в учёте: гонорары и возмещаемые расходы шли одной суммой, а часть затрат по клиентам терялась. Мы разобрали, где смешались потоки, и выстроили раздельный учёт. В итоге стало видно, сколько зарабатывает фирма на услугах, а сколько лишь компенсирует расходы по поручениям клиентов.
С чем пришёл владелец
Фирма работала по нескольким крупным клиентам. По договорам часть сумм — это гонорар за работу, а часть — возмещение расходов: пошлины, экспертизы, нотариальные действия, транспорт. В учёте всё попадало в общий доход, а расходы списывались одной кучей.
Владелец видел, что денег на счёте достаточно, но не понимал, какая часть из них его прибыль. Отчёты показывали хорошую выручку, а свободных средств к концу месяца почти не оставалось. Отдельная проблема — споры с клиентами: те просили подтвердить, что возмещаемые суммы потрачены именно на их дело.
Ещё один тревожный сигнал — подготовка отчётности. Бухгалтер каждый раз собирал цифры вручную и не мог быстро объяснить, откуда взялась та или иная сумма. Владелец хотел навести порядок до того, как накопившиеся расхождения станут проблемой.
Как нашли причину
Начали с документов. Посмотрели договоры с клиентами: в части из них было прописано, что возмещаемые расходы оплачиваются отдельно, в части — что они включены в общую сумму. Дальше сверили акты и счета с банковскими выписками.
Оказалось, что оплата приходила одной суммой, а деления на гонорар и возмещение не было ни в счетах, ни в учёте. Расходы по клиентам проводились как обычные затраты фирмы, без привязки к конкретному делу. Часть первичных документов — чеки, квитанции, счёта от экспертов — лежала в папках и не попадала в учёт вовсе.
Провели сверку по каждому крупному клиенту за период. Сопоставили, сколько по договору должно быть гонораром, сколько возмещением, сколько фактически поступило и сколько подтверждено документами. Расхождения были заметными: по одному клиенту не хватало подтверждений на несколько сотен тысяч рублей, по другому возмещаемые суммы были учтены как доход фирмы.
Причина оказалась не в ошибке одного человека, а в схеме. Учёт не разделял два разных потока денег, поэтому прибыль искажалась, а подтвердить расходы по клиентам было нечем.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали правила в учётной политике. Разделили в учёте два вида поступлений: гонорар за услуги и возмещение расходов по поручению клиента. Для каждого клиента и дела завели отдельную аналитику, чтобы суммы не смешивались.
Затем переделали документы. В счетах и актах теперь отдельными строками идут услуги и возмещаемые расходы. Это позволило и клиенту видеть структуру платежа, и бухгалтеру правильно разносить поступившие деньги.
Третий шаг — порядок работы с первичкой. Ввели правило: расходы по делу подтверждаются документами до того, как сумма попадает в отчёт клиенту. Ответственный за дело собирает чеки и счёта, бухгалтер проверяет и привязывает их к конкретному клиенту.
Четвёртый шаг — сверка. Договорились раз в месяц сверять по каждому крупному клиенту: сколько начислено гонорара, сколько возмещаемых расходов, сколько подтверждено документами и сколько оплачено. Расхождения разбирают сразу, а не в конце года.
Пятый шаг — восстановление учёта за прошедший период. По тем делам, где не хватало подтверждений, собрали документы, запросили копии у клиентов и контрагентов. Там, где подтвердить расходы не удалось, суммы отразили отдельно, чтобы владелец видел реальную картину, а не сглаженные цифры.
Что изменилось для бизнеса
Владелец впервые увидел, сколько фирма зарабатывает именно на услугах. Возмещаемые суммы перестали выглядеть прибылью — стало понятно, что это деньги, которые проходят через фирму и уходят на расходы по делам клиентов.
Отчёты по клиентам стали прозрачными. По каждому делу видно, что оплачено, что потрачено и какие документы это подтверждают. Споры с клиентами о возмещаемых суммах стало проще решать: на руках есть счета, акты и подтверждающие документы.
Работа бухгалтера ускорилась. Вместо ручного сбора цифр к отчётности данные собираются из учёта, а сверка идёт регулярно. Владелец получил возможность планировать расходы и понимать, какая часть денег на счёте — его прибыль, а какая предназначена на оплату поручений клиентов.
Отдельный результат — спокойствие при проверках и запросах. Когда каждая сумма привязана к договору, делу и документу, объяснить происхождение цифр намного проще.
Чему научиться другим
Первое: разделяйте в учёте гонорар и возмещаемые расходы с самого начала. Если в договоре эти суммы разные по смыслу, в учёте они тоже должны быть разными.
Второе: прописывайте порядок в учётной политике и в договорах. Чем яснее формулировки, тем меньше споров с клиентами и путаницы у бухгалтера.
Третье: привязывайте расходы к конкретному делу и клиенту. Без такой привязки невозможно ни подтвердить затраты, ни понять рентабельность работы.
Четвёртое: собирайте первичные документы сразу, а не задним числом. Восстановление бумаг по прошедшим делам отнимает время и не всегда даёт результат.
Пятое: делайте регулярную сверку по клиентам. Месячная сверка обходится дешевле, чем разбор накопившихся расхождений в конце года.
Частые вопросы
Нужно ли разделять гонорар и возмещаемые расходы, если клиент платит одной суммой?
Да, нужно. Платёж можно принимать одной суммой, но в учёте и в документах для клиента эти части стоит показывать отдельно. Иначе прибыль искажается, а подтвердить расходы по делу сложно.
Что делать, если по прошлым делам не хватает подтверждающих документов?
Соберите копии у клиентов и контрагентов, запросите дубликаты счетов и чеков. То, что подтвердить не удалось, отразите отдельно, чтобы видеть реальную картину и не завышать расходы.
Как часто проводить сверку по клиентам?
Достаточно регулярной сверки, например раз в месяц по крупным клиентам. Главное — разбирать расхождения сразу, а не откладывать до подготовки отчётности.
Поможет ли раздельный учёт, если у фирмы всего несколько клиентов?
Да. Даже при небольшом числе клиентов раздельный учёт показывает, сколько фирма зарабатывает на услугах и какие суммы проходят через неё как возмещение расходов.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».