Сверка с покупателями подтверждает, что в учёте нет повисших долгов и спорных сумм. Запросить доказательства можно без специальных знаний: попросите документы и посмотрите, совпадают ли они с тем, что вы знаете о своих сделках. Ниже — что именно просить и на что смотреть.
Что считать доказательством сверки
Сверка — это не устное «всё сошлось», а документ, подписанный двумя сторонами. Просите акт сверки взаимных расчётов за период: в нём по каждому покупателю видны отгрузки, оплаты и конечное сальдо. Хорошо, если к акту приложены реестр документов или расшифровка накладных и счетов-фактур.
Отдельно уточните, как оформлена сверка: по электронным каналам связи, на бумаге или через оператора. Важен не способ, а подтверждение, что вторая сторона видела и приняла цифры. Если сверка была односторонней, это не доказательство — это ваша внутренняя версия расчётов.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с выборочной проверки. Возьмите двух-трёх покупателей, с которыми вы лично работаете, и попросите акты сверки именно по ним. Сравните суммы с теми счетами и отгрузками, которые помните или видите в переписке.
Дальше посмотрите на дебиторскую задолженность в учёте. Если по покупателю числится долг, а вы точно знаете, что он заплатил, — это повод задать вопрос. И наоборот: если долг закрыт в учёте, а деньги не приходили, тоже разбирайтесь.
Попросите список покупателей, с которыми сверка проводилась в последнее время. Сверьте его со списком ваших активных контрагентов. Если в сверках нет крупных клиентов, значит, работа с ними не подтверждена.
Ещё одна простая проверка — посмотреть, есть ли в актах подписи и даты с обеих сторон. Пустые поля, отсутствие печатей и подписей покупателя, одинаковый почерк во всех актах — сигналы, что документ подготовлен формально.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Спрашивайте конкретно, без общих формулировок. Например: «По каким покупателям сверка подписана в этом периоде и где хранятся акты?» Ответ должен быть с перечнем и указанием места хранения.
Полезно спросить, как бухгалтер поступает, если покупатель не отвечает и акт не подписывает. Что делается с расхождениями: кто их ищет, как фиксирует и что направляет контрагенту. Хороший признак — понятный порядок действий, а не «разберёмся по ходу».
Уточните, кто отвечает за сверку — бухгалтер или менеджер по продажам. Если обязанность ни за кем не закреплена, сверки обычно не делаются вовсе. И попросите показать, как вы сами можете посмотреть состояние расчётов с конкретным покупателем в любой момент.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — акты сверки есть, но все они односторонние или без подписей покупателей. Второй — бухгалтер не может быстро назвать, с кем сверялся и когда. Третий — суммы в актах расходятся с вашими данными об оплатах, а объяснений нет.
Настораживает, когда на просьбу показать документы отвечают «это внутренняя информация» или предлагают просто доверять цифрам в отчёте. Также плохо, если сверки делаются только перед сдачей отчётности, а в остальное время расчёты с покупателями никто не проверяет.
Отдельно обратите внимание на расхождения, которые тянутся из периода в период. Если одна и та же спорная сумма кочует по актам и её никто не закрывает, проблема не решается.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте перечень покупателей, по которым нет подтверждённых сверок, и передайте его бухгалтеру письменно. Так у задачи появляется срок и ответственный, а у вас — след того, что вы просили.
Затем договоритесь о регулярности: сверки с крупными покупателями — по графику, с остальными — по мере необходимости. Попросите хранить акты в одном месте, доступном вам. Если расхождения есть, требуйте письменного объяснения по каждой сумме.
Если ситуация не меняется, стоит проверить учёт в целом: попросить отчётность, расшифровки долгов и документы по спорным контрагентам. При серьёзных расхождениях разумно привлечь стороннего бухгалтера для проверки — это дешевле, чем разбираться с последствиями ошибок в расчётах.
Частые вопросы
Обязан ли бухгалтер делать сверки с покупателями?
Это зависит от того, что записано в договоре с бухгалтером или в его должностных обязанностях. Если сверка там не упомянута, обязанности может не быть — тогда её нужно добавить.
Можно ли считать переписку в мессенджере доказательством сверки?
Переписка помогает понять ситуацию, но подтверждением расчётов служит документ, который покупатель подписал или принял по электронным каналам связи. Одной переписки для учёта обычно недостаточно.
Как часто нужно сверяться с покупателями?
Единого правила нет: частоту определяете вы, исходя из объёма сделок и числа контрагентов. С крупными покупателями разумно сверяться регулярно, с мелкими — реже.
Что делать, если покупатель не подписывает акт сверки?
Направьте акт повторно и зафиксируйте, что он отправлен. Дальше стоит разобраться в причине расхождений — часто дело в конкретном документе, который не дошёл или учтён неверно.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.