Вы вправе запрашивать у бухгалтера любые документы и пояснения по учёту вашей компании: отчёты, регистры, расчёты, расшифровки сумм. Бухгалтер обязан отчитаться перед вами, потому что вы отвечаете за компанию и её отчётность. Качество учёта проверяется не на словах, а по документам, которые вы можете посмотреть сами.
Какие документы запрашивать регулярно
Просите бухгалтера присылать вам отчёт о состоянии учёта на постоянной основе, а не только по итогам года. В таком отчёте должны быть видны доходы и расходы, налоги к уплате, остатки на счетах и в кассе, задолженность перед контрагентами и по зарплате. Удобно, когда отчёт приходит в одной понятной форме и в одни и те же даты.
Отдельно запрашивайте расшифровки по каждой крупной сумме. Если в отчёте стоит налог или платёж, попросите показать расчёт: из чего сложилась сумма, какие документы её подтверждают. Ответ «так посчитала программа» вас не устроит — расчёт должен объясняться.
Держите у себя копии ключевых документов: договоров, актов, счетов-фактур, платёжных поручений, выписок банка. Бухгалтер ведёт учёт по этим документам, и вы должны понимать, что именно попало в учёт, а что нет.
Что владелец может проверить сам
Сверьте банковскую выписку с тем, что бухгалтер показал в отчёте. Все поступления и списания по счёту должны быть в учёте, без пропусков и «висящих» сумм. Если в выписке есть операция, которой нет в отчёте, спросите, почему.
Проверьте, совпадают ли суммы налогов в отчёте с тем, что вы платите. Если бухгалтер называет одну сумму, а платёж уходит другой, разберитесь до того, как накопится расхождение. Полезно раз в месяц смотреть, нет ли у компании задолженности и не начисляются ли пени.
Посмотрите, как учитываются ваши личные деньги и деньги компании. Если вы берёте средства из бизнеса или вносите свои, это должно быть оформлено документами, а не просто переводом. Спросите бухгалтера, как такие операции отражены в учёте.
Проверьте, есть ли у вас доступ к своей отчётности. Вы должны получать сданные отчёты и видеть, что именно отправлено в налоговую. Если бухгалтер не показывает отправленные документы, это повод задать вопросы.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Спросите, какие налоги и взносы компания платит и по какому режиму работает. Ответ должен быть коротким и понятным, без ссылок на сложные термины. Если бухгалтер не может объяснить режим своими словами, вам будет трудно контролировать платежи.
Попросите объяснить, как формируется сумма налога за период. Пусть бухгалтер покажет, какие доходы и расходы в неё вошли. Так вы увидите, учтены ли все ваши операции и нет ли лишних начислений.
Уточните, какие документы вам нужно оформлять при сделках и как их передавать бухгалтеру. Договоритесь о порядке и сроках передачи, чтобы документы не терялись. Если документы приходят с опозданием, учёт и отчётность страдают.
Спросите, что будет, если документ потеряется или придёт позже. У бухгалтера должен быть понятный порядок действий, а не обещание «как-нибудь решим». Вам важно знать заранее, какие последствия возможны и что делать.
Тревожные сигналы в работе бухгалтера
Первый сигнал — отчётность приходит только тогда, когда вы её попросите, и каждый раз в новом виде. Понятная и стабильная форма отчёта показывает, что учёт ведётся системно. Постоянная путаница в цифрах говорит об обратном.
Второй сигнал — бухгалтер не может объяснить суммы и отвечает общими словами. Расчёт налога, задолженность, остатки — всё это должно раскрываться по документам. Если объяснений нет, проверьте учёт глубже.
Третий сигнал — расхождения между банковской выпиской и отчётом, пропущенные операции, «зависшие» суммы. Такие расхождения копятся и приводят к ошибкам в отчётности. Чем раньше вы их заметите, тем проще исправить.
Четвёртый сигнал — вы не видите сданных отчётов и не знаете, что уходит в налоговую. Вам нужны копии отправленных документов и подтверждения отправки. Без этого вы не контролируете, исполнены ли обязанности компании.
Пятый сигнал — бухгалтер избегает разговоров о ваших личных переводах и деньгах компании. Такие операции должны быть оформлены и отражены в учёте. Если тему обходят, разберитесь, как всё записано.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с письменного запроса: попросите бухгалтера предоставить отчёт, расшифровки и копии сданной отчётности. Письменная просьба дисциплинирует и оставляет след. Ответ вы сможете спокойно изучить, а не разбираться на бегу.
Сверьте полученные документы с банковскими выписками и своими договорами. Отметьте все расхождения и задайте по каждому конкретный вопрос. Так разговор пойдёт о фактах, а не о доверии.
Если расхождения серьёзные, пригласите другого бухгалтера посмотреть учёт со стороны. Внешний взгляд помогает увидеть то, что вы пропускаете. Решение о смене бухгалтера принимайте после того, как поймёте масштаб проблем.
Не откладывайте разбор на конец года. Ошибки в учёте проще исправить, пока период не закрыт и документы под рукой. Чем раньше вы начнёте проверять, тем меньше риск для компании.
Частые вопросы
Обязан ли бухгалтер показывать мне документы по учёту?
Да. Вы владелец компании и отвечаете за её отчётность, поэтому вправе запрашивать отчёты, расчёты и расшифровки. Бухгалтер должен объяснить вам суммы, которые ведёт.
Как часто стоит смотреть отчёты бухгалтера?
Регулярно, а не только по итогам года. Удобно договориться о постоянной форме отчёта и фиксированной дате его получения, чтобы контролировать платежи и расхождения.
Что делать, если бухгалтер не объясняет суммы?
Задайте вопрос письменно и попросите расшифровку по каждой сумме. Если объяснений нет, проверьте учёт по банковским выпискам и документам, при необходимости пригласите другого бухгалтера.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да, по простым сверкам: выписка банка против отчёта, суммы налогов против платежей, наличие сданных отчётов. Эти проверки не требуют специальных знаний и показывают основные проблемы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.