После регистрации у ИП на руках остаётся небольшой набор документов: лист записи из налоговой, уведомление о постановке на учёт, документы на применяемый режим налогообложения и выписка из реестра. Часть бумаг приходит в электронном виде, часть можно получить на бумаге. Дальше предприниматель сам решает, что распечатать и как хранить, но несколько документов лучше держать под рукой всегда.
Что выдаёт налоговая после регистрации
Главный документ — лист записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. Он подтверждает, что ИП зарегистрировано и внесено в реестр. Раньше вместо него выдавали свидетельство, сейчас его отменили, поэтому требовать старое свидетельство у налоговой бессмысленно.
Второй документ — уведомление о постановке на учёт в налоговом органе. В нём указан ИНН предпринимателя и код налоговой инспекции, к которой вы прикреплены. Этот код понадобится в отчётности, платёжках и при общении с инспекцией.
Если вы подавали заявление о переходе на специальный налоговый режим вместе с документами на регистрацию, налоговая пришлёт уведомление о применении выбранного режима. Без такого уведомления вы считаетесь плательщиком на общем режиме со всеми вытекающими обязанностями. Проверьте, что бумага пришла, и сохраните её.
Все эти документы приходят в личный кабинет на сайте налоговой службы в электронном виде. При желании можно запросить бумажные копии, но закон этого не требует. Электронных файлов достаточно, если они сохранены и доступны.
Документы, которые ИП оформляет сам
Регистрация в налоговой — только начало. Дальше предприниматель оформляет документы под свой вид деятельности. Их состав зависит от того, чем вы занимаетесь и есть ли у вас сотрудники.
Если вы нанимаете работников, нужны трудовые договоры, приказы о приёме, личные карточки сотрудников, графики отпусков и табели учёта рабочего времени. Если сотрудников нет, этот блок вам не нужен, но появится, как только вы возьмёте первого человека.
Для расчётов с покупателями нужны документы на оплату: счёта, кассовые чеки, бланки строгой отчётности. Если вы работаете с юридическими лицами, понадобятся договоры, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры. Без этих бумаг сложно доказать факт сделки и обосновать расходы.
Отдельная группа — документы на имущество и оборудование, которое вы используете в бизнесе. Это договоры аренды помещения, документы на покупку техники, чеки и платёжные поручения. Они пригодятся и для учёта, и для подтверждения затрат.
Если деятельность требует разрешений, храните лицензии, уведомления о начале работы, сертификаты и декларации о соответствии. Проверьте заранее, нужны ли такие документы именно для вашего вида деятельности.
Где и как хранить документы
Бумажные документы удобно держать в одной папке или коробке с разделителями по темам: регистрация, налоги, сотрудники, договоры, имущество. Так вы быстрее найдёте нужную бумагу при проверке или запросе из банка.
Электронные документы храните в отдельной папке на компьютере и делайте резервную копию. Файлы из личного кабинета налоговой лучше скачивать сразу, а не оставлять только в кабинете. Доступ к кабинету может потеряться, а документы нужны вам, а не налоговой.
Заведите привычку складывать документы по мере появления, а не разбирать завал раз в год. Восстанавливать бумаги задним числом сложно и долго. Порядок в документах экономит время при сдаче отчётности и общении с контрагентами.
Сроки хранения у разных документов отличаются. Уточняйте их для каждой группы бумаг, особенно для кадровых и бухгалтерских. Уничтожать документы раньше срока нельзя, даже если бизнес закрывается.
Как получить документы повторно
Если лист записи или уведомление потерялись, их можно получить заново. Лист записи ЕГРИП выдаёт налоговая по запросу, а выписку из реестра можно сформировать самостоятельно через сервис налоговой службы. Выписка подтверждает, что ИП действует, и её часто просят банки и контрагенты.
Уведомление о постановке на учёт тоже восстанавливается через налоговую. Проще всего обратиться в свою инспекцию или подать запрос через личный кабинет. Электронные копии обычно доступны там же, где вы их получили изначально.
Документы по сотрудникам и договорам восстановить сложнее, если оригиналы утеряны. Поэтому сканируйте подписанные бумаги сразу после оформления. Скан не заменяет оригинал, но помогает восстановить содержание и подтвердить факт сделки.
Частые ошибки предпринимателей
Первая ошибка — считать, что после регистрации документов больше не будет. На деле основная их часть появляется позже, по ходу работы. Без договоров, чеков и кадровых бумаг бизнес быстро обрастает пробелами.
Вторая ошибка — хранить всё в электронной почте и мессенджерах. Такие документы теряются, а доступ к переписке может пропасть. Скачивайте файлы на свой носитель и раскладывайте по папкам.
Третья ошибка — не проверять, пришло ли уведомление о налоговом режиме. Предприниматель думает, что работает на удобной системе, а по документам остаётся на общем режиме. Это приводит к лишней отчётности и неожиданным суммам к уплате.
Четвёртая ошибка — выбрасывать документы, которые кажутся ненужными. Старые чеки, договоры и акты могут понадобиться при проверке или споре с контрагентом. Храните их положенный срок и только потом избавляйтесь.
Частые вопросы
Нужно ли распечатывать электронные документы из налоговой?
Нет, закон этого не требует. Электронных файлов достаточно, если они сохранены у вас и доступны в любой момент. Распечатать стоит только те бумаги, которые вы часто показываете банку или контрагентам.
Что делать, если не пришло уведомление о налоговом режиме?
Обратитесь в свою налоговую инспекцию и уточните, какая система налогообложения у вас применяется. Если режим не подтверждён, подайте заявление о его применении. До подтверждения вы считаетесь плательщиком на общем режиме.
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Часть документов можно, если они изначально созданы в электронном виде и подписаны. Договоры и кадровые бумаги с живыми подписями лучше хранить на бумаге. Сканы таких документов держите как копии.
Где взять выписку из реестра предпринимателей?
Выписку из ЕГРИП можно сформировать самостоятельно через сервис налоговой службы. Она подтверждает, что ИП действует, и её часто запрашивают банки и контрагенты при заключении сделок.
Услуга по теме: Постановка учёта.