6-НДФЛ — это отчёт по налогу на доходы физлиц, который сдаёт работодатель и заказчик выплат физлицам. В нём видно, сколько вы выплатили людям, сколько удержали налога и когда его перечислили в бюджет. Если у вас есть наёмные работники или вы платите физлицам по договорам, этот отчёт касается вас напрямую.
Кто обязан сдавать 6-НДФЛ
Отчёт сдаёт каждый, кто признаётся налоговым агентом по НДФЛ. Это ООО и ИП с сотрудниками в штате. Это также компании и предприниматели, которые платят физлицам по гражданско-правовым договорам: подряда, оказания услуг, аренды.
Если у ИП нет работников и он не платит физлицам, обязанности по 6-НДФЛ у него нет. Но как только появляется хотя бы одна выплата в пользу физлица, из которой нужно удержать налог, отчёт становится обязательным.
Агент удерживает НДФЛ из дохода и перечисляет его в бюджет. В 6-НДФЛ он отчитывается и за начисленный доход, и за удержанный налог, и за перечисление. Поэтому отчёт касается не только зарплаты, но и любых выплат физлицам.
Что показывают в отчёте
6-НДФЛ отвечает на три вопроса. Сколько дохода вы начислили физлицам. Сколько налога с него удержали. И когда перечислили удержанное в бюджет.
В отчёте отражают зарплату, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда и другие доходы, с которых вы как агент удерживаете налог. Отдельно показывают даты: когда доход выплачен, когда удержан налог, к какому сроку его нужно перечислить.
Данные в 6-НДФЛ должны совпадать с расчётом по страховым взносам в части выплат работникам. Если суммы расходятся, налоговая увидит это при сверке и задаст вопросы. Поэтому отчёты готовят из одних и тех же расчётных ведомостей.
Порядок действий
Сначала соберите все выплаты физлицам за период. Проверьте, по каким из них вы выступаете налоговым агентом и должны удержать НДФЛ. Сверьте суммы с расчётными ведомостями и платёжными документами.
Затем проверьте, что налог удержан и перечислен в бюджет. В отчёте важно правильно указать даты удержания и перечисления: ошибка в дате искажает картину по налогу. Сверьте перечисления с платёжками, чтобы суммы сошлись.
После этого заполните отчёт и проверьте контрольные соотношения. Если показатели не бьются между собой, отчёт вернут или потребуют пояснений. Сдавайте отчёт в электронном виде, если численность работников это требует, иначе есть риск получить штраф за способ сдачи.
Сохраняйте документы, на которых построен отчёт: ведомости, договоры, платёжки. При камеральной проверке их могут запросить. Храните их в течение срока, установленного для документов налогового учёта.
Частые ошибки
Самая частая ошибка — неверные даты. Удержание налога и его перечисление — разные события, и путать их нельзя. Из-за этого налоговая видит долг там, где его нет, или наоборот.
Вторая ошибка — расхождение с расчётом по страховым взносам. Суммы выплат в пользу работников в двух отчётах должны совпадать. Если в одном отчёте выплата есть, а в другом нет, это повод для проверки.
Третья ошибка — забыть про выплаты по гражданско-правовым договорам. Подрядчики и арендодатели-физлица тоже попадают в отчёт, если вы удерживаете с них налог. Их выплаты нельзя оставлять за рамками 6-НДФЛ.
Ещё одна ошибка — сдача не в том формате. Если численность работников превышает порог для бумажной сдачи, отчёт принимают только в электронном виде. Бумажный вариант в таком случае считается несданным.
Последствия ошибок и нарушений
За несданный или просроченный отчёт налоговый агент платит штраф. Размер штрафа установлен Налоговым кодексом, его считают от суммы налога, подлежащего уплате или возврату. Отдельно штрафуют за нарушение способа сдачи отчёта.
Если налог не удержан или не перечислен, это тоже нарушение обязанностей агента. Налоговая вправе взыскать не только сам налог, но и штраф. Поэтому важно не только сдать отчёт, но и вовремя перечислить удержанное.
Ошибки в отчёте можно исправить. Если вы нашли неточность, подайте уточнённый отчёт за тот же период. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше риск, что проверка успеет выявить расхождение.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если у ИП нет работников?
Нет, если ИП не платит физлицам и не выступает налоговым агентом. Как только появляется выплата в пользу физлица с удержанием налога, отчёт сдавать нужно.
Что будет, если сдать 6-НДФЛ с опозданием?
Налоговый агент платит штраф за несданный или просроченный отчёт. Размер штрафа установлен Налоговым кодексом и считается от суммы налога, подлежащего уплате или возврату.
Можно ли сдать 6-НДФЛ на бумаге?
Зависит от численности работников. Если она превышает порог для бумажной сдачи, отчёт принимают только в электронном виде, иначе он считается несданным.
Что делать, если в отчёте нашлась ошибка?
Подайте уточнённый отчёт за тот же период. Так вы исправите данные до того, как расхождение выявит налоговая при сверке.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.