ЕФС-1 при ликвидации ООО сдают по сотрудникам, с которыми прекращаются трудовые договоры. Отчёт подают в Социальный фонд, а не в налоговую. В нём показывают увольнение каждого работника и закрытие договоров.
Что такое ЕФС-1 и зачем она нужна при закрытии
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель подаёт в Социальный фонд. Она заменила несколько прежних отчётов, включая сведения о трудовой деятельности. При ликвидации компании эти сведения нужны, чтобы у сотрудников корректно закрылся стаж и запись об увольнении.
Для владельца это значит одно: пока в компании есть работники, отчитываться по ним нужно до самого конца. Ликвидация не отменяет обязанность сдавать отчётность по сотрудникам. Наоборот, именно в этот период появляются события, которые нужно отразить.
Какие разделы заполнять
При ликвидации основной интерес представляет раздел, где указывают сведения о трудовой деятельности: приём, перевод, увольнение. По каждому работнику показывают дату и основание прекращения договора. Основанием будет ликвидация организации.
Остальные разделы формы касаются взносов и стажа. Их заполняют, если у компании были начисления и выплаты в пользу работников в отчётном периоде. Если выплат не было, разделы по взносам не заполняют, но сведения о трудовой деятельности подать всё равно нужно.
Титульный лист заполняют по общим правилам: регистрационный номер, ИНН, КПП, период. Ошибки в этих полях — частая причина, по которой отчёт не проходит.
Порядок действий
Сначала оформите увольнение всех работников. Издайте приказы, ознакомьте людей под подпись, внесите записи в трудовые книжки и личные карточки. Даты увольнения должны совпадать с тем, что вы укажете в отчёте.
Затем подготовьте сведения по каждому сотруднику: ФИО, СНИЛС, дата приёма, дата увольнения, основание. Проверьте, что данные совпадают с документами. Расхождения приводят к тому, что фонд запрашивает пояснения.
После этого заполните форму и подайте её в Социальный фонд. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Если увольняете всех одним днём, отчёт подаётся один раз по всем работникам.
Когда работников несколько, удобнее собрать данные в одну таблицу и уже из неё переносить в форму. Так меньше шансов перепутать даты.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — подать отчёт только после исключения компании из реестра. К этому моменту срок уже пропущен. Сведения о трудовой деятельности подают по факту увольнения, а не по факту закрытия ООО.
Вторая ошибка — неверное основание увольнения. Если указать сокращение или соглашение сторон вместо ликвидации, у работника может пострадать стаж и возникнут вопросы при проверке. Основание должно соответствовать тому, что записано в приказе и трудовой книжке.
Третья ошибка — расхождения в датах. Приказ издан одним числом, отчёт подан с другой датой увольнения. Это видно при сверке и приводит к запросу пояснений.
Четвёртая ошибка — неполный список работников. В отчёт должны попасть все, с кем прекращены договоры, включая тех, кто находится в отпуске или на больничном.
Последствия и что учесть дальше
За нарушение срока или недостоверные сведения работодателя привлекают к ответственности. Точные суммы штрафов зависят от состава нарушения, поэтому ориентируйтесь на актуальные нормы и уточняйте их перед подачей. Помимо штрафа, ошибки в сведениях создают проблемы самим работникам: стаж и записи восстанавливают через уточнённые сведения.
Помните, что обязанности налогоплательщика при ликвидации не ограничиваются отчётом по сотрудникам. Статья 23 НК РФ устанавливает общие обязанности, в том числе по представлению отчётности. Поэтому закрытие компании — это последовательность шагов, а не одна форма.
Если в компании уже нет работников и все договоры закрыты, новых сведений о трудовой деятельности не возникает. Но отчётность за периоды, когда работники были, всё равно должна быть сдана.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудников уже уволили?
Да, по каждому увольнению сведения подаются в Социальный фонд. Отчёт подают после издания приказа, а не после закрытия компании.
В какой срок подать отчёт при увольнении в связи с ликвидацией?
Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Не откладывайте подачу до исключения ООО из реестра.
Что указать как основание увольнения?
Ликвидацию организации. Это же основание должно быть в приказе и трудовой книжке работника.
Что будет, если подать отчёт с ошибкой в дате?
Фонд запросит пояснения, а работнику придётся восстанавливать сведения о стаже. Проверяйте даты до подачи.
Услуга по теме: Постановка учёта.